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方志馆档案数字化管理论文

一、方志馆档案数字化管理的重要性

档案作为一种原生态信息资源,其重要性正日益显现出来,凭借信息技术为档案利用工作服务,为社会各界服务,是我国档案事业发展的必由之路。方志馆档案已经推行办公自动化系统,档案管理引进了数字化建设,但对电子文件管理的意识比较薄弱,利用率不高,从而造成档案资源的闲置和浪费。部分仍采用传统的档案管理模式,从业人员的专业技能跟不上信息化发展的需要,是各部门普遍存在的问题。因此,应尽快找到传统模式与先进技术的结合点,逐步展开数字化档案管理建设,实现资源共享。同时要加强档案干部队伍建设,提高工作效率,增强档案业务部门的服务水平,更好地发挥方志馆档案的社会功能。

二、方志馆档案数字化管理的基本特征

方志馆档案数字化工作是在传统管理基础上,引进新科技、加入创新,使之成为顺应时代发展、满足社会需要的新型档案管理模式。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的变化,传统档案管理主要以纸质为媒介,对档案信息进行收集、整理、归档等,工作量大而繁杂,容易出现差错。利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理,能够节省空间和人力。通过局域网、互联网等计算机检索、阅读电子档案,为档案信息利用提供了新的方式。传统的档案管理,在远程传递档案信息方面存在诸多不足,如易泄露和丢失等。而方志馆档案实现信息化管理后,便可利用网络随时随地检索、查阅档案信息和传输信息,实现了方志馆馆藏档案信息资源的共享。

三、方志馆档案数字化管理的措施

1.科学规划。随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字采集技术(录音、录像、照相)、数据库技术、多媒体技术、信息存储技术的不断发展和完善,档案数字化管理也在不断的发展进步,把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,以计算机为网络终端,互联网、局域网为平台,能够突破时间和空间的局限,实现方志馆档案信息资源共享。所以,方志馆档案数字化管理应本着从实际情况出发,科学制定合理规划,对传统档案信息进行数字化,将重要档案信息及时进行数字化归档入库。同时,要充分利用计算机及专业人员的优势,在保障档案信息完整性和安全性的基础上,保证档案数字化信息体系的完整性和健全性。2.安全保障。安全体系建设是档案管理的重要环节,将纸质档案转变为数字档案后,能够增强档案保管的安全性,但也应借鉴纸质档案管理的一些管理原则。历史久远的档案材料数字化后,应改善和提高保管条件,及时更新库房陈旧保管设备等。数字化档案有优势也有弊端,应加强防范,否则会造成重要的档案信息外泄,造成不应有的损失和影响。因此,在做好档案信息数字化加工的同时,要做信息安全保障工作,要加强人员专业培训管理,提高防范意识和管理水平,定期维护系统,有效及时排查安全隐患;建立安全防护系统,包括计算机系统安全防范体系,密码保护系统、病毒防护系统等。同时,应明确录入、查阅、调阅和复制权限,防止对档案信息内容的篡改。3.人才保障。方志馆档案信息资源日益增多,应注重馆藏档案数字化管理人才的培养,档案数字化信息管理,涉及计算机软硬件及扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理基础知识等多个学科,而不是仅仅懂得计算机或传统纸质档案管理知识的人员所能胜任的。科学规划管理离不开人员队伍建设,更离不开专业人才。所以,方志馆应积极引进和培养档案信息化专业技术人才,加强专业人才培养,把档案数字化管理列入方志馆档案改革工作中,建立行之有效的学习制度和管理系统,在人员管理中,应分工合理,即要专人专岗又要分工合作,既要掌握数字档案的操作流程,还要掌握计算机系统和网络安全的防护措施,确保档案信息的安全性和完整性。同时,方志馆还应注重档案管理员技能培训工作,为档案管理员创造培训机会,相互交流,共同进步,使其更好地完成工作。

作者:周春玲 单位:吉林省方志馆

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