高校声像档案数字化管理问题及建议

高校声像档案是指我国境内的各级各类高等院校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录。随着科学技术的快速发展，计算机和网络技术的普遍应用，高校已逐步进入数字化校园时代。因此，高校档案数字化管理成为必然，而声像档案的数字化管理是高校档案数字化管理工作的一个重点与难点，必须探索一条切合高校实际的路径，从而实现高校声像档案的数字化管理。

一、高校声像档案数字化的类型

数字化技术是实现信息数字化的技术手段，它是计算机技术和互联网技术的基础。数字化技术给高校声像档案带来了两个方面的改变：一是新型数字化载体成为声像档案信息的承载体。二是对以传统材料为载体的声像档案进行数字化转换工作，并实现与新型数字化载体的声像档案相统一，由计算机进行管理。高校传统声像档案数字化的处理工作，就是通过数字化的方式将以传统材料为载体的声像档案信息进行数据存储和备份，转为数字化声像档案信息。主要包括以下三种类型：

（一）实现传统底片、照片档案的数字化。传统底片档案的材质为银盐胶片，是经过照相机拍照后保存在胶卷上的原始图片信息。传统照片档案是对底片进行化学冲洗后所形成的成型品。实现传统底片、照片档案的数字化工作需要使用的设备为：高分辨率的专业底片扫描仪、A4幅面的专业照片扫描仪等数据转换设备，光盘、硬盘等存储设备，具有刻录光盘功能的计算机设备。实现传统底片、照片档案的数字化工作流程为：确定扫描分辨率（找到分辨率与电子文件大小的平衡点），扫描档案，处理图像，存储图像（光盘存储的为TIFF格式，上传到网络服务器的为JPEG格式）四个程序。

（二）实现音频档案的数字化。音频档案是以声音为信息表达方式的档案材料，包括以唱片、录音带为材料载体的纯音频档案和含音频档案。实现音频档案的数字化管理需要一些必备的电子存储设备，包括录音机、唱机等播放设备，声频采集卡、音频采集编辑软件等数据转换设备，光盘、硬盘等。此外，还有具有刻录光盘功能的计算机设备也是音频档案数字化管理必不可少的设备。在具备以上设备的前提下，可以进行音频档案的数字化工作，其共有五个基本流程，首先是处理音频档案，其次连接音频设备，然后采集音频，接着编辑音频文件，最后存储音频文件（光盘存储的为WAV格式，上传到网络服务器的为MP3格式）。（三）实现视频档案的数字化。视频档案是指以磁带、磁盘和光盘等为载体，利用录像设备和技术，记录下来的运动图像(或称视频图像)档案。目前，以磁带为载体的录像档案，大多数是模拟信息，而以磁盘和光盘为载体的视频档案，本身就是数字化信息。实现视频档案的数字化工作需要使用的存储设备有录像机等播放设备，视频采集卡、视频采集编辑软件等数据转换设备，以及光盘、硬盘等，此外还需要具有刻录光盘功能的计算机设备。视频档案进行数字化的工作流程为：处理视频档案，连接视频设备，采集视频，编辑视频文件，存储音频文件（光盘存储的为WAV格式，上传到网络服务器的为MP3格式）五个程序。

二、高校声像档案数字化管理的实现路径

（一）高校声像档案数字化管理的实现目标。高校声像档案数字化管理的目标是基于数字化校园信息管理平台，设计与实现一个信息安全可靠、安装方便快捷、操作简单易学、且易于扩展的声像档案数字化管理系统，系统可以实行管理员和普通用户分层管理，可以实现照片、音频、视频三种类型声像档案的统一管理，不仅可以完成声像档案的收集、整理、著录，还可以完成保管、利用、统计，以及打印、销毁等管理工作的全部功能。此外，还可以满足用户在一定范围内对与声像档案有关的相关信息进行查询的需要。

（二）高校声像档案数字化管理系统设计与实现。主要有以下几点：

1.基本流程。高校声像档案数字化管理系统将用户分为管理员和普通用户。其基本流程是：用户访问高校声像档案数字化管理系统，进入用户登录的界面，系统在用户登录成功以后会进行身份判别，身份判别是按照访问者的身份和权限进行的，身份得到判别的用户自动进入相应的操作界面。系统最高权限的用户则是管理员，他对整个系统负责。当管理员进入管理员界面后，他不仅具有添加、删除用户的权限而且还具有修改普通用户信息的权限，此外还具有发表声像档案、修改声像档案、删除声像档案的权限，以及批复用户申请，进行用户权限分配等等；普通用户登录验证进入普通用户界面后，既可以查看或预览声像档案，又可以检索或下载声像档案，还可以经管理员授权申请声像档案，修改个人信息等。

2.系统结构及其功能。高校声像档案数字化管理系统由五个模块组成，分别为检索模块、管理模块、用户模块、申请模块和权限模块。各模块拥有各自的控制器和功能页面，系统遵守高内聚低耦合的模块设计原则，正因如此，系统里模块与模块之间，彼此既相互联系，又独立运行。（1）检索模块。该模块业务是本系统的核心业务，因此本系统中的首页面被设置为检索页面。当用户登录成功，进入检索界面以后，可以实现对声像档案的检索，每页显示的检索条目数可以进行设置。检索页面还可以与其他页面进行超链接，检索结束后选择退出窗口等。检索模块主要有以下可实现的功能：第一个可实现的功能是对文档进行全文检索，主要包括：元数据全文搜索，系统储存文档内容的全文搜索。第二个可实现的功能是高级检索，主要包括：检索词自行联想提示，同音词检索，同义词检索，对象分类检索，以及根据时间、创建修改时间、格式、大小等条件对资源进行高级检索。第三个可实现的功能是结构化搜索功能，即针对搜索结果进行二次筛选，它是根据搜索类别资源进行属性筛选。第四个可实现的功能是基于位置的检索功能，基于位置的检索表示，系统每个目录结构导航都有一个路径索引，可把搜索限制在某个文件夹范围内，这样不仅搜索速度更快，而且搜索效果更佳。（2）管理模块。该模块是本系统赋予管理员的独有功能，在此管理员可以对整个系统进行管理。管理模块可实现的主要功能有：第一，可实现用户管理的功能，主要包括添加新用户、删除用户、修改用户信息。第二，可实现声像档案管理的功能，主要包括添加声像档案、删除声像档案、修改声像档案。第三，可实现用户管理的功能，即查看和批复用户申请，授予各级用户权限。（3）普通用户模块。普通用户登录成功后进入该模块，此模块可实现的主要功能有：第一，可实现查看声像档案的功能，主要满足普通用户查阅声像档案。第二，可实现检索声像档案的功能，用户可以检索到所需要的视频、音频、图像等档案信息。第三，可实现申请声像档案的功能，用户对于搜索到的视频、音频、图像等档案，可以向系统管理员提出申请下载，等待管理员授权。第四，可实现声像档案在线预览的功能，用户对检索到的视频、音频、图像档案可分别进行阅览。第五，可实现声像档案下载的功能，用户向系统管理员提出的声像档案下载申请，须经管理员授权后，才可以进行下载操作。第六，可实现修改个人信息的功能，主要满足普通用户对本人相关信息的修改操作。(4）申请模块。该模块的主要功能是：用户在检索声像档案成功以后，可以通过在线预览所检索到的声像档案资源，如果符合用户需要，则用户需填写申请此声像档案资源下载原因，填写完下载理由就可以向系统管理员提出下载申请。只有在管理员通过在线对用户申请进行批复，即通过管理员批复授权后，用户才能下载此声像档案资源；经批复但未获授权，则不能实现对此声像档案资源的下载。

三、结语

高校声像档案既是记载学校发展历史、也是服务学校现实工作、更是承接学校未来发展的重要载体，在高校教学管理过程中发挥着不可替代的作用。对这些宝贵的声像档案信息资源，实行数字化管理，以达到最大化的社会资源共享，是高校档案管理工作顺应时代进步和社会发展的客观选择，是加速高校档案管理现代化的现实要求，是提升高校档案信息服务水平的必由之路。

作者:梁骁 单位:贺州学院校长办公室

参考文献:

[1]梁骁.高校声像档案数字化管理策略研究[J].传承,2016（01）:112-113.

[2]张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2013.

[5]魏洪玉.声像档案信息管理系统的设计与实现[D].山东:山东大学,2010.