大数据时代实物与声像档案数字化管理

摘要：信息化技术的飞速发展，带动了信息的高速传播，信息量也呈现出了几何递增的趋势，大数据时代随之到来。在大数据背景下，档案管理呈现出数字化管理的特点，传统的档案管理模式暴露出许多缺陷和问题。对于管理人员而言，如何适应大数据时代的要求，做好实物与声像档案的数字化管理，是需要重点研究的课题。本文结合大数据时代的特点，对实物与声像档案的数字化管理策略进行了分析和探讨。

关键词：大数据时代;实物声像档案;数字化管理

档案主要是针对相关部门生产经营活动的一种历史记录，是具有保存价值的文档资料，可以对部门发展的真实情况进行反映，是内部管理的重要组成部分。在当前大数据时代，传统的档案管理模式暴露出许多问题，需要及时引入现代信息技术，实现实物与声像档案的数字化管理，提升档案的管理水平。

一、大数据背景下的档案管理特点

（一）大数据时代的特点

大数据也称巨量数据，指数据量极其巨大，无法通过现有的主流数据处理软件，在合理的时间内进行采集、管理、处理的资讯。大数据是继移动计算、物联网、云计算等信息技术之后的又一个新兴事物，是在信息技术快速发展的基础上产生和发展起来的。当数据容量在10TB-1PB之间时，就可以称之为“大数据”。大数据的特点，一是信息容量庞大，能够达到1ZP（约为1.0×1012GB）的数量级，与传统1TB（约为1.0×103GB）的数量级相比要远远超出；二是处理效率极高，信息流能够进行实时计算存储，依托于网络可以实现高速传输；三是信息结构多样，除传统的文本信息，还包括了音频、视频、图像等多样化的内容，在为人们提供更加高效的数据服务的同时，也在一定程度上增大了信息处理的难度。

（二）数字化档案管理的应运而生

大数据时代，在信息化技术飞速发展的影响下，档案信息逐渐向着数字化的方向发展，数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比，数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群，能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集，通过数字化加工存储，形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质，可以看作是对数字信息进行存储的数据库，可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储，用户能够通过连接网络的终端设备，随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展，信息存储方式也在不断变革，相比较传统的纸质载体和胶片载体，在存储同等数量信息的前提下，电子存储设备的价格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势，也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言，在实物、声像档案中实现数字化管理，应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。

二、传统实物、声像档案管理存在的问题

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映相关单位和部门职能活动以及历史事件的，具有保存价值的物品，其具有档案本身所具备的原始性、直观性以及确定性的特征，包括各类证书、奖杯、锦旗、名人字画、牌匾等；声像档案则是以感光材料或者磁性材料为载体，通过声音、图像的方式对各种活动进记录，形成的具有保存价值的历史记录，包括照片、磁带、录像带等。实物档案和声像档案都是全宗档案的重要组成部分。在传统的实物、声像档案管理中，大数据时代的影响使得档案数量持续增长，而由于档案载体的多样性，在管理中存在着一些问题。

（一）工作环节重复

在实物和声像档案管理中，由于载体众多，为了方便管理需要首先进行分类，针对不同的档案载体采取不同的管理方式。在这种情况下，不仅工作量巨大，而且存在着大量的重复劳动，对于人力资源的需求巨大，而且不同载体在材质上的差异性对于管理工作提出了更高的要求，加大了对复合型人才的需求。

（二）资金投入巨大

与常规的文书档案不同，实物档案和声像档案的载体更加特殊，对于存储环境有着更加严格的要求。为了提高管理效率，对档案进行保护，需要购买专门的存储设备，尤其是对于一些媒体部门，其对于声像档案管理工作要求极其严苛，存储设备的专业性也更强。在这种情况下，购买存储设备会导致成本的增加，给企业的生产经营造成一定的负面影响。

（三）影响体系构建

对于企业而言，构建完善的档案管理体系，是提高档案管理效率的关键所在。而对于实物、声像档案而言，管理体系的构建需要能够同时满足档案的收集、鉴别、整理、存储、转递以及查阅等多方面的业务需求，集合相应的模块化设计以及网络技术，才能够实现高效快捷的数字化档案管理。如果依然沿用传统的档案管理模式，很难形成满足上述需求的系统化模式，可能导致归档不完整、管理混乱等问题，进而影响档案管理的优秀性。

（四）档案保护措施不够

许多单位在实物和声像档案入库后，没有采取相应的保护措施，一方面加大了档案检索的难度；另一方面部分存储时间较长的档案可能会出现损坏和报废的情况，导致档案资料的丢失。

三、大数据时代实物、声像档案数字化管理策略

以数字化技术实现对于实物、声像档案的管理，可以将证书、奖章、照片、视频等进行相应的数字化处理，经转录和编码后，存储在计算机平台中，利用专业的管理软件，可以大大提高档案检索的效率，同时具有更高的存储价值。具体来讲，在大数据时代背景下，实物、声像档案的数字化管理应该从以下几个方面着手：

（一）数字化采集

数字化采集主要是利用专业的数字化设备，将实物、声像档案转化为数字化信息，实现相应的档案采集。例如，针对照片、证书等档案，可以利用扫描仪等设备，将收集到的资料扫描到计算机系统中，同时对其进行编码和保存，实现档案的数字化管理。对于数码胶片等声像档案，可以依托于互联网技术，实现数据资料的网上采集，然后对采集到的所有信息进行分类归档。与传统数据采集方式相比，数字化采集可以进一步提高资源的利用价值，同时采集到的信息便于进行管理和保存，即使数据损坏或者丢失，只需要再次采集即可，不会对原来的实物、声像档案载体造成影响。

（二）数字化处理

数字化处理必须依照相同的标准，确保处理后的数据信息格式统一，方便进行归档和管理。同时，为了保证良好的档案检索效率，确保用户能够以最快的速度、最短的时间获得自身需要的目标资源，就必须针对采集到的档案信息进行统一编码。例如，在对视频光碟类型的声像档案进行管理时，必须关注录制的镜头和场景，将视频中涉及的制片、编导、演员等资料进行相应的编目。应该认识到，档案管理的主要目的，并非是对各类文献资料等的保存，而是为了方便使用，因此必须做好编目工作。由于实物、声像档案本身的特点，编目工作量巨大而且工序比较繁琐，需要耗费大量的时间，必须依照统一的标准，强化档案管理人员的责任意识和质量意识，保证较高的编目水平，为用户提供更加完善的服务。

（三）数据库建设

资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量，在实物、声像档案的数字化管理中，应该构建完善的在线数据库，做好档案的整理和分类。以声像档案为例，结合其特点，可以分为图片、音频和视频三种不同的类型，通过合理分类，可以提高管理与检索的效率。同时，档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如，在企业档案管理中，结合企业经营管理的实际需求，可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库，而为了进一步提升数据库的使用价值，在对在线数据库进行建设时，必须结合实际情况，采取针对性的措施，严格依照相应的档案管理标准，确保资源的有效共享。另外，考虑到实物、声像档案的特殊性，即使转化为数字化档案，仍然需要占据大量的存储空间，需要不断进行系统升级。对此，可以构建在线档案，减少对存储空间的占用。具体来讲，可以将磁盘数据分为近线数据流磁带库和离线数据流磁带库，结合数据库的利用率进行分别存储，从而提高系统存储空间的利用率。实践证明，这种方式不存在安全风险，而且具有非常显著的效果，是当前技术条件下数字化档案管理的一种有效手段，值得进行推广。

四、结束语

总而言之，信息化技术的发展和普及，带动了大数据时代的到来，对于档案管理工作也产生了巨大的冲击。在这样的背景下，传统实物、声像档案管理模式暴露出许多的问题，影响了档案管理水平的提高。档案管理人员应该及时更新观念，利用信息化技术，实现实物、声像档案的数字化管理，确保档案管理的效果，为人们提供更好的服务。

作者:宋茜 单位:中铁大桥局一公司档案室

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