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企业科技档案管理与实践

1落实好档案收集工作

在落实企业科技档案管理工作的过程中,应重视档案收集,全面提升其收集工作水平,确保科技档案能在企业未来发展中得到最大限度地利用。企业科技档案收集工作开展时,应从以下方面入手:1)建立高效的归档制度,监督好企业中不同职能部门归档工作落实情况,并对其中存在问题进行及时处理;2)优化档案收集工作方式,丰富科技档案内容。企业科技档案收集工作开展中,档案收集人员应注重信息技术的合理运用,并结合自身的实践经验,对档案收集方式进行不断改进,最终实现科技档案工作方式优化;3)确保科技档案收集全面性。科技档案在企业实践生产中发挥着重要作用,采集企业技术方面及其它相关方面的各种信息。因此,企业科技档案收集中应确保其收集全面性,提升其利用价值[1]。企业结合自身的实际工作需要,在科技档案管理中开展档案收集工作时,应考虑的因素:1)增强科技档案资料催交制度制定的合理性。企业科技档案管理部门在落实档案收集工作中,对档案资料催交制度有着较强的依赖性。因此,在制定这种制度的过程中,企业应从制度内容、实践应用效果等方面入手,确保科技档案资料催交制度制定的合理性;2)增强企业设备大修及技术改造资料归档制度的适用性。由于企业生产实践中所用的设备可能会发生故障,需要在大修方式的作用下优化设备性能,并通过技术改造的作用,实现设备安全使用,保持企业良好的生产水平。这一过程中技术人员需要在企业科技档案管理室中分析原图,应进行适当修改。此时,需要对企业设备大修及技术改造资料归档制度适用性进行评估,确保科技档案收集各项工作的顺利开展;3)健全企业生产设备技术资料归档制度。当企业生产中所需的新设备达到生产现场时,需要在档案人员的监督下进行开箱,并通过对设备技术资料的严格检查,完成技术资料归档工作。这一过程中所需的制度需要企业能够在科技档案收集中完善,为设备技术资料归档管理提供参考依据。同时,应重视企业项目建设中的资料管理,在科技档案管理人员的作用下完成验收工作,为后期工作开展奠定基础[2]。

2完善科技档案检索工具体系

企业科技档案管理及利用中需要对检索工具的实际作用有着正确的认识,在长期的实践过程中完善科技档案检索工具体系,促使这类档案能够在企业发展中得到高效管理及利用。具体表现在以下方面:———结合存贮档案特点,丰富检索工具。由于企业科技档案包含的内容信息量大,对于可靠的管理方式及机制要求高,且管理者能否在较短的时间内查找到所需的信息,需要确保检索工具的利用高效性。因此,在企业科技档案管理及利用中,需要结合存贮科技档案特点,从专题、全引等目录方面进行充分考虑,对档案检索工具是否有效进行分析,在信息技术的支持下丰富科技档案检索工具,促使企业科技档案管理中能够对不同档案材料的关系进行协调处理,提高档案检索效率。加强对科技档案存贮特点的分析,在了解使用者实际需要的基础上选择可靠的检索工具,有利于完善企业科技档案检索工具体系,促使其能够得到高效管理及利用。———注重检索工具编制质量评估,强化服务意识。企业科技档案管理及利用中检索工具体系实际作用能否充分发挥,关系着档案管理及利用效率。因此,实践过程中科技档案人员需要对检索工具编制质量进行评估,并强化自身的服务意识,实现档案高效利用。具体表现在:1)对科技档案管理中所需的检索工具应用效果进行评估,对其编制质量做出客观评价,确保档案检索工具实际作用的充分发挥;2)企业应根据形势变化分析,对科技档案管理中所需的检索工具进行充分考虑,并在实践过程中对既有的检索工具适用性进行分析,完成相关的编制工作,实现的科技档案检索工具的合理运用;3)企业科技档案管理人员在实践过程中根据生产活动的实际需要,及时提供相关技术资料,促使自身的服务意识得以强化,提高企业科技档案利用效率。

3重视科技档案信息化建设

面对激烈的市场竞争环境,企业生产实践中能否对不同的技术资料进行科学管理及高效利用,依赖于自身的科技档案管理水平及工作落实情况。因此,企业需要借助信息技术与计算机网络的优势,重视其科技档案信息化建设,促使该档案管理中技术含量增加。具体表现在;1)强化科技档案管理人员信息化意识,开展专业的培训活动提升他们在档案管理中的信息技术应用水平,确保企业科技档案管理工作高效性;2)企业应完善科技档案管理中的网络基础设施,给予其信息化建设必要的支持,促使档案利用效率得以提高;3)将信息化理念及技术渗透于企业科技档案管理中,促使其中的技术含量持续增加,提高管理工作质量,实现科技档案管理中的资源整合[3]。

4结语

新形势下科技档案在企业发展中占据着重要的地位,客观地反映了企业整体的档案管理水平。因此,企业发展中应给予科技档案及其利用必要的关注,建立高效的档案管理机制,并在信息技术的支持下实现档案管理系统构建,保持企业科技档案良好的管理水平,从而使档案信息传递效率提高,实现对科技档案的有效利用。

参考文献:

[1]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[D].广西民族大学,2015(06):2-3.

[2]闫占清.企业科技档案管理和利用的要素与方法[J].包钢科技,2013(04):90-92.

[3]徐素英.提升科技档案管理和开发利用促进企业发展[J].科技信息,2010(31):180.

作者:刘喆 单位:中冶北方工程技术有限公司

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