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电力企业科技档案管理及利用

摘要:本文在电力企业科技档案内容进行简要概述的基础上,分析目前电力企业科技档案管理与利用中的问题,并提出相应的改革策略,希望能够促进电力企业科技档案管理的发展,提供一定的理论指导。

关键词:电力企业;科技档案;管理与利用

在信息技术与互联网技术迅速发展的今天,人们进入了大数据时代,对于信息的依赖与获取程度也在逐年上升,信息在人们生产生活中的作用也越来越明显。在这种发展的趋势下,就有必要对信息进行统计与整合,在企业发展中同样适用。就电力企业的科技档案而言,就需要进行进一步管理与利用的规范,通过改革可以有效地促进电力企业的发展。

一、电力企业科技档案概述

(一)科技档案定义。科技档案是一种重要的科技信息资源。主要指得是在生产生活以及工程建设中需要并要求监管的图纸、图标、计划、影像等一系列的科技文件材料。科技档案主要是对信息进行保存,并能够为企业充分利用,用于企业间信息以及技术等方面的交流与合作。科技档案具有本身良好的特点,可以应用于企业发展的各个方面,既能够进行知识的储备,也能够作为依据的凭证,通过科技档案能够发现企业发展中存在的问题,并且进行企业的整顿与改革等,最终实现企业的改革创新,提高企业的效率和收益。

(二)电力企业科技档案特点分析。包括如下几方面:

1.专业性。科技档案与传统的文本档案等还是具有一定差距的,科技档案主要面对的是专门特定的专业技术领域,在这些领域中的特定的生产等方面的活动记录。在电力企业中主要就电力相关问题与内容进行记录,尤其是当今发展中,新技术以及新手段的引进也使得电力企业的科技档案的专业性进一步增强。

2.多样性。电力企业科技档案的多样性主要是由于电力企业的活动以及基本内容决定的,一般电力企业的相关科技活动与生产活动形式复杂多样,在这种情况下就产生了更高的要求,最终产生的科技档案的内容也相对复杂多样。

3.成套性。在目前的电力企业中,相关的生产内容与生产科技都是针对某一项目或者是某一生产流程进行的,因此就整个项目需要完整的科技档案,最终的科技档案是根据项目或者工程成套进行或者存在的。

二、电力科技档案现代化管理要求

随着技术的进步与创新,在电力企业中也引进新技术,适应当今发展需要,形成了电力科技档案现代化管理,并提出了相应具体的现代化管理要求,接下来就现代化条件下电力企业的科技档案管理要求进行介绍。

(一)档案贮存能力进一步提高。在电力企业的科技档案以及其他档案当中,具有信息量大等特点,既包含了基本科技研究项目的相关档案与资料,也包括了工程项目和工程建设中产生的资料,另外设备信息以及相关技术也被记录其中。面对如此多的信息,就必须尽可能地提高档案贮存能力,尤其是当今技术的要求更加注重微缩技术、数据库存储技术等,运用新技术的存储、管理的改革势在必行,可以有效地提高档案的贮存能力。

(二)提高档案信息处理能力。21世纪时信息化时代,也是互联网时代,在发展过程中,应该紧随这一趋势,实现电力企业科技档案管理的信息化和高效化。新技术的产生为电力企业档案管理提供了一定的契机,可以利用新技术开发相应的电力企业科技档案管理系统或者数据库管理系统,尽可能提高档案信息的处理能力。

(三)加强档案的安全保护。电力企业的科技档案会涉及到企业的技术等相关的隐秘问题,所以必须要加强对档案的安全保护。并且计算机技术的发展,也对企业的信息安全造成了进一步的威胁,就需要在新形势下采取新手段以及新措施加强档案的安全保护。

三、电力企业科技档案管理现状与存在问题分析

(一)科技档案管理认识不足。在当今电力企业的发展中,管理层以及员工经常会忽视对档案的管理与利用的重要性。仅仅把科技档案作为企业的一项记录程序,通过档案看到企业的相关情况,却严重缺乏必要的管理,更谈不上使用。

(二)缺乏必要的管理制度。就当前的电力企业科技档案发展现状可以发现,在科技档案管理方面的问题参差不齐。部分企业对科技档案的重视程度明显不够,并且没有相关的管理制度,近几年是简单的收集与存储。这种情况下,使得最终得到的科技档案出现例如资料缺失、资料利用率低等问题。

(三)资料收集不规范。科技档案会涉及电力企业的基本状况,并且记录企业的相关状况。但是相关工作人员,在工作过程中,经常会忽视这一问题,忘记收集、整理或者记录相关问题,造成资料收集不规范,严重影响资料的管理与利用。

(四)缺乏专业的管理人员。电力企业的科技档案与传统档案相比还是有一定差别的,技术要求以及技术含量相对较高,主要是针对企业的科技项目以及相关研究等,这样就对管理人员提出了较高的要求,要求其能够具有相应的专业知识和素养,并且在档案的收集与管理方面也能够做得更好,可以有效地进行档案的收集,也能够加强管理与利用。

四、电力企业档案管理与利用策略

(一)加强科技档案管理与利用的观念建设与制度建设。电力企业的科技档案在电力企业发展中具有重要意义,可以为电力企业提供必要、关键、基础的信息资源。因此,必须要认识到电力企业中档案管理的重要性,从企业的管理层开始进行,转变观念,重视科技档案的管理。同时在企业的相关工作人员中也能够认识到这一点,在基本工作中注意相关档案的收集、整理与存储。在明确了观念的基础上,必须健全企业的相关制度,利用电力企业的档案管理制度对企业的科技档案管理和使用进行约束,加强电力企业科技档案的相关建设,提高管理效率以及利用效率。

(二)加强科技档案的有效开发与利用。无论是科技档案的收集,还是科技档案的管理,其最终目的是能够实现对电力企业科技档案的利用。因此,在档案管理的基础上,必须加强其利用等方面的建设,保证有效的利用。主要可以从两个方面来进行,首先应该注意相关的信息加工以及信息服务,对已有的科技档案进行进一步的整理、归纳以及分析等,为其利用提供重要的条件和基础。其次,应该积极地开拓市场服务,在科技档案中涉及到企业的技术等,可以充分利用,加强技术转让等方面的操作,同时可以及时发现问题,对技术进行进一步的改进与开发。

(三)适应时代要求,加强科技档案现代化管理。计算机技术以及信息技术的发展为电力企业的科技档案管理与利用提供了重要的条件与技术支持。可以利用计算机技术以及信息技术实现电力企业科技档案管理与利用现代化。首先就对企业的科技档案信息实现无纸化,也就是能够把电力企业相关科技档案利用计算机技术进行录入,然后开发相应的管理系统以及存储系统,其中数据库的开发与利用在其中具有重要的意义。利用数据库对科技档案进行存储以及分类整理等相关操作,这样可以大大提高科技档案的管理效率。另外,以数据库为代表的现代技术还具有本身良好的特性,可以方便相关信息的查询,也大大提高了档案的利用率。随着信息技术的完善,现代化的科技档案管理的安全性也进一步增强。

五、总结

电力企业的科技档案对于企业的发展具有重要的意义,因此就必须加强科技档案的管理与利用。本文就电力企业的科技档案进行简要介绍,并就当前电力企业档案管理中存在的问题进行了简要叙述,最终就新形势下怎样加强电力企业科技档案的管理提出了相关策略,希望能够加强企业的科技档案的管理,并提高利用率,加快企业发展。该方面的建设还有待于进一步加强,也需要我们工作人员的共同努力。

作者:张玉梅 单位:广东电网有限责任公司茂名供电局

参考文献:

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