企业科技档案浅析(共2篇)

第一篇 一、企业科技档案价值鉴定的意义

通过对科技档案的价值鉴定，“分清玉石”，“去粗取精”，“甄别主次”，有利于优化企业科技档案的馆藏质量，以最少的馆藏占地保存最有价值的档案；有利于提高档案管理效率，为档案管理信息化创造条件；有利于档案的保管，尽可能延长有价值的档案寿命，遇到突发事件可以重点保护有价值的档案；有利于快速准确地查找档案，充分发挥档案的有效利用价值；有利于减少人、财、物的投入，缓解库房和设备紧张的局面。

二、企业科技档案价值鉴定存在的问题

科技档案鉴定是档案管理工作的重要组成部分，许多企业档案鉴定落后于现代企业发展的需要，档案鉴定工作成为薄弱环节和难点问题，究其原因是多方面的。

1.企业对科技档案价值鉴定工作不够重视

企业档案部门不像生产、经营部门能直接创造价值，所以有些企业不重视档案工作，也就不会重视科技档案的价值鉴定。企业档案工作受重视程度从档案鉴定工作开展的频率以及执行机构的设置可窥一斑。还有的企业观念落后，在档案管理工作中片面追求馆藏档案的丰富，认为多多益善，只进不出，忽视档案的有效价值，加大了档案鉴定的难度和工作量。

2.科技档案价值鉴定工作责任重、风险大

科技档案价值鉴定直接决定着档案的存毁，如果鉴定失误，把有价值的档案销毁了，那将是无法弥补的。因此，人们宁愿将档案放在库房里，也不愿去销毁，认为这样保险安全不出错，这代表了部分档案人员和领导的心态，这种求稳保守、怕担责任的思想，直接影响到档案鉴定工作的开展。

3.科技档案价值鉴定人员素质及鉴定标准不一

科技档案具有种类繁多、类型复杂、专业性强、多样化的特点，包括工业档案、农业档案、基建档案、设备档案、自然科学研究档案、环境保护档案等。在实际鉴定中确实难有“全能人才”，档案人员业务素质参差不齐，达不到鉴定的水平，加之人员编制少，只能应付日常的工作，不利于档案的价值鉴定。传统的档案保管限期表条款概括性强，如“重要的”、“一般的”等语言大量存在，在鉴定过程中，对鉴定标准的理解与执行各有不同，可操作性不强。

4.档案鉴定工作程序复杂且缺乏监管

档案鉴定工作有一套严格的程序，包括成立鉴定小组、办理审批手续、逐页鉴定、制定监销制度等，这一套复杂的程序致使档案鉴定工作一直无法纳入到档案管理计划之中。目前在达标、评审等活动中也没有对档案价值鉴定工作进行检查，缺乏监督和管理。

三、企业科技档案价值鉴定的原则

科技档案的价值鉴定是一项具有技术性和政策性的工作。为了客观准确地开展科技档案价值鉴定工作，真正体现档案的价值，在鉴定时应遵循以下原则：

1.全面性、历史性原则

科技档案既是企业的财富也是国家的财富，判断其价值时要从国家利益出发，从历史的角度进行评价，从各个不同的方面来研究分析档案的作用。美国在鉴定工作中很注意分析研究档案的历史意义，重视全局性和系统性的观点。

2.技术性、功能性原则

专业性是科技档案最突出的特点之一，技术水平的高低直接决定了科技档案的价值，鉴定时除了要把握专业技术因素外，还要从科技档案特定功能效用的角度具体判断其价值的大小。当在遵循技术性原则不能全面反映科技档案价值时，功能性原则就是对技术性原则的重要补充。

3.典型性、高龄性原则

既要把本企业科技生产发展中具有典型或代表性的科技档案重点保存起来，又要立足全局，把那些对整个国家、整个专业技术领域具有典型价值的科技档案重点保存好。高龄原则是我国档案价值鉴定工作历来坚持的原则，体现了对高龄档案的尊重。

4.完整性、发展性原则

科技档案相对于其他档案最鲜明的特点是成套性，因此，不能孤立地对科技文件进行评价。瑞典档案学家尼尔逊十分强调文件的完整性，认为只有完整的文件才可以用来研究一般化的现象。世间万物都是在不断发展变化的，企业的科技档案也一样。因此判断档案的价值要有深远的科学预见性，要用发展的观点看问题。

四、企业如何开展科技档案价值鉴定工作

1.企业科技档案价值鉴定工作应形成制度化

建立完善有效的档案鉴定制度和操作规程是开展鉴定工作的重要保障。我国《科学技术档案管理条例》规定：“鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同组成”。要对鉴定的意义与地位有正确的认识，将其作为档案工作的核心加以对待。许多国家为强化档案鉴定工作，大多设立专门机构，让最有经验的专家去做档案鉴定工作。企业应由主管领导、档案人员、专业技术专家组成鉴定小组，在国家相关法规指导下，以《档案保管期限表》、《档案鉴定工作制度》等为依据，规范鉴定操作程序的内容与标准，确保档案鉴定工作的质量、效率。鉴定工作必须有组织、有领导、有计划地开展，档案管理部门对每个年度需要鉴定的档案，要确定鉴定目的、范围、种类、项目数量、所需时间及人力等，纳入工作制度和程序，做好鉴定的准备工作。

2.加强档案鉴定理论的研究学习，提高档案人员的综合素质

在档案鉴定发展中，有着各种不同的鉴定理论和标准，如“职能鉴定论”，“文件双重价值论”，“利用决定论”，“文献战略”等，还有档案的来源标准、内容标准、形式特征标准等，我们应该取长补短，相互借鉴。随着科技档案的载体越来越丰富，对科技档案价值鉴定提出了更高的要求。例如，同一档案会有电子数据文件、纸质文件甚至缩微胶片等形式，档案鉴定时应当保存哪一种版式，信息从一种载体转移到另一种载体的可能性、安全性、运行环境等都不确定，这些都对科技档案鉴定提出了严峻挑战。档案人员要与时俱进，努力学习，提高业务水平，完善知识结构。只有综合素质提高了，才能积极投身到档案鉴定工作中去，推动档案事业不断向前发展。

3.认真做好各个阶段的科技档案价值鉴定工作

首先，在文件转化为档案归档时确定归档范围，把好文件接收的质量鉴定关。尤其是科技档案要注意完整性、原始性、准确性鉴定，剔除没有保存价值的文件，使档案优化问题解决于萌芽之中。其次，在立卷整理时以卷为单位划分保管期限，确定档案的“生存期”。这是对第一阶段初步鉴定的核查，核对档案的保管期限是否科学准确。再次，保管期限满后进行档案价值复审，即对保管期满后的档案价值进行重新审查。比较典型的就是直接鉴定法，在分析判断科技档案价值时，以“套”为基础，以保管期限表为依据，直接审阅科技档案的内容，逐卷地判定科技档案的价值。对于难以确定去留的档案，要遵循“慎重判断档案价值，留待一定的实践检验的幅度，以减少价值预测的失误”的指导思想，留存一段时间。

领导小组负责本单位档案鉴定及销毁的最终审定。如工程项目档案的鉴定，由相关领导和各专业的专家及档案人员组成鉴定小组，鉴定小组成员要掌握有关科技档案鉴定工作的原则和规定，学习本专业系统科技档案鉴定工作的文件精神，逐项、逐卷、逐页地认真审查。先由个人初步鉴定提出调整保管期限或按期销毁意见，再集体审查，对每个成员的鉴定意见进行复审，写出鉴定报告备查，由鉴定小组组长和主管领导签署意见，方可确定被鉴定档案的续存与销毁。最后，编制科技档案销毁清册，撰写科技档案销毁鉴定报告，并在单位保密委员会的监督下实施销毁。注销销毁的科技档案，变更已调整过的保管期限，调整案卷内文件排列和档案排架，组织鉴定工作卷。档案鉴定工作从始至终形成的文件都要永久保存。

4.企业科技档案价值鉴定应实行动态管理

我国档案学界提出的“相对价值标准”，即在一定情况下某些文件的保存价值和保管期限可以相对提升或降低，旨在使档案鉴定工作做到具体问题具体分析，避免教条主义和机械主义。如有的公路行业二十年前设计的一般的一级公路，现在已经重建成高速公路，但有关档案还是有两套存在库房里，实际上已经没有多大的价值，完全可以销毁一套或者全部销毁。有的基建项目档案发生产权变化时，档案随着所有权的改变移交到产权所属单位。还有些设备报废销毁，只要保存设备销毁目录即可。欧美国家近些年来在鉴定中奉行效益标准，主张在鉴定档案保存价值时应考虑到档案的保管费用。

从其发展历程看，效益标准已从出现伊始的饱受批判转变为被各种鉴定体系广泛采用，显示出了其实用科学的一面。重新评价过去的鉴定是必要的，因为以往的鉴定并不全都符合目前的鉴定标准，有一些甚至按过去的鉴定标准也有掌握过松的问题，按照目前的鉴定标准对馆藏进行再鉴定，可以销毁那些已经证明不再有价值的文件，从而优化馆藏。对科技档案进行回溯性鉴定要突出重点，树精品意识，建精品档案。科技档案的价值不是一成不变的,对档案的价值鉴定，还要通过外部环境预测、内部数据分析，对档案的鉴定标准进行适时调整、修改、补充，全面把握被鉴定档案与其他档案的联系，全面预测用户对档案的利用需求。随着企业的发展壮大，档案数量只会有增无减，鉴定就成为决定档案存亡的基本手段，是提高档案管理效率的有效途径，是保证档案质量，更好地发挥档案作用的一项重要措施。我国的档案管理已经逐步走向规范化、制度化、标准化，企业科技档案鉴定工作也必须跟上这一步伐，虽然在科技档案鉴定中还存在许多困难，但我们正朝着这一目标不懈努力。

作者：陈吉珂单位：中交第二公路勘察设计研究院有限公司

第二篇 一、科技档案管理存在的突出问题

（一）完整性欠缺

在实际的归档收集过程中，以及对归档项目整体了解的不足，这就导致归档文件不少，技术类文件有遗漏，最终使得所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程，甚至造成技术路线的模糊与不连续。

（二）管理模式落后

很多企业档案部门在科技档案管理上局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，而对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及，没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性，以至于企业科技档案管理多年来停滞不前。在知识经济和信息时代，随着科技档案类别、内容、载体、信息的不断增加，传统的科技档案实体管理模式已经不能适应新形势下科技档案信息化管理的需要。

（三）服务手段滞后

由于档案管理涉及软、硬件的投入，因投入不足而导致在科技档案管理上只能简单地编制科技档案案卷目录、专题目录，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，影响了企业科技档案信息资源的开发和利用。

二、加强科技档案管理的举措

（一）高度重视科技档案技术文件材料的系统性和完整性

档案管理人员要了解课题（项目）的技术方案、技术路线，懂得课题（项目）各种技术文件的内在联系与因果关系，切实为科研人员提供归档指导，使归档文件材料能完整地反映科研人员的研究思路和实现意图，能够客观地描逑该科研项目的进行过程，并能够客观、全面地反映出科技项目的主要内容。要注重归档项目中系统（课题）、分析系统（专项、子系统、子课题）组成与它们之间的内在技术联系，按照技术专业体系形成归档文件体系，避免归档文件材料的杂乱无章堆积。为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端介入、过程控制的方法。只有这样，才能从根据上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性。

（二）大力推进科技档案的全面质量管理

全面质量管理是提高科技档案工作的质量的重要手段。因此，在科技档案的形成、积累、收集、整理、保管鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收、装订、分发、入库等环节中必须把科技档案的质量要求贯穿于科技档案工作的全过程，同时要研究那些影响档案质量的因素并探讨如何来控制他们，这就要求抓好各个环节各个过程的质量管理；同时，建立一整套保证档案质量的工作体系，把科技档案工作纳入生产、技术和科研等管理制度．纳入生产、技术和科研计划，纳入专业科室和技术人员的职责范围并构成一个整体，融会贯通，互相补充，从各条途径来保证科技档案工作的开展。

（三）加强科技档案的开发利用

合理地利用科技档案可以产生巨大的社会效益和经济效益，能有效地提高效率、增加收益、节约资金。在科技档案的开发利用上，以科学发展观为指导、坚持全面协调可持续发展是档案事业发展的必然要求。为了更好地利用科技档案、发挥档案价值的作用，必须提高档案的利用功能；同时，为了保守企业秘密，必须加强法律意识，建立严格的保密措施。利用和保密是辨证的关系，强调一方面而忽视另一方面都是不允许的、不科学的。要转变思想、更新观念，改变传统的”重保密、轻利用”的观念，统筹安排好各环节工作，正确处理好利用和保密的关系，使两者和谐共存。在开展科技档案利用工作时，要依法规范利用，积极、慎重地制约人们对科技档案的利用行为，维护企业合法权益，确保企业秘密的安全。

（四）加强科技档案信息化建设加大投入，解决好科技档案信息化

基础设施建设等关键性问题，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现伐化的档案实体的数字化、网络化信息管理。

（五）进一步提高档案管理人员素质

知识经济、信息时代为档案管理工作提供了发展的空间，同时也带来了严峻的挑战。档案管理队伍素质的高低，决定着档案事业发展的成效。要进一步加强档案工作者的继续再教育，有计划、有重点地抓好学习、培训，从而使档案人员在业务技能和服务方式跟上企业发展的需要。

总之，科技档案工作作为企业管理的重要组成部分，对企业的技术创新、管理创新有不可替代的作用。企业只有高度重视并不断加大科技档案的管理力度，才能把科技档案的现代化管理事业提高到一个新的水平。

作者：王日光单位：山东省威海市供电公司