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合同管理在工程项目的作用

[摘要]随着社会的不断发展,市场经济在建设工程项目中的作用在不断发展,合同管理是现代企业管理中的重中之重,作用日渐明显。做好合同管理在工程项目建设各个环节的风险防范,也就抓住了经营风险防范的源头,从而达到避免合同风险、维护公司合法权益的目的。

[关键词]合同管理;工程项目;建设;作用

近些年,我国建筑业得到了突飞猛进的发展,并逐渐与国际建筑行业接轨,企业管理者必须将合同管理工作作为重要的管理内容来抓,以使企业获得更大的经济效益和良好的社会信誉。工程合同是为了确定工程建设活动中的各种经济协作关系,合同的顺利实施能够提高企业的信誉和竞争能力,为了提高合同履约率,减少和避免不完善合同的出现,预防合同纠纷和减少诉讼的发生,在工程建设过程中要加强合同管理,形成完善的合同管理体系。

1把好合同签约关

一个工程建设项目对外签订合同,首先应对合同相对方的主体资格、存续状况、资质、信誉和履约能力等进行合法及合规性审查,避免合同相对方信誉不好,履约能力不强等相关方面原因,以致造成合同无法顺利履行的情况发生。还应审查合同相对方相应的安全资质材料,安全生产许可证、安全管理人员的资格证、特殊工种证等,避免违反安全生产以及违规操作导致的不安全事件的发生。签订合同之前一定要对合同相对方有充分的了解,并以此来作为是否签约的前提。对外签订合同,应按《合同法》及国家有关规定要求,采用书面形式并使用国家统一的示范合同文本,根据具体工程项目特征在统一示范合同标准文本基础上进行部分修改。合同签订的内容,要注意合同条款的合法性、完备性和准确性,合同用词必须严密,合同内容与方式要合法、合规。合同条款是规定并约束双方责任、权力与义务的法律依据,保证条款的准确及合法,是双方按合同履行双方责任的保证。对于招标工程项目的施工合同,合同的有效履行是工程招投标工作的有延伸,能够保证招投标的结果有效实施,招标项目的合同要根据招标文件及中标单位的投标书、投标承诺及中标通知书中约定的内容拟定合同。一个合法、合规的合同是项目实施的有效保证。为了保证合同文本全面及完整,应制定合同审批制度,规定合同会签审核部门,明确各部门会审的内容。合同签订前,应以会签形式履行经济、技术、法律审查手续,合同会签审查审批,审查会签人员应签字确认。经济审查应重点审查合同相对人的信用情况以及合同标的数量、价格、交付方式、付款方式等商务内容,技术审查应重点审查合同中的技术、质量、安全环保等内容,法律审查主要包括合法性、规范性、严密性和完整性审查。合同签订前对合同所涉及的条款进行审核非常有必要,可以根据以往各类投资项目在合同、工程造价管理方面的经验与教训,对工程建设过程中可能出现的各种情况,在合同的签订前做出有利于工程的控制对策,否则会造成合同漏洞较大,涵盖内容不全面,不完整。

2把好合同履约关

合同管理贯穿于整个工程的施工过程,加强施工过程中的管理,既能够保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务,也能够促使合同相对方严格按合同履行义务,行使合同在施工管理中的法律制约作用。制定合同交底制度,在合同实施前应进行合同交底,合同交底能够提高风险防范意识,有效规避合同纠纷及风险,合同交底的核心工作是分析合同内容,特别是一些核心的条款,目的是将工程项目要实施的目标和责任通过合同的形式落实到各级工程管理人员的项目执行过程中,对其工作指明正确的方向,使全体项目管理人员都对合同有一个全面、完整的理解和认识,对风险点及薄弱环节制订相应的控制措施,在施工过程中利用好对自己有利的条款,规避对自己不利的条款。公司内部各职能门部室,发挥会长优势,协同管理,对项目进行标准化、技术化、全方位、多角度的管理,以管理保质量、以管理促进度、以管理出效益。使项目管理者明确合同的全部内容,实现对合同各条款的正确认识与理解,防止由于理解水平存在不同等导致对合同理解不全面,从而无法正确处理合同实施过程中所产生的实际问题,合同交底也能使合同项目管理人员能够发现项目管理,执行过程中存在的风险,树立正确的防范意识及风险管控手段,积极的采取有效的措施应对,加强对工程的施工管理工作,保证工程的安全、质量、进度等满足合同要求。企业必须要做好内部控制工作,充分集合企业自身管理及经营特点,通过有效的分析、整合,对合同管理中的风险因素进行有效控制,才能企业合同管理水平,维护企业运营管理权益,提高企业整体利润水平。实行甲方代表负责制,甲方代表人选应是项目现场负责人或专业人员。根据职位、岗位不同,将合同管理的职责和责任落实到不同的部门和个人,做到分工明确、各负其责。合同确定的甲方代表负责依据合同要求对工程的质量、投资、进度及安全进行全面控制与管理,组织协调与合同相关的事项,检查、督促落实合同的履行情况,及时发现合同履行过程中存在的问题,反应并及时采取措施。合同管理贯穿于工程建设项目管理的整个过程中,并与项目的其他管理职能密切协作配合,在项目管理过程中不断进行细化调整,履行合同管理的职能。认真分析和跟踪管理合同执行情况,及时处理有关工程索赔事宜和合同纠纷事宜。合同签订和履行中,若发现合同内容存在重大误解或显失公平而对公司不利的,应积极应对,协调变更或解除合同,防止给公司造成更大的损失。

3把好项目结算关(事后控制)

在整个建设工程项目实施过程中,最终环节是工程项目结算。工程项目结算,是工程合同全部责任及义务内容的经济体现,把好项目结算关,即是对工程施工的审查,也是对工程合同全部内容的监督,此阶段是对整个工程项目实施的总结与分析,合同管理对工程项目结算起着决定性的作用,直接影响工程结算的编制及审核,合同管理在结算阶段的管理也是十分重要的。首先,作为工程结算人员必须要熟悉工程合同,根据工程合同条款,审核竣工工程项目是否按合同要求施工,是否完成了合同内全部工作,是否符合合同规定,竣工验收是否满足合同要求,是否为合格工程,结算资料是否完整,工程结算应严格按合同规定进行结算。其次,在工程施工过程中,不可避免会涉及到设计变更、签证及索赔事件,结算时需要慎重对待,对于设计变更,往往是由于建设单位对工程的范围、技术要求等的修改形成的工程变更,对于工程变更结算时主要审核变更是否按合同相关规定,检查工程变更签证是否有效,根据竣工图,设计变更单及现场签证核算工程量,价款结算不得违反合同及相关法律规定,依据合同约定做好工程变更的结算。由于工程建设的特点及不可预见性,在漫长的工程建设过程中,必然会涉及一些实际问题引起的索赔,项目越大,跨越时间越长,索赔项目就会越多,工程合同则是实际解决索赔费用的重要依据,这就要求工作人员根据合同及相关资料准确判断索赔事项是否成立,索赔程序是否完整,索赔资料是否充足等等。索赔成立后,则要注意索赔费用的审核,索赔金额是用于赔偿因索赔事件而受到的实际损失,不考虑利润,即所有赔偿金额都应该是索赔单位为履行合同所必须支出的费用,致使索赔单位不致因索赔事件而遭受任何损失,但也不得获取利润,索赔结算也应严格按合同要求进行结算。最后,编制建设工程竣工结算书。

4结语

合同管理不仅仅是简单的要约、承诺,而是一种全过程、全方位、科学的管理。合同管理在整个建设工程项目实施过程中的目的,就是通过合同管理来维护企业自身合法权益的实现,防范和减少不必要的纠纷,最终实现企业利润的最大化。

作者:张越 单位:中钢集团山东矿业有限公司

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