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合同管理系统构建及应用

1设计思想

基于DSH(Dorado7+Spring+Hibernate)框架的Wind开发平台,是一套基于Web的、集成的、敏捷的开发框架(W-webI-integratedN-nimbleD-development简称Wind平台),目标旨在使业务开发变得快速、敏捷,并能灵活应对需求的变化。Wind平台基于JAVA语言以Dorado7为前台展现层,以Spring3为后台逻辑层,以Hibernate为数据层,支持Oracle、SQLServer、MySQL等多种关系型数据库。Wind平台具有强大的web展现能力,丰富的流程引擎功能,集成与可扩展能力极强。基于上述优点我们最终选择采用基于DSH框架的Wind快速开发平台来构建合同管理系统。

2总体架构

合同管理系统主要包括:合同立项登记、合同评审、合同审批、合同用印、合同预警、合同结算、合同变更、合同中止、合同解除、合同纠纷处理、合同归档、合同信息查询等功能模块,并通过与财务管理系统、档案系统、综合计划管理系统等集成,实现合同全生命周期闭环管理。

3系统功能设计

合同全生命周期管理涉及到多个流程和处理环节,为使主体功能更加清晰,对合同全生命周期进行模块化定义,其中包括如下功能模块设计:3.1合同登记管理。合同登记管理是在合同已经立项后,由合同承办人员登记该份合同主要信息,获取合同编号,此时该合同尚未生效。合同登记无需审批流程,承办人填写合同登记信息后,系统自动生成合同编号。3.2合同审批管理。合同审批管理包括合同起草、合同评审、合同审签、合同用印、合同打印、合同生效确认、合同电子归档等部分,以合同基本信息为中心,通过合同审批大流程对合同从起草到生效全过程进行管理。合同变更是指在合同履行期间,由于发生各种原因,需要变更原先制定的合同内容或者对原来的合同进行补充,或因不可预见性,合同可能需要发生变更的情形。发生合同需变更的情形时,应当在本系统中提起合同变更申请。

4系统应用

目前基于Wind快速开发平台的合同管理系统已正式上线使用。基于Wind平台构建业务应用,既可以快速提升合同管理系统的管理效率,也为将来业务的高度集成、共享奠定了良好的基础。通过本系统可从纵向上实现合同的全生命周期闭环管理,规范合同基础数据,统一管理合同类型、合同模板、合同编号、合同审批流程。从合同立项开始,合同起草、评审、审批、用印及合同进度计划、合同履约、合同结算、合同变更等管理活动能够按照研究所合同管理办法纳入规范化管理。从横向上可逐步实现合同管理与各业务系统的集成应用。合同管理系统能够管理研究所各类合同,进行日常合同管理、合同变更、合同中止、合同解除、合同结算、合同执行情况分析、实现合同过程跟踪。各部门将以合同为依据,加强应收应付款与进度节点控制,推动各项科研生产工作有序开展。

5总结及展望

基于Wind快速开发平台的合同管理系统具有以下几方面的特色:(1)根据不同合同选择评审、竞价、招标或其他合同确定方式,与合同相对方洽谈商谈妥当后,可由系统自动生成合同文本,减轻经办人员工作量,并提高合同文本质量。(2)在审查、审批阶段,将审查、审批流程电子化,减少经办人员报审、报批工作量,且一级审查未通过,不能进入下一级审查或审批流程,杜绝了未经同意就跳级审查、审批的现象,进一步防控法律风险。(3)在合同签署阶段,可通过在合同文本上加盖电子章、骑缝章、水印、二维码等加密防伪手段,确保合同的唯一性。(4)在合同履行阶段,可实行合同收付款与履行节点的提醒功能,并跟踪记录合同的履行情况,确保合同信息的完整性,且可及时了解合同履行过程中发生的纠纷、争议等,以便及时采取应对措施,减少法律纠纷风险。(5)与财务管理系统集成,完成收、付款、交付标的物等合同内容,将合同交由档案归档,实现合同闭环管理。(6)在合同日常管理过程中,可建立完整的合同档案,避免信息重复录入,并可按需求对合同信息进行灵活检索、查询、汇总等。随着业务需求的不断增加,后续将不断完善和扩展系统的其他重要功能,逐渐打造一个功能完备、性能表现优异、可用性灵活的合同管理系统。

参考文献

[1]胡佳.基于DSH的快速开发平台的构建及应用[J].中国管理信息化,2015,18(13):76-78

[2]陈雄华.Spring3.x企业应用开发实战[M].北京:电子工业出版社,2012.

作者:郭静 胡佳 陈力英 单位:中国航发湖南动力机械研究所

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