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国有企业合同管理问题与措施

1合同与合同管理

1.1合同的概念合同也称契约,是指平等主体的自然人、法人、其他经济组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。一般认为,合同有广义、狭义、最狭义之分。广义的合同是指当事人之间设立的具有权利义务内容的协议,包括:民事合同、行政合同、劳动合同以及国际法上的国家合同。狭义的合同是指两个以上的当事人之间变动民事权利义务的双方民事法律行为。其中,以变动物权为目的的合同称物权合同;以变动身份关系为目的的合同称身份合同;以变动债权债务为目的的合同称债权合同。最狭义的合同专指债权合同,即当事人之间以设定、变更或消灭债的关系为目的的双方民事法律行为。据此说明,我国合同法所称的合同是指民事合同,调整的是债权合同,不包括身份合同等其他民事合同。我们所称的合同,也只是债权合同的简称。在债的体系中,合同属于约定之债,称合同之债,是债发生的原因之一。因此,债法总论关于债的担保、债的变更、债的消灭等,对于合同之债同样适用。1.2合同管理企业合同管理又叫企业的合同自律,是指企业、其他经济组织等对本单位合同的签订和履行所进行的自我规范、自我约束和自我保护等活动。合同管理,是依法治企的重要组成部分,有效的合同管理可以减少和防止财产损失和经济纠纷,有利于企业的持续健康发展。企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容。它包括了从合同的洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效的全部过程,它具有系统性、动态性的特点。作为现代企业经济活动往来的重要依据和行事规范,企业能否对其合同实施有效管理,是决定企业经营成败的一个重要因素。

2合同管理中存在的问题

通过开展合同履行情况检查,笔者认为国有企业的合同管理主要存在事后合同、拆分合同、合同条款履行不到位等突出问题。(1)存在事后合同。部分单位违反公司“先会签、后签订,不会签、不签订”的程序订立合同,存在合同签订时间在前,合同审查审批时间在后的情况。(2)未签订合同开展业务活动。违反《合同管理办法》第三条“对外发生经济往来,标的额在10万元以上(含10万元)的经济往来,应当订立书面合同”的规定。在没有签订合同的状态下,就进行资金支付或开展业务操作,如发生争议时,难以确定双方的权利和义务关系,很有可能损害我方利益,承担资金风险责任。(3)存在违规转授权。违反《授权管理办法》第九条“经批准,受托人可以转委托”的规定,在未经公司批准的情况下,将公司总经理给各单位行政主要领导的一年期部分授权事项转委托授权本单位副职领导,这种未经批准的转委托授权行为,造成本单位管理责任落实不到位,加大了公司的应收账款,增加了管理成本。(4)存在合同资质审查不严格。违反公司《贸易业务操作规定》中合同主体的注册资金低于1亿元或为私营有限责任公司的,必须执行“销售先款后货,采购先货后款或现货现款”的规定。未对合同相对方资信情况和经营状况是否具有相关履约能力进行调查、分析,与注册资金较小的公司和个体户进行业务往来,在销售方未交付货物的情况下,将采购方交付的货款直接支付给销售方,使公司承担了巨大的资金风险。(5)存在拆分合同。违反公司《合同管理办法》第五十四条“各单位必须按照合同管理权限进行合同会签审批;不允许将一笔经济贸易合同拆分成多个经济贸易合同”的规定。私自将应由公司会签审查的合同,拆分为多份合同,仅在本单位内部进行合同审查会签,由于会签人员责任心不强、专业知识不全面,对合同存在的风险把握不准确,引起公司资金周转缓慢,可能造成资金损失。(6)合同条款约定不明确或存在瑕疵。部分单位存在合同文本格式错误、关键条款缺失的问题。公司已将标准合同模板下发给各单位,但大部分单位未使用标准合同模板,仍自行拟定合同,出现合同关键条款有瑕疵、标的金额约定不明、收发货和收付款时间约定不清、货物验收标准和合同履行期限未做约定等问题,容易引发法律纠纷。(7)合同监督管理不到位。部分单位存在合同监督流于形式,不能准确掌握合同履行动态。未做到对签订的每一笔合同的执行情况进行现场货物交割确认,缺少双方签字盖章的货物交割证明。未按照合同约定对实物流和资金流进行跟踪落实,在采购方合同资金未支付、销售方货物未交付,合同履行期限到期前,未及时与采购方或销售方签订合同变更协议,导致公司承担违约责任,增加经营成本。

3存在问题的主要原因

一是法律风险防范意识较差。在生产运行过程中,部分单位负责人缺乏法律风险防范意识,不能协调好生产任务与经营风险之间的矛盾,对业务活动隐形风险存在侥幸心理,明知存在风险,仍要冒险尝试。二是各级管理人员责任心不到位。部分单位的合同管理人员、财务部门和业务分管领导没有按照岗位职责审查合同,对一些明显存在违反公司规定或是条款存在较大瑕疵的合同,在合同审查会签阶段,未提出任何修改意见,造成合同在执行过程中存在经营风险。三是合同管理制度落实不到位。部分单位对公司下发的合同管理规定不执行或执行不到位,在合同履行过程中,部分单位负责人、业务人员、合同管理人员仅关注资金流向,不关注实物交割,未到过业务现场,对实际业务操作是否符合合同约定从不关心,甚至在合同履行过程中无视法律风险,随意操作,从而引发严重后果。

4合同管理防范措施

(1)建立健全合同管理组织机构。一是落实合同管理人员配备。要明确一名合同分管领导,指定归口管理部门,配备1-2名专(兼)职合同管理人员,不得随意更换。二是落实合同管理岗位职责。要认真履行主要领导承诺制、分管领导责任制和业务人员报告制三项制度,全面承担合同签订、履行全过程的管理职责。(2)加强合同审查管理力度。一是进行充分论证。合同签订前,必须对合同采购方、销售方单位的产品价格、资信情况和履约能力进行分析,确保资金和交易安全。二是严格执行合同审查会签制度。要按照合同管理审查审批权限的规定,对合同进行经济、技术、法律三项审查,如实填写具体审查意见。要坚持销售“先款后货,款到交货”和采购“先货后款,验货付款”的合同签订原则,严格按照合同审查会签意见签订合同。禁止以事后合同、拆分合同、不签订合同的方式对外签订合同。严禁与注册资金在1亿元以下的私营企业和个体户签订经济合同。三是要遵循经济效益原则。按照公司《贸易业务操作规定》,在签订经济合同时,对专业从事贸易的单位净利润率必须达到1%以上,其他单位净利润率必须达到5‰以上。(3)加强合同履行动态管理。一是抓好合同履约管理。各单位要严格监督检查每一笔合同的履行情况,合同执行部门、财务管理部门以及合同管理部门要准确掌握合同履行中资金支付、交提货次数、财务付款凭证和交提货情况。每月对合同履行情况进行检查,规范填写合同履行结果确认表,如实写出合同履约情况书面报告。二是严格合同结算。要保证签订合同单位与结算单位名称一致,结算金额与合同金额一致。三是做好合同履约率评价工作。各单位每季度应对本单位合同履约情况进行自我评价,形成季度履约率评价报告,报公司企管内控处,由企管内控处对各单位合同履约率做出总体评价。(4)加强合同基础管理工作。一是规范使用合同标准文本。下发符合经营需要的77种标准合同文本,要求合同双方必须使用标准合同文本签订合同。二是加强授权管理。严格执行《授权管理办法》,要遵循一事一授权原则,在签订合同时,严禁随意转授权。对各单位需要办理转授权事项的,必须报公司审批同意。三是建立合同网上运行管理制度。由于公司点多面广、市场环境复杂,经公司研究,决定合同上线运行。8月份,各单位在集团公司合同管理信息系统测试环境进行试运行。12月份,条件成熟的单位应在集团公司合同管理信息系统正式上线运行,各单位要做好本单位合同上线的准备工作,确保在公司规定时间内实现合同正式上线。四是强化内控监督考核。各单位要按照内控管理的各项要求,严格、细致地对所有业务执行情况进行检查,及时发现内部控制体系运行中存在的问题,进一步规范内部控制管理工作。要加大责任追究力度,坚持将内控体系运行考核纳入本单位业绩合同,实现内部控制体系持续有效运行。

参考文献

[1]陈祥锋.供应链合同管理模型与应用研究[D].上海:复旦大学,2002.

[2]李杰利.合同管理规范高效操作规程[M].北京:中国时代经济出版社,2004.

[3]胡文发.工程合同管理[M].北京:化学工业出版社,2008.

[4]柏振茂.城市广场项目的合同风险管理研究[D].南京:东南大学,2006.

作者:张国辉 单位:西安石油大学

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