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医院合同管理内部控制研究

摘要:作为重庆市首家医院集团(医联体)的核心医院,重庆医科大学附属第一医院HRP项目建设已初见成效,构建了集团化管理的基础应用架构,以信息化为依托,实现多院区数据集中管理,实时透视下属单位的经营过程与结果,实现了财务、成本、物资、HR的一体化应用。在信息化建设全面提升的背景下,根据重庆市公立医院全面实施行政事业单位内部控制建设的要求,在HRP平台中嵌入“合同管理信息系统”,实现传统手工管理到信息化管理的转变,同时对医院合同管理内部控制进行优化,实施合同管理内部控制信息化建设,为管控合同风险、实现控制目标、提高管理效率和效果提供有效、合理的保障。

关键词:HRP;合同管理;内控信息化

近年来,信息技术如何影响合同管理成为大家关注的方向,已有文献从合同管理的信息化手段、系统构建、控制方法等方面进行研究。刘华等认为,可以应用知识管理的理论与方法构建合同管理信息平台,其原理是以网络为基础,在总的合同管理信息平台下构建合同库、知识库、专家库和知识交流中心四个模块[1]。马颖认为,建立合同内部控制系统的过程是以控制为导向,使其在制度安排上更注重在合同准备、签订、履行及履行后的过程中,安排有效“体制”、“制度”、“人”以及“途径”,使得合同的动态风险在每个过程中都有相应的控制手段发挥作用,成为一个适时的动态过程控制系统[2]。闫秀杰认为,合同款收付进度是判断合同履行风险的重要参考证据,可以从会计核算角度,增设“合同”辅助核算方式对合同款收付涉及的会计业务进行独立归集,实现合同款收付过程明细管理[3]。耿桂凤等认为,通过完善合同管理,医院将财务管理与经营管理有机结合,拓宽了财务管理领域,实现全方位财务内部控制,并且对合同管理所涉及的每一个岗位、每一个操作环节都进行了规范,尽量做到精益求精;同时,通过对财务在合同管理中所分管内容进一步细化岗位职责、健全内部控制制度,不断提高财务管理水平,使财务工作由记账核算型向经营管理型转变,财务工作领域由事后的静态核算向全过程、全方位的动态控制转变,财务工作由被动接受向主动服务转变[4]。这些现有研究,为从信息化的角度对基于HRP平台的公立医院合同管理内控优化提供了有力的借鉴。

一、医院合同管理内部控制的现状

合同管理尚处于传统手工管理阶段,信息化程度不高。医院采用EXCEL表格形式对合同进行登记,合同原件通过扫描采集后形成电子档与Excel链接后供相关部门共同使用。采购、审计、财务等部门均采用人工核对方式管理经济合同,管理效率低下。

二、基于HRP平台的合同管理内部控制信息化建设

(一)建设目标。将内控理念、控制流程、控制方法等要素通过信息化的手段固化到医院信息系统中,实现内控控制体系的系统化与常态化,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全,确保交易处理的完整性和准确性、授权性和有效性,以期实现合同管理的合规性与风险管控。(二)合同管理业务流程规划。结合重庆市财政局颁布的《重庆市行政事业单位内部控制工作操作指引》中的合同控制内容、合同全生命周期管理过程、合同各环节主要风险和合同业务关键控制点,基于现有HRP平台中开发合同管理系统功能应用,主要从合同对象资信的调查、拟订合同草稿、确定合同内容、合同履行、执行追踪、合同风险预警、风险防范等方面为重点重构对合同管理的内部控制。重建的合同管理业务信息化流程如下图所示。1.合同订立由业务部。门(按业务归属分属相应职能部门)具体负责经济合同的前期准备、调查、谈判及文本的起草。在合同调查阶段,借助互联网采集资信数据与合同调查对象提供的资信数据进行核查比对,在HRP平台上开设信息版块系统地收集、存储签约对象的基本信息、纳税信息、业务活动、资质、信誉和能力等。对签约对象进行科学、全面、准确的资信调查,分析合同对象的竞争力和潜在风险,更加规范管理合同调查对象,为签订合同提供决策支持,规避合同风险。在HRP平台中设立合同起草功能,合同信息的录入采用标准合同方式和框架合同方式,一种通过选择合同类型、填写有关合同的关键性要素自动生成;另一种设置通用框架和条款模块,通过选择框架和条款模块进行修订后快速生成自定义合同。合同起草录入后,由系统将文本内容与标准化模板进行对比并提醒不全事项或错误事项。合同草稿完成后,形成《经济合同备审表》进入审批流程,相关职能部门负责人审查后再由复核小组(审计、法律、纪检、财务)进行审核,合同内容审改后签订经济合同。2.合同履行。合同履行阶段流程由基于HRP平台的合同管理系统进行,在合同签订完毕后由合同业务承办人在“合同录入”功能录入合同签约对象的信息、金额、编号、日期等基本数据,并扫描合同文本及相关资料上传到HRP平台上,通过附件的形式保存,同时完成合同的收付计划,设置到期提醒。在收付计划时间的前五个工作日,由系统自动提示财务部门进行合同款项收付操作,财务人员根据授权审批制度确认相关职能部门负责人已审批复核后,根据合同履行的进度向合同对象收付款。合同中的各项义务履行完毕之后,财务部门进行合同结算后转承办部门进行归档操作。在HRP平台为各职能、业务部门工作人员授予相应的权限,相关职能审查部门及合同复核小组成员通过登录院内平台完成审核合同、实时查询执行进度,通过台账、图表等分析合同履行情况,获取多维度合同信息,提高合同管理内部控制的水平和效率。3.执行追踪。在HRP平台的合同管理系统中建立合同执行追踪机制,录入合同实施进度阶段信息,在各个关键节点设置提醒以防控风险,完成对合同的动态监管。系统在关键节点推送消息提醒,采用弹出信息窗的形式提醒相关人员及时跟进履行进度,根据合同类型的差异做不同程度的提醒,防范合同违约的风险。合同履行过程中,收付计划根据合同中的具体条款自动生成,系统自动监控合同中界定的责权利及完成情况,含合同款项收付提醒、记录实际收付执行情况及项目执行情况。在合同订立阶段的信息化是将内控工作嵌入合同管理过程,在合同生命周期内实现信息化作业管控,从录入登记、审批、履行管理、监控执行、评估、查询、统计等实现规范化控制目标。4.风险防范。在HRP平台中,系统基于合同分类形成风险数据库,梳理不同环节的初审要素、风险点。在合同管理系统中,对物资采购合同、收支合同、基建合同及科研合同进行风险梳理,由系统进行初审,并向各合同审核流程的成员提示每个环节需要重点防范的风险,按授权审批权限界定的金额,系统自动传输到具备相应权限的职能部门负责人进行审批。5.合同归档与评价。合同管理信息化建设后,合同文本及相关资料以文字、图像等电子文件在HRP平台上实现电子档案管理,为签约对象资信分析、合同执行效率分析、管理水平分析提供不同维度的目标数据集,全面分析评价合同对象资信情况、审查复核签署管理、变更管理、合同执行进度、合同款收付进度、合同档案管理、资金统计,提供合同风险管控信息支持。

以信息系统为支撑,建成权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有力、管理科学的内部控制体系,有助于提升内部治理水平。公立医院在内部控制的建设方面尚处于起步阶段,合同管理制度、流程和信息化实现差异性较大,内部控制信息化实施需要结合具体的制度与流程来设计。HRP平台中融入合同管理内控系统,有利于强化对合同管理的内部控制,较大程度防范合同管理风险,提升了管理效率与效果,互联网+和云会计将为全面内部控制信息化开拓更广阔的时空。

参考文献:

[1]刘华,刘秀丽.论知识管理在构建合同管理信息平台中的应用[J].企业经济,2010,(5):31-33.

[2]马颖.过程控制导向的企业合同内部控制系统研究[J].会计研究,2011,(9):61-65.

[3]闫秀杰.利用辅助核算实现合同款收付明细管理[J].财务与会计,2015,(20):66-68.

[4]耿桂凤,马迎民.完善医院合同管理,提高财务精细化管理水平[J].中国医院管理,2016,(36):70-71.

[5]余廉,范慧明.医院经济合同管理内部控制有效性研究[J].卫生经济研究,2015,(8):56-58.

作者:傅 玉 王友俊 孙 飞 单位:重庆医科大学

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