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港口工程施工合同管理论文

1.引言

随着我国国民经济的持续发展和“一带一路”政策的逐步展开,国家对交通建设的投资逐步加大,港口工程作为交通建设的重要载体,在国民经济发展中起着重要的作用,港口及港口群的建设也趋于复杂,尤其在水下地质情况不明确、现场施工条件无法有效控制的前提下,现场管理难度很大,如何有效管理现场,如何实现项目既定的利润目标是很多施工企业面临的共同难题。因此,需要施工单位不断强化合同意识,严格合同管理,从合同上有效地将风险转移和控制,才能达到对项目的各项既定目标。下面结合笔者的工作实践,就港口工程施工合同管理中的常见问题和解决措施进行简要分析。

2.合同管理概述

港口工程施工合同管理是指业主对已完成施工图设计的港口工程的施工进行招标,施工单位从投标策划到竣工验收的全过程管理,具体包括投标阶段的合同策划管理、合同谈判及签订、合同履行管理、结算管理及合同后评价管理等。合同管理的好坏直接影响项目安全、质量、工期和造价等目标的顺利实现,因此,如何做好各阶段的合同管理对于项目顺利实施至关重要,一定要通过树立良好的合同意识,建立完善的合同管理制度和配备专业的合同管理人员,从而达到对合同的有效管理。

3.合同管理中常见问题

3.1投标策划阶段

(1)缺乏合同意识,不重视合同范本文件本阶段,由于配备的投标团队更多的关注技术及报价部分,很少与合同条款结合起来,导致报价文件与合同的工作范围不完全对应,最终在合同执行中出现纠纷。比如招标文件中承包人的工作范围并未对保险描述,而合同文件却要求承包人购买工程一切险和第三方责任险,投标人在报价时未对保险报价,导致合同执行中产生损失;又比如合同条款中将发包人把提供资料的错误风险转嫁给承包人,而投标人又在考虑风险费时未考虑到该风险,在后期执行合同过程中,发现水下地质条件和业主提供的地质报告不同,导致施工方案变化产生巨大的投入。(2)未对合同范本条款进行研读在实际项目中,由于中标后与签订合同之间的时间往往非常紧张,中标后既要组建项目部,准备进场事宜;又要编制各种施工方案等文件。因此花费在合同条款研读上的时间相对较少,导致很多问题不能及时发现,合同谈判也类似于走过场,难以提出实质性问题,从而为合同纠纷埋下隐患。

3.2合同谈判阶段

(1)项目部与职能部门的职责划分不明确,项目信息缺乏延续性目前很多施工单位未配备专门的合同管理职能部门,项目一旦中标,合同谈判及履行的责任完成转移,变为由项目部来主导,合同谈判的责任就落在项目部商务经理身上。另一方面,很多现场项目部商务经理并未参与投标策划,施工单位也未建立完整的合同交底制度,未及时将投标策划的想法及时转告项目部商务经理,导致合同背景信息掌握不全,难以正确表达施工方的观点。上述问题将导致商务经理仅从自身专业角度开展谈判,难以全盘考虑。(2)合同意识不强烈市场竞争激烈,能中标已很不容易,导致合同谈判时发包人处于强势地位,施工单位在谈判时节节败退。一方面,施工单位自身认可了谈判的不平等性,首先败在了气势上;另一方面,施工单位也没有很好的制定谈判策略,对于自身关注的问题,很难拿出可以平衡或折中的方案。

3.3合同履行阶段

(1)缺乏有效的合同管理制度合同是维系发包人和承包人双方责任、权利和义务的唯一文件,在合同履行中,由于缺乏合同交底及跟踪制度,致使项目部各部门未对合同中针对自身的条款知晓,使项目管理缺乏针对性,造成不必要的合同纠纷。(2)未及时进行经济签证,工期和费用索赔合同履行过程中,发包人对超出合同范围的工作很难进行及时的经济签证,一方面,发包人不愿意承担经济风险,能不签就不签;另一方面,发包人也在施工过程中很难对经济签证的合理性做出判断。而对于出现的工期延误和费用索赔,发包人更是避而远之。常见问题有工期延误计算不正确,工期延误及索赔的时间点已经超出了合同约定等。

3.4合同结算阶段

主要问题有:①结算文件不能及时准备齐全,如交工证书未拿到,签证及会签材料未走完流程等;②结算文件的合规性不符合要求,如很多签证及工期延误材料都是结算阶段进行的补充,从而导致项目审计时不被接受。

3.5合同后评价阶段

对于上述各阶段的问题,没有形成书面总结报告,施工单位也未对合同管理的经验进行有效的宣讲,导致每个新项目都会重复上述问题,很难形成反馈及改进机制,不能指导后续项目。

4.合同管理问题的解决措施

4.1投标策划阶段

要充分重视招标文件中合同范本的研究,一方面,将合同范本的工作范围与招标文件的工作范围详细比较,确认完全一致,同时将合同条款中隐含的承包人责任和风险发掘出来,然后根据确定的范围和隐含的责任制定报价策划及风险管理策划;另一方面,组织商务人员对合同范本进行充分解读,尽早提炼出问题,为合同谈判阶段做好准备,制定谈判策略。

4.2合同谈判阶段

首先应建立合同谈判的集体意识,谈判不仅是项目部的事情,更是关系到两家公司,因此,应对合同谈判充分重视。中标后,组建由公司各职能部门,包括财务、法律、安全等部门的人员建立合同谈判小组,对合同条款的问题与发包人商谈;其次,建立谈判的平等意识。虽然谈判主体在一定程度上不平等,但在谈判本身上,承包人应以公平和平等的姿态,对明显不平等的合同条款敢于表达观点,尽力争取;再次,谈判小组应建立谈判策略。将合同条款的问题进行划分,分必须争取的、可折中的、可放弃的三类,利用可放弃的条款来平衡尽力争取的条款。

4.3合同履行阶段

建立交底和交流制度,定期给各部门合同交底,同时就合同中不明确的条款开会交流,确保合同履行在合同框架范围内。比如施工部应知晓合同中对隐蔽验收的程序规定,进度和质量的约定及违约责任等,安全部应知晓合同中安全考核及安全管理的条款等。本阶段应主要关注范围管理和风险管理。项目部各部门要注意合同边界,对超出或可能超出合同范围的工作应及时通知商务人员进行判断,确定属于合同范围外的工作应及时进行变更或经济签证,签证应将事实和费用分开,在费用不能及时确定的情况下,先确定事实,为后续费用签证打下基础。对于工期延误和费用索赔,严格按照合同及时将通知书发出去,知会监理和发包人,并及时沟通。同时,项目部商务部要对合同执行中的风险及时进行识别和建立防控措施,在施工前期,合理通过保险、分包等形式适当转移风险,在施工中期,通过建立合理的监控和预警机制来控制风险。

4.4合同结算阶段

及时收集结算所需的支撑文件,包括合同文件、招投标资料、施工过程中的签证、延期证明及索赔文件等,并尽快评估文件的时效性,确保支撑文件符合合同文件的程序要求,为结算谈判和审计审核做好准备。同时,对超出合同范围内的费用,应准备答辩材料,包括合同中涉及变更的条款,合同对工作范围的约定及合同对超出工作范围签证的程序规定等。

4.5合同后评价阶段

本阶段是对整个项目合同管理进行的全面总结,是对后续项目施工的提醒。项目部商务人员要及时编制《项目合同管理及执行报告》,报告应从合同管理制度的建设、合同管理团队的组建及责任划分、合同范围及风险管理、合同变更及签证管理等方面对项目合同管理中的成败经验进行总结,并向公司汇报。

5.结语

港口工程由于其潜在的地质及施工风险,对合同管理未引起重视导致项目失败的案例很多,给施工单位造成了较大的经济损失。作为施工单位,应建立健全合同管理的组织结构,完善合同管理制度,重视项目投标阶段与实施阶段的合同交底及合同检查制度,同时,积极通过合同条款为项目争取更大的利益,提高企业的经济效益。港口工程的施工合同管理是个系统工程,要加强与项目各部门间的沟通与协调,建立良好的反馈机制,将合同履行中的问题及时总结,为后续项目更好地进行合同管理打下良好的基础。

作者:高伟 田辉 曹平 单位:中交第四航务工程勘察设计院有限公司

参考文献:

[1]王帅.合同管理在港口建设中的重要性研究[J].城市建设理论研究(电子版),2012,(17):32-36.

[2]韩洋.试论建筑企业在投标阶段的合同管理[J].四川建筑,2001,(9):252-254.

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