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浅谈建设项目合同管理与归档工作

档案是原始记录,具有依据凭证作用。合同档案因其法律效力,依据凭证作用更加毋庸置疑。建设项目一般投资金额大、工期长,从立项、实施到竣工验收各个阶段,涉及勘察、设计、施工、监理、设备采购和安装等方方面面,合同管理贯穿于项目实施的整个过程,通过合同的签订,明确了项目实施成本、工期和质量等目标,明确了甲乙双方权利、责任、义务,对整个项目的实施起着控制和保证的作用。在核行业内,建设项目除去一般的基础设施建设外,大多涉及核与辐射安全。建筑施工、重要和关键非标设备的采购、加工,更关系核设施的安装、调试、运行、维修、改造,甚至将来的退役治理。从工程建设质量的可追溯性出发,对于建设项目合同管理自然提出了更为严格的要求。这不仅关系到甲乙双方的经济责任,还有长远的社会责任。从档案管理角度出发,项目文件材料的收集、整理和归档是否纳入合同管理,要求是否明确,控制措施是否有力,则是做好项目档案工作的重要基础。按照全过程管理理念,为确保合同管理的可控性与合同档案的完整性、准确性、系统性和有效性,具体应把握以下几个环节。

一、合同订立

(一)合同分类。根据合同性质不同,建设项目合同主要分为以下三类:1.建设项目施工合同,包括土建、施工、安装和装饰装修合同等。2.技术服务合同,包括建设项目中的勘察、设计、监理、中介代理、技术咨询和服务合同等。3.物项采购合同,指设备、材料、办公用品等采购合同。(二)将归档要求纳入合同条款。建设项目中,最为重要的档案就是竣工图。竣工图是项目实体最终真实情况的具体反映,是今后项目改扩建、运行维护的重要依据和凭证。因此,在项目建设初期,建设单位首先应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任。具体情况有:1.由施工单位编制竣工图的,应在施工合同中明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。另外,也可与施工单位另行签订竣工图编制合同。与此同时,在设计合同中,应明确因修改增加新图的责任,明确留作竣工图用的施工图套数。2.由设计单位编制竣工图的,除纸质竣工图外,应明确是否需提交电子版竣工图以及竣工图纸的审核方式。3.监理合同中,应明确监理单位对竣工图和竣工资料的审核以及向建设单位提交监理档案的责任。4.物项采购合同中,应设立专门条款,明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。针对非标设备采购加工,还应约定提交质量计划、原材料质量证明、相应人员资质、检验检测报告、竣工图、完工报告等。厂家提交归档的文件材料应约定为原件,确实无法提供原件的,应明确要求由形成单位加盖与原件等效的有效标识或出具有效证明,并说明原件存处。(三)合同审批。为防范风险,根据合同类别、金额大小和重要性不同,签订合同之前应履行一定的审批手续,必要时需召开合同评审会议。合同审批表、合同会签单及合同评审专家意见,作为合同审批记录文件,需与合同一起归档。(四)合同登记编号。为便于合同日常使用和管理,每份合同应及时登记编号,并在建设单位计划合同或法务部门予以备案。合同编号由签订合同的年份、承办部门代号、合同等级、合同类别、流水号等组成。每个合同编号是唯一的,流水号应避免断号。

二、合同履行

合同履行过程中签订的补充协议、往来重要文件和会议纪要等,特别是涉及合同内容变化的,应及时收集,与合同一起归档,并且要求是原件,签字盖章手续完备。传真件或其他形式复印件,需加盖受控章予以确认。对于设备采购合同,重要设备的源地验收或到货开箱时,必须要有档案管理人员参加,依据合同条款,检查验收设备随机文件、完工报告、竣工图纸等是否符合归档要求。对于设备监造过程形成的质保大纲、质量计划、不符合项等质量记录等也应收集归档。对于技术服务合同,合同承办部门应会同档案管理人员一起检查乙方提供的技术报告、检验和测试记录等是否符合相关要求,并及时完成验收记录的整理归档。对于施工合同,重点检查竣工图编制质量和套数是否符合要求以及施工资料的完整性、准确性、系统性。

三、合同归档

(一)归档范围。合同档案一般包括:合同书原件(即:合同文本及其附件),与订立合同有直接关联的其他材料,合同相对方的资信材料,可行性分析报告,国家行政机关的相关许可文件,技术协议,有关合同往来的文书、信函、传真、电话记录,营业执照复印件,授权委托书以及其他相关凭证的原件。技术服务合同中,与履行合同有关的技术背景资料、可行性论证和技术评估报告、项目任务书和计划书、技术标准、技术规范、原始设计和工艺文件以及其他技术文档是合同的重要组成部分,同样缺一不可。如果确因数量庞大,划归技术档案,应予以详细说明或标注链接。(二)归档要求。合同档案的整理,一般先区分合同类别,按年度(时间顺序),编制文件归档目录,按件或按卷进行装订。合同档案保管期限的划分,一般根据合同本身的重要性、合同金额以及合同标的物和项目原因等综合考虑。保管期限一般分为永久、长期、短期三种,也可直接标识具体年限。建设项目一般投资金额较大,应编制一份完整的合同清单放入合同档案。

四、合同管理的其他环节

谈判记录、招投标文件和评标文件及中标通知书等,作为签订合同的前奏,一般作为项目管理文件,不纳入合同档案范围。合同纠纷形成的起诉书、答辩书、判决书、调解书、裁定书、裁决书等法律文书则按专门档案进行整理归档。合同档案的借阅需由相关负责人进行审批。五、常见问题在以往建设项目合同档案收集、整理和归档过程中,经常发现合同文本的规范性方面还有待进一步提高,比如:第一,签订合同的甲方或乙方,不是法人而是委托人,却没有收集授权委托书。第二,合同章用单位行政公章代替。第三,签字人身份或职级与合同管理要求不符。第四,合同签订日期空白。第五,合同签订份数太少,或因保管不当,合同原件丢失。第六,合同附件,如:技术规格书、图纸等技术资料未同时收集归档,链接标注不清晰。第七,合同档案保管期限划分不妥,过长或过短。第八,合同中未提及文档管理要求,需要相关配套文件时没有依据,局面被动。

综上所述,作为建设项目业主方,在合同管理方面,应设置专门岗位,建立科学合理的工作流程,改变手工粗放的管理模式,提高信息化水平,积极关注合同的动态管理与后评价工作;在归档工作中,坚持“通过合同控制加强工程档案管理”的理念,做好内部自身形成文件材料归档工作的同时,对外部多用合同约束建设项目相关方,加强档案工作监督、检查和指导,注重协调与沟通,为今后建设项目管理全面留存更多的依据凭证,积累更多的宝贵经验,从而促进企业又好又快发展。

作者:王继荣 单位:中国原子能科学研究院

参考文献:

[1]张谊.我国建设工程合同管理存在的问题及改进措施[J].建筑与工程,2008(31):483.

[2]刘海波.合同管理强化建设项目档案管理的做法[J].中国档案,2010(9):50-51.

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