ERP在高校后勤管理中的作用

摘要：随着我国高校教育事业的迅猛发展，所取得的成绩越来越好，高效的全校师生及教职工对高效的后勤服务的期待也就越来越多，要求也就越来越高。所以高校提供后勤服务保障的部门在管理方面也应不断改革，不断进步。高校后勤管理现在存在越来越多亟须解决的问题，这些问题直接或间接影响高校教育事业的稳定发展。高校的后勤管理应参考企业化管理模式，根据实际情况，建立健全高校后勤管理制度、管理体系，并执行规范式管理。适时引入ERP管理系统，运用ERP相应的设计模块完成工作流程的规范式管理及审批，让每个步骤都清晰可见，使高校后勤管理更加完善、更加合理。ERP系统可以根据填入的相关信息自动生成信息数据库。信息数据库的积累为今后的高校后勤建设提供可参考的有价值的第一手资料。

关键词：ERP；高校后勤；服务保障；管理；应用

一、ERP在高校后勤服务集团机关管理中的应用

（一）ERP在高校后勤集团机关中应用前的准备

全国重点综合性大学的建立，使得多所高校合并，，不仅给高校后勤工作带了时间、空间上的双重压力，同时还在系统管理上带来了新的挑战。高校后勤的管理应向企业化管理模式倾斜，应正式启用高校后勤企业化的运作，使用ERP系统。此系统在整套高校后勤管理工作中起到辅助、统计、监督、预防等实效。高校的后勤服务集团是为全校师生、员工提供优质后勤服务保障的部门。高校的后勤服务集团机关担负着各项管理、督促、考核、检查、服务等职能。起着沟通上下，协调左右的桥梁纽带作用。所以集团机关要具有规范式的管理模式、清晰透明的工作流程、技术过硬的专业团队。集团机关的管理应参考企业的管理模式进一步完善综合性管理，面对后勤社会化改革不断深化的形势，适时引入ERP管理系统，并利用该管理系统的优势，激发后勤集团的活力，提高后勤企业的综合效益，为高校后勤的进一步社会化起到推波助澜的效果。集团机关实施ERP系统，需要提前做好四个准备：

1.制度健全：知名企业之所以在竞争中始终排名领先，那离不开规范化、系统化的现代企业管理制度。集团机关在运用ERP系统进行管理时，首先要做的就是制定健全的符合集团实际情况的一系列管理制度。这样，在实际操作ERP系统过程中，才能把这种规范的管理理念正确地引入到系统中，也才能使ERP系统的运转正常，达到预期的理想效果。

2.工作流程清晰：在每个ERP模块的设计中，都是依据实际发生的工作流程设计而成，ERP系统过程中的各项工作流程应该相对固定化，工作流程不能随便改动。如果工作流程随着实际发生发展需要有相应变动，那么所有参与其中的相关负责人、相关经手人都要协调统一后重新设定。将每一步工作流程管理最总实现清晰化、规范化、合理化。3.数据信息积累：ERP系统的运用需要对初期数据、信息的大量集成，如果数据和信息能集成相应数据库，那么对后勤服务保障工作可以就可以提供有效的参考价值。这个准备工作也相当重要。4.人员素质培训：ERP系统的实施，需要具有一定素质及责任心强的员工，并对员工进行计算机等各项培训。因此，员工的操作能力、理解能力、学习能力及其工作性质的稳定性也是影响ERP系统实施成败的重要因素。以上4个准备工作完善之后，才能正式采用ERP系统。4个准备工作其实起到了两全其美的作用，不但为启用ERP系统做好了充足准备，同时还将集团机关的管理模式进一步完善、完整。

（二）ERP在高校后勤集团机关中应用的范围

ERP系统在高校集团机关里可以适用于人力资源管理、财务管理、会务管理。

二、ERP在高校后勤工程管理中的应用

在ERP的相应设计模块中，首先是要提出工程改造申请，然后逐级完成中层领导、高层领导的审批，最后完成付款申请及付款的审批。工程竣工后，ERP系统会自动生成所有与工程相关的文字及照片等详细信息，最后还会形成详细的审批流。所有工程都能形成详细的信息数据库。方便对各种工程的管理，同时为今后的各项工程顺利开展提供第一手参考材料。

三、ERP在高校后勤饮食物资管理中的应用

在ERP的相应设计模块中，首先是要提出物资采购申请，然后逐级完成中层领导、高层领导的审批，最后完成付款申请及付款的审批。物资采购完成后，ERP系统会生成所有与物资相关的文字及照片等详细信息，最后还会形成详细的审批流。所有与物资采购相关的信息会自动生成信息数据库。方便对饮食物资的管理，同时为今后各个餐厅的物资采购的顺利完成提供第一手参考材料。

四、ERP在高校后勤会议安排管理中的应用

在ERP的相应设计模块中，对会议的安排管理起着非常重要的作用，会议的安排应由计划、日程、、反馈、完成、会议一个完整的程序闭环产生（如图）。在ERP的系统模块中会有一个执行全过程的跟踪管理，会议信息的，手机可以自动接收会议通知，通过手机操作可以看到与会议详细安排信息及参会人员的详细信息，同时形成个人会议事务日程安排。日程安排的自动生成将对办公室事务性管理带来非常便捷的功效。综上所述，EPR在高校后勤管理中的应用具有很强的实效性。

作者:李欣 单位:吉林大学后勤服务集团