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事业单位人事档案管理制度分析

1.事业单位人事档案管理制度存在的问题

1.1人事档案管理制度不健全

人事档案是事业单位档案的重要组成部分,不仅关系事业单位在编人员的信息记录,而且关系到上级人事管理部门相关工作的统筹安排。但是,当前事业单位对人事档案管理制度不健全,没能实现全面综合的有效管理。首先,事业单位现行人事档案管理制度集中在档案存储方面的管理,没能围绕人事档案全过程制订完善的管理制度,因此影响了事业单位人事档案数据收集的全面性和档案数据资料的准确性。其次,目前事业单位人事档案的使用制度还十分缺失,存在着重储存和轻视使用的问题,不仅没有完善基本的人事档案资料借阅使用制度,而且导致人事档案存在着较大的借阅使用风险,严重的影响了人事档案管理效率和质量。

1.2人事管理制度执行较为困难

目前事业单位人事档案管理还处在深化改革期,特别是随着事业单位分类改革的不断深入,上级机关对事业单位的人事档案管理要求不断的增多,这不仅增加了事业单位人事档案管理的复杂性,而且影响了事业单位人事档案管理制度科学发展。首先,事业单位现行的人事档案管理制度普遍落后于时代的发展要求,没能根据信息时代的新要求和传统纸制档案数据缺失的复杂现实,及时修订出完善和标准化的人事档案管理制度。其次,事业单位人事档案不仅关系到事业单位职工的职称评定,而且关系到工资晋级,职务升迁,还涉及到医保和养老保险、老职工住房补贴调整等。上级人力资源和社会保障局、社保局、住房公积金中心等不同部门(处室)对基层事业单位人事档案都有不同的使用要求和档案处理要求,这使得基层事业单位不得不针对多个部门,以及多部门开发的软件进行档案整理,实质上严重的影响了人事档案管理质量。

1.3与档案管理制度配套设施不完善

事业单位人事档案的作用日益突显,不仅现有管理制度和基本规范存在着缺失,而且现有事业单位人事档案管理部门的设施设备不能支持制订的执行。首先,事业单位需要不断更新退休职工信息,需要根据实际人事档案记载来辅助工会、社保等部门按年度要求采集基本的信息,由于现代人口的流动大,传统的电话联系方式已经不能满足事业单位的实际需求,先进的指纹采集、影像视频采集设备还不是人事档案管理部门的标配。其次,目前基层事业单位的主管局,与事业单位人事档案相关的分管局的各处(室)都开发出与人事档案有关的软件,有些涉及到事业单位人事编制的软件还有相当密级,需要运用密钥进行登陆操作,虽然上级机关下发了无线联接设备,但是基层单位仍没有配备与其专门联通的计算机,以及保证无病毒环境的专用打印机、复印机和扫描仪等设备,这不仅不符合上级有关人事档案管理制度的规定,而且影响了基层事业单位人事档案管理制度的落实,存在着较大的安全隐患问题。

2.优化事业单位人事档案管理制度的方法

2.1提升人事档案管理人员责任意识

全面优化事业单位人事档案管理制度的执行水平,需要全面提高事业单位人事档案管理人员的责任意识。首先,要在事业单位人事档案管理制度中明确各级相关人员的责任,着力加强对事业单位人事档案相关的领导责任、主管责任、连带责任进行划分,加强相关人员对责任的认识,提升档案管理人员的责任意识。其次,组织相关人员认真学生相关的法律法规,特别是要认真学习各项业务操作规程,要求人事档案管理人员按照程序进行严格操作。

2.2配置人事档案管理专业人才

为了全面做好事业单位人事档案管理工作,有效落实事业单位人事档案管理的制度,还必须配置专业的人事档案管理人员,全面提高人事档案管理人员的履职能力。首先,从事业单位人事档案管理的实际需求出发,尽可能的把懂得相关专业知识,有着从事此项工作基本素养的人员配置到具体岗位上来。其次,加强必要的事业单位人事档案管理工作的培训,注重从各项业务的具体操作流程,以及业务办理和人事档案管理制度改革的需要角度进行专业化的培训。

2.3促成人事档案管理制标准化

为了提高基层事业单位人事档案管理的标准化,必须对事业单位现行人事档案管理制度进行修订,要在上级机关的主持下,保证基层单位执行科学有效的人事档案管理制度。首先,由省、市相关部门出台基层事业单位人事档案管理制度的规范文本,由基层事业单位按照实际情况进行人事档案管理制度的修订。其次,上级组织专家按照不同单位情况进行管理制度审核,重点找出基层事业单位人事档案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行辅助条件

为了保证事业单位人事档案管理制度的顺利履行,必须提供必要的支撑条件。首先,针对事业单位的实际需求,提供制度履行必要的设施设备,保证人事档案管理工作的顺利开展。其次,提升人事档案管理的信息化办公环境,建立起现代化的人事档案使用和借阅信息化系统。第三,进行必要的使用密级管理,减少基层单位人事档案数据传递管理负担。第四,使基层人事档案管理人员向数据准确性方向倾斜,重点做好数据收集工作。

优化事业单位人事档案管理制度,必须从事业单位人事档案管理制度执行中存在的问题着眼,全面提升事业单位人事档案管理的履职能力,减少不必要的工作负担,在优化环境的基础上实现管理制度的有效落实。

作者:战扬 单位:黑龙江省三江工程建设管理局

参考文献:

[1]周颖奇.如何优化事业单位人事档案管理制度[J].才智,2016,17:275.

[2]张玉晓.事业单位人事档案管理的创新思路分析[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2012,10:56-57.

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