图书馆主副岗管理制度论文

1主副岗管理制度的理论和实践依据

1.1人力资源建设需要有适度的“冗余”

在一个复杂系统中，总存在一些非常关键的节点，这些节点的“稳定性”和“可用性”难以确保，却极大影响整个系统的功能。因此，系统管理者就需要重复配置系统的这些部件，这就是“冗余”。当系统发生故障时，“冗余”部件能即刻介入并承担故障部件的工作，保证系统的可用性。“冗余”配置较常见于计算机、供电、通信等技术系统中，因此，在一定意义上，“冗余”可以理解为“备用”。“冗余”同样也可以应用于社会系统组织和管理中。在社会系统中，“冗余性的资源（SlackResource）是超出实际需要而保存在组织内部并被个人或小团队（Coalition）控制的资源，用于应对环境变化的冲击，它也被概括地认为是一种现实的或潜在的应对环境变化的资源缓冲物”。对于有着明确长期发展目标、致力于实现更高工作效率和发展前景的社会组织来说，“现实所需的人力资源只能保证现有战略的完成和维持现有绩效，而人力资源冗余，则能有效地应对问题和利用外部机会，如创新、缓冲环境的动荡、追求新目标和新战略，以提高企业绩效”。“冗余”不是“冗员”，机构中的“冗员”具有较大的负面效应，但“冗余”则是必须的，因为在社会组织的运行中，“由于人力资源冗余的隐蔽性、技术创新的复杂性和不确定性、获取知识技能的时间滞后性，企业管理者不得不先投资人力资源，当企业的人力资源冗余太少时，企业的知识积累达不到创新导入的条件，难以创新”。作为成员的个体是永远不能保证足够“可用性”的，机构必须设置一定的人力资源“冗余”量，“当企业的人力资源冗余处于适度范围时，人力资源冗余与技术创新正相关”。人力资源冗余“能有效地应对问题和利用外部机会，如创新、缓冲环境的动荡、追求新目标和新战略，以提高企业绩效”。

1.2企业管理实践中“冗余”人力资源的预备

一个有明确发展目标的社会组织要有明确的导向意识，要通过制度保证实现人力资源对组织现有战略的超越，主动实现人力资源的“冗余”配置。“一个好的企业战略必须满足三个条件：在战略的实行上是否有必要的人力资源保证；战略是否能够有效地利用人力资源；战略是否能够有效地积蓄并形成新的人力资源”。类似地，图书馆的人力资源建设也具有这种管理要求。目前，我国管理学界已对企业管理过程中建立适度的人员“冗余”作了较为充分的研究。企业由于自身的性质和管理特点，其员工具有更强的流动性，经常有人员调岗、跳槽和离职问题，其管理、销售、生产环节的关键岗位员工的跳槽和离职，会导致企业商业秘密泄漏、生产经营的停滞或受挫、信誉受损、竞争力下降等严重后果。为避免出现这种情况，研究者根据一些企业的管理实践，提出了在企业推行关键岗位A、B制管理的办法，目的是“确保A角短期或长期离岗时，B角可以迅速接岗，这样就不至于影响企业正常生产经营”，具体的实现方法是“B角可以从本部门或其他部门选定，也可以根据岗位特点独立设定。B角既是自己岗位的A角，又是设定岗位的B角，在设定岗位的A角在岗时B角独立承担自己所在岗位A角工作，一旦设定岗位的A角离岗时B角自动顶岗，以该岗位B角身份承接A角工作，自己所在岗位由自己兼任，若无法兼任则由本岗位原设定的B角顶替。这种A、B角转换其实也就是主副岗管理制度，可以将关键岗位、关键人才出现异常流动时造成的不良影响减小到最低程度。

1.3各类社会单位中的主副岗设置实践举例

目前，我国检察院系统和党政部门已有较多单位实施了主副岗管理制度。河南省鹤壁市检察院为解决工作节点多、业务量不断增加、案多人少的矛盾，并改善干警技能单一、业务面窄的状况，于2013年4月出台实施了《主副岗工作机制实施办法》，其中规定：“副岗人员一般不脱离本人主岗，副岗部门负责人对副岗人员进行业务管理和培训，根据需要指定本部门业务骨干‘传、帮、带、教’，帮助副岗人员掌握本人主岗和所做副岗的工作技能。副岗工作完成情况要进行考核，并记入个人年度工作及培训档案。”主副岗工作机制使检察人员不仅“专”长于本岗，而且兼“能”他岗，促进了复合型人才的成长，大大提升了工作效率。西宁市城西区人民检察院在全院推行“主副岗”工作机制（一人双岗工作制），要求满足一定条件的在编工作人员在完成本职工作的基础上，“利用空余时间参与其他业务部门工作，开展跨岗锻炼，以培养多元化、复合型检察人才，有效缓解人员紧张、力量不足的矛盾”。宁夏石嘴山市惠农区人民检察院要求全院检察官和书记员除在本科室确定一个主岗外，还要跨科室选定一个副岗，实行岗位双定、一人双责、业绩双考；双岗干警明确其主岗和副岗职责，在全面履行主岗工作职责的同时，必须完成副岗工作任务。山西孝义市建立组织工作干部“主岗+副岗”“1+1”挂岗锻炼制度，依据“主岗为主、兼顾副岗”的原则进行双重管理，统一进行科室年度工作任务细化分解；在主副岗时间冲突的情况下，以主岗为主，确保工作衔接。延安市宝塔区政府纠正行业不正之风办公室推行“主副岗工作制度”，各基层单位的两个相近岗位互为主副岗，实行互为备岗的工作制度，主岗为本岗位的业务主办人员、副岗为协办人员，当主岗责任人因故不在岗时，副岗责任人自动顶岗，保证每个工作岗位不会因无人在岗而延误工作。华中师范大学学校办公室也在工作中实施了主副岗管理制度。

2图书馆设立主副岗管理制度的现实条件

2.1图书馆关键岗位的鉴别

我国近现代以来学习西方建立起来的图书馆，其内部机构和岗位是按照图书馆业务工作流程和服务领域设置的，各个内部机构和工作环节都有一些“关键岗位”，即那些在图书馆工作中起关键作用或重要辅助作用的相对比较固定的岗位，对图书馆工作产生较直接或重大的影响，这些专业性岗位的工作人员需具备较强的专业技能，其培养难度大、难以招募。图书馆的岗位设置因图书馆的规模和性质而异，传统的典型图书馆岗位一般是按照部门来进行划分，包括办公室、采编部（采访和编目）、读者服务部（普通图书服务和普通期刊服务）、特藏部（古籍和非纸质文献及专题文献等）、技术部、文检课教学部、信息咨询部等。在这些部门中，有一些岗位在发生人员变动时是不会影响工作开展的，如读者服务部门的普通值班人员、采编部门的图书分编人员等。.

2.2图书馆关键岗位人力资源冗余度不足带来的现实管理问题

绝大多数图书馆在管理过程中一般都忽略人力资源冗余度问题，由此带来的管理问题也一直在现实中存在：

①关键岗位工作人员因事离岗时，其他人便无法顶替（或只能代做部分简单工作），这样就明显影响日常工作的开展。例如，各部门的部主任岗，在部主任因事离岗时，便会造成该部门工作指挥上的停滞和混乱；重要技术岗位（如网络保障）人员离岗时，网络安全便可能处于一种不可保证可用性的状态。

②关键岗位工作人员因长期负责该岗位工作，缺少竞争的压力，无法主动进行业务水平的提高和对自己工作的优化，形成一种事实上的垄断，造成工作效率低下，甚至发挥一些消极的作用。

③一些岗位因专业性较强，无人可以替代，也约束了该岗位人员，使其不得不在平常的工作中承受更大的压力，牺牲自己生活、休假、学习、差旅甚至升迁的机会。

④重要岗位人员长期固定，缺少备用替用人员，在一些情况下会使该岗位馆员，利用自己岗位的重要性要挟部门领导和馆领导，获取一些不正常的利益。

⑤重要岗位人员在因个人因素长期离岗（如长病假、外出学习、离职）时，因没有相应的人员准备，便会造成整个单位工作上的措手不及，使该岗位相关工作长时间不能进入正常状态。

⑥重要岗位人员长期固定，会在一定程度上形成岗位对某些工作人员的过分依赖，该岗位工作人员的工作状态和待遇也会在全馆形成一种示范和样板作用，形成对馆领导的约束。当这种影响和示范作用足够大时，会对全馆的管理起到一种负面作用。

2.3图书馆“主副岗”的设置办法

从制度建设和实践操作上，图书馆关键岗位的主副岗设置都可以借鉴上述社会部门已经实施的方法。图书馆在实际操作中，可以通过前期调研和论证，确立需要设置副岗的主岗位，然后选择本部门（或其他部门）较合适的人员充任其副岗。主副岗人员确定后，主岗人员必须辅导和帮助自己的副岗人员全面掌握和了解本岗位的工作职责和技能，并需要在日常工作中随机、动态地向副岗人员通报本岗位的工作进度及相关工作要素的变化；副岗人员也必须积极主动地向主岗人员学习，尽快养成岗位替补能力。在工作过程中，主岗人员对本岗位负有理所当然的全部责任。主岗人员因休假、学习、出差等原因离岗时，必须提前与其副岗人员做好交接工作，即使是在特殊情况下不能及时交接，副岗人员也应主动兼职顶岗，待主岗人员回到工作岗位后，副岗人员应及时与主岗人员交接工作。因部门安排出现主、副岗人员人事岗位变动时，主、副岗人员搭配也应作相应的调整。机构在设置主副岗时，出于管理的方便和业务专业性的考虑，应尽可能在同一业务性质的基层部门内部为主岗配备副岗人员。部门内同类岗位如果有3个以上人员时，主副岗设置可以选择闭合循环方式，多人之间互为主副岗、缺位顺序递补。职工a的主岗是A岗位，但同时是B岗的副岗，职工a同时联结A、B两个岗位，以此类推，形成一个闭合循环。

3图书馆建立主副岗管理制度的实践推广价值

3.1可以有效解决图书馆的岗位备份问题

我国图书馆工作在上世纪90年代后已逐步实现了自动化、网络化、数字化改造，在服务领域，也从传统的“借借还还”式的简单被动式服务，向全部知识领域多介质文献扩展，读者教育、学科服务、嵌入式服务递次开展，基于文化领域的宣传推广和文化建设都使今天的图书馆具有了迥异于传统的时代风貌。与此相对应的是图书馆分工的细化和新岗位的设置，馆员学历层次的提升，不同岗位馆员更细密、更复杂的配合要求。在这种背景下，再按传统的粗放式管理方法，靠增加岗位人员的方式解决人员不足的问题，不但不能保证服务工作的开展，也不能满足人力资源建设自身优化发展的需要。要追求“一人多能”、“一岗多人”、复合型馆员队伍的培育，采用“主副岗”管理制度，就可以较好地实现这种要求，从制度上和队伍建设上实现工作人员的复用，充分挖掘人才潜力，也是科学管理中“通用化”、“科学化”、“标准化”的体现。

3.2有利于图书馆工作的系统化和细节化实施

随着分工的细化，图书馆各岗位对馆员在工作知识和技能上的要求越来越专深，更要求其具有独当一面的能力；对馆员之间工作中的配合要求也同步提高——分工细化的趋势会越来越强，从系统任务完成的要求上又需要馆员之间有更多、更密切的配合与协作，这种协作不但能增强队伍的集体意识、馆员之间的团结，而且还能在不同岗位人员的合作与协作过程中创新服务方法和服务理念，使图书馆具有更高的服务效率，给读者以更好的图书馆使用体验。这种系统化协作一方面需要较完备的管理制度和科学化设置的部门及岗位，另一方面由管理需要产生的岗位设置和分工的效能，还取决于各个部门和岗位上的工作人员在实践中的协作和配合，这种协作和配合需要馆员之间的主动，更需要管理制度和管理活动中有意识的导向和推动。主副岗管理制度就是这种助推力，它可以促使馆员之间加强沟通与合作。

3.3有利于降低人力资源建设成本

1776年，亚当•斯密在《国富论》中提出劳动分工理论，这一理论在工业化大生产中逐渐形成并细分的固定化岗位应用的结果是大幅度提高了生产效率，在20世纪初福特汽车工厂高效率的生产流水线上得以充分显现，并成为泰罗“科学管理”理论的实践基础。但这种管理模式在提高效率和效能的同时，伴随而来的是员工逐渐丧失了工作热情和创新动力，从而产生倦怠，甚至发生员工和劳动组织系统的对抗。为了减轻这种副作用，人们开始采用了劳动岗位轮换的方法消减职业倦怠，图书馆也较普遍地采用了这种方法。“对于图书馆来说，在保证图书馆正常运转的情况下，按照一定的原则，有计划地让馆员轮换到不同岗位工作，能够改善岗位固定化带来的弊端，遏制馆员单调、枯燥的疲钝倾向，使馆员保持工作的新鲜感和工作热忱，有利于激发馆员的积极性和创造性，提高工作效率”。这种岗位轮换的正效应是显而易见的，但同时也带来了一些负效应，即每次轮岗时都需要有一个不稳定和过渡的过程，明显增加了工作任务、加大了工作难度；影响了工作衔接、削弱了经验积累；增加了办馆成本、延长了熟悉工作时间；引起职工的思想波动，存在具体实施时的阻力。与轮岗相比较，主副岗管理制度可以克服这些问题。与过去相比，无疑我们今天处于图书馆事业发展最好的时代，图书馆建筑、经费、技术装备、文献资源、服务网络、管理和服务理念、人力资源等各方面都达到了较好的发展水平与高度。但图书馆依然要发展，才能满足社会发展和经济增长对图书馆服务的要求。在各种资源无法大幅度改善和增加的前提下，简单的外延扩张式增长是不现实的，要实现更好的管理效率和服务效益，图书馆必须从内涵增长上下功夫。主副岗管理制度符合科学管理和人性化管理的基本原则，在其他社会部门已使用和推广多年，成效显著，那么图书馆也可以借鉴这种管理方法。目前，我国高校图书馆中已有广东药学院图书馆等实施了主副岗管理制度。图书馆通过在应用中不断进行探索和完善，使主副岗管理制度成为图书馆人力资源管理的一种基本方法，将其融入图书馆科学管理体系中，以实现图书馆管理和服务的高效率、高效益。

作者:尚艳秋单位:河南大学护理学院