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校园协同办公管理系统设计分析

高校校园办公系统涉及多个部门,如总务处、财务处、教务处与招生办等。传统校园办公系统下,各部门主管负责分配任务,明确各个部门应负责的事项和应统筹的数据。由于学生人数多,人工核对数据难免出错,且效率相对较低下,由此一来,数据使用方便可能做出错误决策,对校园办公产生冲击。因此,有必要充分发挥现代化技术力量,构建以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统。之所以创建这个系统,主要在于该系统具有以下完善的功能:工作流应用。该功能有利于一组人员合理地进行工作交互,使学生、教职工数据实现有序化处理;异地办公。以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统能支持用户随时随地访问并进行数据管理;信息录入。学生和教职工的姓名、电话、录取专业等多种信息只需要输入,便能实现多级权限自动分配,使不同用户了解自身权限范围内的学生和教职工情况,加之该系统具有信息查询与打印功能,便于用户及时调取数据或者对数据进行修改;数据共享。系统内部同一权限的用户能够查询并打印所需要的数据,或将数据导出成电子表格,抑或是对其进行二次编辑并归档;用户内部沟通。系统支持不同用户通过系统内部信息交流平台及时发送互动信息,全面提升工作效率,减少电话沟通。然而,以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统的以上功能还有待进一步完善,或做进一步设计与开发,这也是本篇文章探讨的重点。

一、设计系统功能模块,明确校园办公系统的整体架构

以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统应细化成五大模块,一是信息录入模块,二是信息管理模块,三是信息查询模块,四是信息打印模块,五是内部留言模块。其中最关键的是信息管理模块。为了提高用户处理数据和管理数据的效率,设计时针对部门差异设置相应的用户权限。不同权限下能看到的数据不同,但仅有符合用户权限范围时,用户才能对其数据进行更改与调整。

二、设计各部门的权利权限,做好相应的权限分配

不同部门具有的系统功能设计完成后,还应做好独立权限设计。此设计应根据各部门的具体工作职能来明确。其中,招生办主要负责输入新生的基本信息;教务处负责核对、调整、确认学生和教职工的信息,应具有一定的数据修改权限;学工处负责学生与教职工的宿舍安排与住宿状况更改;各系部对本系学生的各项信息进行输入,并做好专业分配;财务处需统筹学生住宿、系部学生登记情况,制作相关收费表格,并落实相关收费工作;总务处重在发放各种用品,每种用品都要有财务收据才可操作,且数据应扫描并输入到办公系统内,以防止纸质数据丢失无法找回。

三、设计简化的业务流程,提高数据等管理效率

以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统使用前必须要求用户登录,且每个用户权限均由超级管理员进行分配。其具体设置如下:首先是信息录入,主要指录入本校学生的各项基本信息。这些信息只有招生办用户有权登录操作,其他部门的用户不得登录该模块录入或修改学生基本信息;其次是信息管理。不同部门根据超级管理员分配中俄权限管理操作学生信息与数据;再者,设置每个已登录用户都能应用的信息查询、打印、内部留言板块。因为信息管理是以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统的关键,所以应适当地限制其中一些流程。如财务处在宿舍登记部门、系部暂未确定学生数据情况时,无法跨越以上两个流程对下达收费要求,并进行收费登记;同理,在财务部未对财务数据点击确定时,总务部不能发放相关用品。

四、设计系统各项细化数据库,提高数据专项管理效率

一般而言,以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统应包括六个细化的数据库,每个细化数据库有一个对应的表格。具体来看,一是由Admin超级管理员负责统筹各个用户及其权限的数据表;二是与专门分配、落实等有关的Class专业设置表;三是用户互动沟通的Gbook留言簿表;四是防止下载的NoDownload数据表,该数据内含长二进制的文件;五是User部门用户表;六是针对学生的StudentInfo学生信息表。

五、设计录入信息的具体项目,增强信息的完整性

以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统在信息录入方面应尽可能分配好以下细项:学生的姓名与性别、政治面貌、家庭地址、毕业学校、家长姓名、联系电话、学制、录取专业、录取状态、邮政编码、备注等。同时设置该模块仅由招生办用户可登录录入、修改和删除,从而提高信息管理的严谨性。

六、设计信息管理、查询与打印

以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统应设置信息管理、查询与录入功能,其中信息管理模块上,使用户登录后能对相应权限下的数据进行统一管理,包括对学生信息进行管理、对缴费信息进行确认等;信息查询设置两种查询方式,一是编号查询,二是姓名查询,同时,支持模糊查询。如嵌入关键词“陈”,便能查询到历来与“陈”有关的学生、教职工的信息与数据;信息打印设计与上相似,既可准确查询,又支持模糊查询。系统设计时,要尽可能细分打印模块,如将缴费金额分一打印模块、用品发放情况分一打印模块。

总而言之,以B/S结构为基础的校园协同办公管理系统应尽可能发挥自身功能,将数据资源、人工操作、校园办公事务相互联合起来,形成协同办公系统,从而极大程度地提高校园协同办公效率,增强校园办公系统用户的高效工作体验。

作者:王燕妮 单位:江苏省高邮中等专业学校

参考文献:

[1]赵宇星.基于B/S架构的智能协同办公系统的设计与实现[J].《吉林大学》,2014.

[2]胡雯.基于B/S架构的办公自动化管理系统的设计与实现[J].北京邮电大学,2014

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