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高校档案馆管理体制创新

1档案管理的相关概念解析

档案管理,也可以称之为档案工作,顾名思义,可以理解为对档案进行有效管理的工作。具体来说,档案管理,可以说是国家档案事业的基本组成部分,主要指的是企事业单位的档案室对档案信息和档案实体进行直接管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。从档案管理的发展历史来看,档案管理是从简单管理到复杂管理从手工管理到计算机管理、从经验管理到科学管理,从非独立系统到独立系统、从封闭系统到开放系统逐渐发展地随着网络信息化技术的不断发展,自动化与无纸化办公等事物逐渐出现,使得档案管理的模式发生了很大的变化。传统档案管理模式给客户所带来的服务就是:客户需要什么,就提供什么,而当代大时代数据背景下档案管理模式,会对档案用户的个体行为进行关注,并分析其客户档案利用的需求,从而为客户带来的服务更精细,更具有差异性。

2我国传统高校档案馆管理体制的问题

随着我国高校对档案馆管理体制要求的进一步提高,传统的高校档案馆管理体制已经不能符合现实中的需要。我国传统高校档案馆管理体制已经延续了较长的年限,该体制并没随着我国高校档案馆管理工作的实际需要而做出相依地调整,而且在近两年的研究中可以发现,传统高校档案馆管理体制中的问题越来越凸显出来。2.1高校档案馆管理体制老套。高校档案馆管理体制是指档案馆管理系统的结构以及其组成方式,也就是研究应该使用什么样组织类型的形式并且怎么样才能够将这些组织类型的形式最有效地结合成为一个合理、科学的有机系统,并且用什么样的技术、方法或者手段来实现高校档案馆管理的既定任务和最终目的。换句话来说就是:高校档案馆管理的体制是规定档案馆在各个方面的管理权范围、权限职责、利益团体及其相互关系的基本准则。但是,由于现行的高校档案馆管理体制并没有根据人们的实际需要而做出调整,所以,管理体制老套的问题已经持续了很长的时间。体制的合理与否直接决定了高校档案馆管理工作能否顺利地开展、进行,所以,必须对现有的管理体制进行改进、创新,保证该体制能够保持“鲜活的生命”,使其能随时根据实际地需要而做出相应地改变。2.2高校档案馆管理体制的设置不合理。高效档案馆管理体制的设置中最核心的内容是对高校档案馆管理机构的设置,档案管理机构设置的强弱直接影响到档案馆管理效率的高低以及其效能的大小,在高校档案馆的整个管理中起着决定性作用。但是,现阶段,我国高校档案馆管理体制设置不合理的情况时有发生,管理体制设置不合理让一些档案馆的工作人员工作积极性不高,使档案馆的工作中出现问题的几率升高,一方面没有发挥出档案馆管理在高校中的作用,另一方面也使得部分档案馆工作人员经常消极怠工,懒散地工作,不利于档案馆健康的发展。2.3高校档案馆管理体制不健全。制定管理制度从某种意义上讲,是高校档案馆的一项“立法”工作。好的“法”会促进档案馆管理水平不断提高,而坏的“法”就会给档案馆带来很多的麻烦。高校档案馆管理体制不健全,就不可避免地会造成坏“法”的产生。这就需要高校相关部分能够充分地意识到档案馆管理制度不健全可能会带来的不良影响,并且要最大程度上解决管理体制不健全的问题。体制不健全给高校档案馆管理工作带来很多的麻烦,不仅会使档案管理工作出现混乱,相关责任人应该承担的责任不够明确,而且这些管理体制并不能让档案馆员工心悦诚服地接受,甚至让部分的员工产生抵触的心理,不利于档案室管理工作的开展。

3探析我国高校档案馆管理体制的创新实施策略

高校档案馆管理工作是学校的重点工作之一,高校的档案馆管理错综复杂,传统的高校档案馆管理体制存在缺陷,使得档案馆管理工作存在一些不足之处,没有很好地发挥出档案馆管理工作的真正作用,同时也不利于高校的进一步发展,所以要想使得高校档案馆管理工作更科学、有效地进行,就必须对现有的档案馆管理体制进行创新,从根本上解决高校传统档案馆管理体制上的问题。3.1规范高校档案馆管理体制制定过程。要打破档案馆档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局,而且让管理体制更有效地发挥作用,首先要规范高校档案馆管理体制的制定过程。在制定相应地管理体制时,要尽可能多地听取档案馆管理人员的建议,让他们真正地成为体制制定的参与者,而不是仅仅的作为体制的遵守者。体制制定要尽量做到“人性化”,对不合理、不科学地体制内容要坚决摒弃,让每个工作人员都能够自觉地遵守高校档案馆管理体制。3.2制定的体制要符合实际的需要。高校档案馆管理体制的制定,一方面是帮助规范相关管理人员的行为,让他们能够明确自己的工作任务和目标,另一方面也能在工作出现问题时对相关人员的惩处做到“有法可依”,让接受惩罚的人心服口服。当然,无论最后制定的管理体制是什么样的,要遵守的基本原则是要符合高校档案馆管理工作是实现需要,不能符合现实需要的管理体制是没有任何意义的,对于高校、工作人员来说如同虚设,发挥不出管理体制应该发挥的作用。3.3体制要保持活性。传统的管理体制没有随着高校档案馆管理工作的实际需要而做出相应地改变,所以随着档案管理工作越来越复杂化,该管理体制已经越来越不能满足实际的需要,最终被人们所淘汰。而要符合我国高校档案馆管理体制的创新要求,首先要使得制定出的管理体制保持其应有的“生命活性”,而保持其活性的最好做法是,让相应的高校档案馆管理体制制定者能根据高校档案馆管理工作的实际需要随时地进行调整。只有人为地赋予其活性,它才能真正地随着高校档案馆管理工作的开展而逐渐地成长。总而言之,我国高校传统的档案馆管理体制存在一些不足,所以要对我国高校档案馆管理体制进行创新。为此,首先从源头改变,即规范高校档案馆管理体制制定过程,保证体制本身的科学性、合理性;其次,要使制定的体制符合实际的需要,让制定的体制能真正地在实际工作中发挥出效力;最后,要使制定出的体制保持其活性,也就是要让体制能够根据实际的需要人为的做出相应的调整。

4结语

高校档案管理工作作为高校管理工作的重要内容,它所具有的作用是不可小觑的。时代在发展,人类在进步,我们的管理必须跟上时代的潮流才能真正发挥其作用。从今天的眼光与视角来看传统的档案管理体制,会发现它存在很多的问题,如管理体制具有不完善性,其设置不合理并且较为老套等。由此看来,传统的档案管理体制已经无法满足当前高校的发展需要,不能与当前社会发展相适应。因此,创新高校档案馆管理体制势在必得。

参考文献

[1]陈涛,肖映华.信息环境下高职院校档案管理的创新与发展[J].当代教育论坛,2008(2):72-74.

[2]许珍花.微信平台在高校教学档案信息服务中的特征与模式分析[J].办公室业务,2016(7):27-28.

[3]赵兰凤.高职院校在档案管理专业人才培养方面应发挥主导作用[J].林区教学,2018(1):123-124.

作者:张浩霖 单位:吉林财经大学

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