高校档案分层管理模式的构建

摘要：随着我国高等教育的不断发展，并日益呈现出多元化、规模化的特点。我国高校教育工作中的分层特点也在逐渐的显现。我国高等教育出现分层的现象，从某种意义上来说是现代化社会发展的需要和高校自身进步的而自然形成的。按照高校内部的分层特点、资源配置的情况以及校内资源保有量的差异性，可以把高校档案面对的对象分为三层，分别是高层、中层和低层，在档案管理工作中采用分层管理的方法。本文简要分析了高校档案分层管理模式的构建，仅供参考。

关键词：高校档案；分层管理；模式；构建

档案的分层管理是指，为管理对象分层，规划出对应的管理任务，管理方法等，并展开对应的管理工作。在高校的档案工作中，应该注意考虑资源的配置情况，详细对档案对象开展分层工作，并且按照不同层次的管理标准，计划对应的管理方法、管理任务以及管理的职能等，最终构建出档案分层管理模式，这也是高校分层特点下档案工作发展的必然选择。

1构建高校档案分层管理模式的必要性

1．1适应于高校分层的特征

我国高等教育逐渐呈现出多元化和规模化的特点，高等教育分层的特征也随之显现。从某种意义上来说是现代化社会发展的需要和高校自身进步的而自然形成的。然而，在其中的关键作用还是政府对高等教育中分配的资源差异因素。从微观的角度上讲，高等院校中对于教育资源的分配过程中也会出现很多问题，比如不均衡的配置情况、不科学的结构的问题等。尤其缺乏的是档案以及其他专业技术的岗位。高校内部的档案机构获得有关资源的水平由高校的层次与其中教育资源的配置决定。高校的教育资源有人力、物力与财力，同时这些资源之间的配置情况还能够决定高校档案工作的质量。高校的档案工作中需要利用适合资源配置情况的发展规模，只要这样才能促使有限的资源能够创造出良好的经济效益。

1．2档案内部资源保有量差异的必然结果

如果将高校档案事业获取的人力资源、财力资源、物力资源等称为外部资源，那么高校档案部门自身的资源储备就称为内部资源，高校档案部门内部资源的保有量也是决定高校档案事业建设规模的核心要素。档案实体、档案信息、档案编研产品等都是内部资源的组成形式。不同高校其档案资源的保有量存在较大差异，这些差异以物化方式或数字化方式体现出来，如案卷数量的差异、数字化档案资源占据存储空间的差异、档案编研产品数量与质量的双重差异等。档案内部资源保有量与高校层次呈正比例关系，档案建设不仅能获得更多的外部资源，同时也具备更丰富的内部资源作为支撑。因此，结合内部资源的特点与特色，构建分层管理模式，是高校档案事业建设的现实选择。

2构建高校档案分层管理模式的意义

2．1有利于促进资源的合理配置

立足于宏观的角度，高校档案的分层管理工作应该考虑到内外部资源的有限特征，建立与教育资源相匹配的管理模式，以防出现盲目开发和利用资源的浪费现象，促进对资源的科学利用以及合理的开发，促进资源的合理配置;立足于微观的角度，分层管理档案的工作应该解决管理部门中的人力、物力与财力之间的分配问题，在管理档案对象分层特点时，确定管理的目的，在管理目的的指引下配置资源，这样能够资源的重新整合和激活。

2．2有利于解决高校档案管理中的同构同质问题

高校在进行档案管理工作的过程中，会以不少企业为标杆。比如某市的大学档案馆在档案行业中都处于前列，会吸引不少其他高校的档案机构来参观。但是不管是哪所大学的档案管理模式，都无法被模仿或者复制。现阶段的管理模式、管理方法以及考察系统的推动下，高校档案管理中的同构同质问题一直存在。不同高校承载的校园文化以及历史发展的厚重感都存在着一定的差异，档案是文化发展中的关键载体，高校的档案工作需要具有属于自身的文化特征，才能保持住恒久的生命力。构建档案的分层管理模式，有利于发挥和创造档案工作特有的优势，并以此为方向，解决在档案工作中的同构同质问题，更加深入地保证高校的档案工作的发展。

2．3有利于提高高校档案工作的水平

档案管理工作的效益发挥有一定的滞后性。因此，高校的档案工作正在面临着来自学校核心工作的威胁，比如教学工作、管理以及科学研究等。高校的档案工作在良好、宽松的环境下发展的前提是，展现出高校档案工作对高校未来发展的关键作用以及现实意义。促使高校档案工作保持住活力，需要采取可行的方法进行改变和创新，打破传统的盲目管理的结构，对管理对象与管理目标进行分层管理，解除管理人员对档案管理的力不从心。促进管理目标的确定，提高高校档案工作的水平。指导不同层次档案工作对象站到对应的层次，促进相应层次的档案管理工作，提高档案管理工作的业务水平，推动档案工作以及高效教育中的科学研究、教学、管理等各方面的均衡发展，互相协调的发展，发挥出档案在高校中应用的价值。只有努力提高高校工作的质量，并以档案管理工作为核心，才能实现高校档案工作在高校发展进程中的战略目标。

3高校档案分层管理模式的构建原则

3．1依法治档原则

构建高校档案分层管理模式有利于促进高校档案事业的进一步发展，而且依法治档的原则能够推动高校档案工作的科学发展。在监理分层管理模式的过程中，需要保证遵循法律制度，加强依法治档的工作，以此保证法律规定的执行程度。一方面，高校档案分层管理模式应在相关法律法规的指导下构建;另一方面，推动这一模式向纵深发展，也需要相关档案法律法规的修订与完善，尽可能做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，用档案法治保障高校档案事业的科学发展。

3．2适度规模原则

在构建高校档案分层管理模式的过程中，应该遵循适度规模的规则。根据高校的运行规模、校内教育资源的保有量以及资源的配置特点，进行科学的规模建设。分层管理工作的作用在于防止运用管理对象的单层特点处理问题。在对管理对象进行分层后，促进管理方法的分层。明确适度规模就意味着在处理管理对象的分层问题。明确适度规模也是科学地规划、控制以及指挥管理方法的基础。遵循适度规模的规则，有利于防止将单层次的管理方法运用到不同层次的管理工作中，促进资源的合理配置，创造出适度规模的效益。

3．3分类适用原则

以高校建设规模、内部档案资源保有量与资源的有效配置为依据划分档案建设规模，解决建设对象的分层分类问题。针对不同层次的建设对象，应体现出层次化的管理手段与衡量标准。对不同的建设对象，管理方法的导向性不同，最终管理目标也不同，这是高校档案分层管理模式的基本指导思想，也是构建原则。管理手段与评价指标的设计与执行需要坚持分类适用原则。

4高校档案分层管理系统模型设计

在高校档案分层管理模式构建原则下，构建分层管理模式的基本思路是以高校层次、资源的有效配置、档案内部资源的保有量为依据合理划分档案建设对象的层。总体来说，高校档案分层管理模式需要从对象层、管理层、评价层三个层面同步构建。

4．1对象层

通过对某省多家不同规模高校档案建设情况的调查，高校档案建设对象的层次分明，与高校层次交相呼应，基本呈现高、中、低三个层次。层次差别主要通过案卷数量、人员数量及构成、经费投入、数字化进程、编研能力、科研能力六个要素体现出来。建设对象三个层次在数量上有规律可循，从低层对象到高层对象，数量依次减少。因此，在系统模型中，用金字塔式来表现建设层三个层次的数量与层次状态，从金字塔顶端到底端依次是高层对象、中层对象、低层对象。

4．2管理层

管理层依据对象层的划分确定管理目标与管理策略，管理目标的制定要考虑资源的可承受程度，管理策略的选择则需在管理目标的引导下进行。高层对象上述六要素的充盈度高，具备充足的资源与技术基础完善利用服务，服务是管理的侧重点;中层对象具备一定的资源基础，信息化工作相对滞后，技术是管理突破;低层对象各要素状况都较为疲软，强化内容，加强档案资源建设是管理重点。因此制定管理目标与选择管理策略的基本思路应是:高层对象坚持服务的导向性、中层对象坚持技术的导向性、低层对象坚持内容的导向性。

4．3评价层

评价层针对管理层的实施效果做出评价，对管理目标的实现程度进行定性或定量评估，以检验管理目标的实现状况与管理策略的适用状况。针对高层对象的服务型管理，服务质量与服务效率是评价重点，因此应以用户满意度评价指标为核心展开综合评价;针对中层对象的技术型管理，则应侧重于信息化评价指标，对软硬件设施配备以及网络技术等的运用情况进行重点评价;针对低层对象的资源型管理，则坚持以馆藏优化程度为评价重点，对各类别档案收集完整程度进行重点评价。高校档案分层管理系统模型搭建了高校档案分层管理模式的战略框架，为进一步研究奠定了基础。

5结论

高校本身的层次和高校对于教育资源的配置情况决定了高校的档案机构获得资源的水平。其中包括对人力、物力以此财力资源的配置。同时，这类资源的配置也决定了高校档案管理工作的效率和水平。高校档案工作需要与校内资源的配置情况相协调，唯有如此才能促使有限的资源创造出最大的效益。在高校档案管理工作中，应该善于应用创新管理机制，敢于创新和改造，打破传统的盲目跟随的档案工作结构，将管理对象与管理任务进行分层，指导不同层次档案工作对象找到对应的层次，促进档案工作与高校的教学工作有效地发展、配合协调，在高校的教学或管理工作中完全地发挥出档案资源的价值，从根本上提高高校整体的工作水平。

作者:詹秀琴 单位:福建省泉州幼儿师范高等专科学校

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