高校管理档案体系创新思路

1档案管理创新体系建设

1.1管理思路上的创新

档案管理是一门管理科学，他是社会科学的重要分支。因此，加强档案管理体系建设，必须更新档案管理的观念。观念的创新，主要包括：一是解放思想，更新观念，牢固树立利用者至上的观念。由此，就要注重档案管理的收集、整理和技术保护工作，积极开发检索工具，尤其是重视现代化管理的投入和使用。要克服高校档案馆（室）盲目追求“小而全”、“大而全”的错误认识，做到“以藏为主、藏管结合、藏用结合、特色至上”。观念的创新主要是档案工作者思想的解放、工作方式的改进、工作效率的提升。思想解放是基础，创新管理是前提。在观念创新的过程中，始终贯穿着管理思想的创新，整个体系创新的效果受观念创新的影响和制约。进行思路创新，需要对档案进行法制化、知识化、社会化和现代化的管理。本着“以人为本，主动服务”的理念，档案工作者要不断满足高校管理者、教师、学生，甚至社会的需求，作为档案管理工作的中心环节和价值趋向。二是提高新时期高校档案馆（室）藏档案的科学化水平。高校档案馆（室）是高等院校实现教学任务和教学管理的依据，而档案是反映高等院校各项工作的真实历史记录。因此，也可以说，高校档案馆（室）是高校的信息资源中心。这个信息资源库管理水平的好坏，直接影响着信息资源的利用水平。因此，科学管理高校档案信息资源，是有效发挥档案资源优势的基础和条件。高校档案馆（室）科学化水平，主要包括齐全的档案来源、高质量的档案整理水平、科学的技术保护配置、现代化的利用设施和高素质的档案工作者。这些基本的因素，都需要有足够的经费加以保障。也就是说，思路的创新并不是一蹴而就的，而是需要长期加以养成的结果。就经费投入而言，首先是要坚持长期投入的思想，只有投入才能有产出，经济建设如此，信息资源开发也同样如此；其次是要逐步加大投入，要不断更新信息管理的硬件和软件，加大对档案管理人员的继续教育，以适应社会和档案事业的快速发展需求。同时，要有重点、有计划地采集高校管理者、教职工和学生用户等的需求调查，比如，对管理者而言以利用综合性档案为主，对科研工作者而言以利用技术档案为主，对教师队伍而言以利用教学档案为主，对学生而言以利用学籍档案为主，对高校阶段性工作则有阶段性工作特点等等，找准了自己的位置和服务的方向，进而在一定程度上为档案利用者提供及时、准确、高效的服务。三是创新档案管理方式。通常情况下，通过评价管理水平，对档案管理的好坏进行确定。在评价档案馆管理水平的过程中，需要对实际情况进行综合考虑，场所、设备，以及馆藏等不再是单纯的侧重点。对于档案馆来说，实施档案管理的重点应该是开发利用资源的程度和服务效果。通过对档案馆的管理工作重心进行相应的调整，进而在一定程度上将管理馆舍设备、档案资料向管理用户和档案员转变。作为档案管理人员，需要面向用户，接近用户，不断了解客户的需求，拉近馆员与用户之间的关系，进而在一定程度上为客户提供优质的服务。四是人才资源管理上的创新。党的十八大明确提出，要加强人才队伍建设。作为高等院校档案馆（室），需要将人才资源作为第一资源，进一步克服高校档案工作“见物不见人”、“重使用，轻培养”的思想，有针对性的培养和造就一支“作风正、素质高、工作实、技术精”的复合型高校档案队伍。首先，要重视现有档案专业人员的继续教育工作，这是提升队伍履职能力的捷径；其次是把好进人关，要把征招学历高、善钻研的高素质人才征招到高校档案馆（室），以此作为提高队伍素质的关键；其次，要建立合理的激励机制，能者上庸者下，对表现突出的档案工作者要在职称、职务、福利等方面予以倾斜，克服“干好干坏一个样”的不良现象。

1.2创新管理模式

一是通过转变角色进而转变职能。高校档案馆作为机关部门，通常情况下都是非独立结构，不能进行决策，通常情况下，挂靠在校办或者校办的一个科室中，执行相关的政策是其主要职责。在一定程度上，这种管理模式难以适应办学需要。随着高校管理体制改革的不断推进，高校管理者逐渐意识到档案管理工作的重要性。因此，在改革高校机构的过程中，将档案管理从校办或其他部门分离出来，将其确立为直属单位，进而成为管理档案的职能部门，并逐步走向决策者职位。二是加强高校档案管理的前瞻性研究。高校档案管理工作的主体地位形成后，需要对学校档案管理的未来进行不断的强化，进一步对档案管理和高校发展的前瞻性特点进行把握，进而在一定程度上全方位地研究档案资源、人力、开发，以及外部环境等，使得档案机制高效运转、管理有位。对于高校档案管理科学化水平来说，要向创造性方向转变，为高校档案管理工作营造良好的环境氛围。

1.3创新管理手段

一是创新信息化管理手段。由于我国经历了一个计划经济时代，因此，在档案管理方面依然具有计划经济运行和行政模式的浓厚色彩。在高校中传统性倾向普遍存在着，依然通过手工的方式对档案资源进行管理，进而在一定程度上对高校造成严重的影响，可喜的是，这种现象已被多数人所认识。转变这一行为，逐渐成为高校档案管理改革的重点。二是注重管理手段的多样化。在对高校档案管理科学化信息化管理的基础上，不能放松和丢掉传统方式的管理，防止从一个极端走向另一个极端。而是要搞好二者的结合，以提高工作效率和工作质量为根本。

2高校档案管理创新与实践

2.1树立人本管理理念

通常情况下，人本管理是知识管理的核心，通过发挥馆员的能动性，内凝外联，创新改革，进而实现整体推进。进一步加大校内宣传的力度，争取学校相关部门的理解和支持，进而将学校档案工作不断推向新层次、新高度。

2.2加强信息资源建设，整合资源

一是优化组合馆藏，进而提高档案资源的利用率；二是利用信息技术。选择相应的档案管理软件，对于数字信息进一步发掘、整理和使用，设计一个多功能网站，在一定程度上吸引客户，进而指导用户直接使用各种网上资源。

2.3管理人才资源

一是馆员通过聘任竞争上岗，通过对岗位和工资待遇进行分级，进一步激发工作人员工作的积极性和主动性。二是完善的激励机制。借助岗位轮换制，鼓励馆员轮岗，在馆内带动知识的流动，使全体馆员在工作中不断成长。三是继续在职培训。对馆员加强在职培训的力度，进一步更新和扩充专业知识，避免馆员的知识结构出现老化，进而停滞不前。四是调整管理与利用的关系，平衡部门间的利益。在许多国家，档案作为机密，是不能进行公开的，通常情况下，需要以国家利益为重，不能牺牲国家的政治利益，对国家的政治安全构成威胁。为此，需要与时惧进，对这三个关系进行正确处理，进而在发展中不断创新，在创新中实现发展。

作者：白秀琴工作单位：平顶山工业职业技术学院