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物资招投标规范化管理探析

1引言

保证物资的采购质量是促进企业发展的重要基础。如何使用资金、降低采购成本是需要重点考量的问题。自市场经济体制确立以来,物资招投标采购体制逐渐完善并被应用于企业的管理工作中,有效避免了因招投标失误造成的企业资产流失或资金浪费问题。

2物资招投标管理现状

随着当前社会经济的发展,企业经营规模不断扩大,特大型企业日益增加。传统的多级物资采购、分散存储和多点供应的物资管理模式已经不能满足现代企业快速发展、快速采购供应的管理要求。为维护企业经济利益,使得物资采购程序合法合规,需按照企业的物资招投标管理模式进行物资采购。但是在实践过程中,由于受到个人专业知识、错综复杂的社会信息以及企业管理守旧思想等因素的限制,物资采购程序不能完全做到公平、公正、公开,物资采购程序流于形式,走过场成为惯用的采购方式,缺乏真正意义上的公平竞争,难以实现物资采购程序合法化和效益化最大化的目标。

3物资招投标管理中存在的问题

3.1招投标管理随意性强。①有些企业未建立规范的招投标管理制度,使得企业对外的招投标工作处于被动状态,未对招投标工作中的问题进行分析沉淀,企业招投标管理制度得不到有效的延续和完善;②对于物资招投标工作,应当建立规范的管理系统。但是在我国,企业之间没有统一的标准,各企业间的物资招投标工作也存在较大的差异,造成招投标工作中物资采购不规范,物资采购质量低下;③企业应建立供应情报系统,多方面深入全面的分析供应商数据信息。当前很多招投标企业会将供应商的信息作为提升自身竞争力的主要途径,大数据时代招投标数据信息量增大,企业通过招投标形式对采购价格予以确认,供应商为了充分展示自身能力水平,将供应商资格、信誉、业绩、质量和服务能力等信息报给企业。企业收集了大量的数据信息但不具备数据信息分析能力,繁杂的数据信息得不到有效合理的应用;还有一些供应商提供虚假信息,如品种、质量、价格等,如不进行分析判断直接应用,会给企业带来很大的损失。因此,企业必须应用大数据系统,进行物资采购信息管理及分析,了解供应商的行为习惯、技术、质量、价格等各种服务形态,为招投标工作提供全方位服务。3.2招投标管理综合评价差。①物资招投标的管理不仅与各方利益挂钩,且与行业内的规范建设紧密关联,需严格监管;②部分供应商也会勾结其他投标人在投标过程中进行围标,而这种问题的管理仍然处于真空状态。若未对竞标单位进行比对和综合评价,未对评估项进行定量和定性分析,无法公正客观的评估,造成评标失败;③在评标过程中,部分评标工作人员不能秉持公平、公正原则,造成具有竞争实力的竞标单位被排除在外;④评标人员的综合素质水平不高,未对评标人员实施奖罚机制,加大了评标质量的不可控因素。

4物资招投标规范化管理对策

4.1物资招投标管理的规范化处理。4.1.1优化物资招投标管理流程。优化招投标管理流程中需注意以下几点:①按照招投标物资的类型实施差异化登记管理。依据物资采购项目的技术要求,从物资成本和重要性进行排序,将物资采购分类进行等级管理。对于价值较高且较为重要的物资采购作为重点管控对象;对于不同类型的物资应当采用不同的招标方法,常用的有年度集中招标、定期集中招标和单项招标;②规范管理年度物资招标计划,招标计划应当作为企业内部管理的重要内容,保证招标计划符合企业发展的实际情况。与此同时,应当注重招标计划的实施管理,严格落实考核制度;③加强对投标人资质的审核。作为招标人,需对投标人技术、信誉和设备等相关情况进行严格审查,选择信誉度高、经济实力强的投标人参与投标,保障物资采购成本和供货质量。4.1.2健全招投标管理机制。招投标管理,需要跟踪项目实施的全过程,建立健全招投标管理机制,在保证投标人权益的同时保证按期交付产品,招投标工作流程如图1所示。招投标管理人员需严格按照《中华人民共和国招标投标法》和《企业招标管理办法》组织招投标工作,最终签订物资采购合同,并将合同分发至企业各个职能部门,对合同执行部门实施合同交底工作。同时,为保障招投标及合同履约的顺利进行,招投标管理人员需注意以下几点:①建立信息反馈机制,加强招标人和投标人之间的有效沟通,保证招投标图1招投标工作流程示意图阶段信息的全面性和真实性,若发现有违规行为,立即上报企业监管人员;②加强合同履约过程的监管,严格参照企业或行业合同范本起草和编制合同,内容必须规范、全面、系统,并由法律顾问审核合同文本,降低因合同条款不严谨或合同漏洞等因素而引发纠纷案件;③做好合同争议的协调工作。在双方执行合同过程中若发生合同争议,招投标管理人员需立即组织进入调解阶段,联合双方进行友好协商,若协商不成,则按合同约定的争议解决方式处理。4.2加强招投标各方参与者的管理。因招投标过程中的参与单位众多,为保证物资招投标过程的顺利实施及管理规范性,需加强对招投标各方参与者的管理工作。①加强对招标代理机构的管理和信息交底,明确企业招投标管理规范和机制,明确招标代理业务的工作性质和工作范围,监督招标代理机构严格按照规范流程操作,避免出现市场违规行为。同时,为保证物资采购工作质量,需定期组织人员学习新的法律法规和标杆企业先进的管理经验。②加强供应商的管理。优秀的供应商决定了企业物资的采购成本和供货质量,供应商的管理主要集中在经营状态、技术水平、履约能力、财务状况、售后服务等方面。做好供应商考察工作,通过行业内供应商推荐、来访供应商登记、激励已合作的优秀供应商长期合作等途径,做好优秀供应商的储备工作,建立企业合格供应商库。③建立评标委员会,保证招投标过程的公开透明。对于评标委员会成员,需严格核查评标专家的资质、专业类别,建立《评标专家库》,依据招投标物资的类别选择相应专业的评标专家,保证评标的客观性、公正性。4.3加强评标定标管理。4.3.1评标企业可根据自身需求采用综合评估法或经评审的最低投标价法。4.3.2评标委员会。(1)评标委员会由招标人依法组建,负责评标活动。(2)评标委员会成员人数为5人以上单数,其中技术、经济等方面的专家不少于成员总数的2/3。评标委员会主任一名由评委会成员推举产生,主持评标工作,评委主任与其他成员具有同等表决权。评标委员会成员实行主动回避制度。(3)评标工作由评标委员会负责,并邀请招标人有关监督部门对评标过程进行全程监督。4.3.3评标原则。(1)根据《中华人民共和国招标投标法》等相关规定,遵循公平、公正、科学、择优的原则,反对不正当竞争。定性的结论由评标委员会按少数服从多数的原则,以记名投票的方式决定。(2)投标文件及招标文件是评标工作的首要依据,投标文件必须符合招标文件的要求。(3)开标后,凡属于对投标文件的审查、澄清、评价和比较的有关资料以及与评标有关的其他任何情况均严格保密。(4)在投标文件的评审和比较过程中,投标人向招标人和评标委员会施加影响的任何行为,都将会导致其投标被拒绝。4.3.4评标程序。(1)评标前准备工作。(2)先开标再评标,开标做好开标记录。(3)对投标文件进行初步评审,包括资格审查、投标文件符合性和响应性评审。(4)对通过符合性评审的投标人技术标(资信部分与施工组织设计)进行评审(技术标资信部分的设定视招标项目类别而定)。(5)最后进行商务标评审。(6)有答辩要求时,通知投标人就投标文件中的内容进行答辩。(7)对投标文件进行澄清和补正(如有时)。(8)提交评标报告。4.3.5评标报告。评标委员会完成评标后,应当向招标人提交记载以下内容的书面评标报告:(1)基本情况和数据表;(2)评标委员会成员名单;(3)符合要求的投标一览表;(4)废标情况说明;(5)评标标准、方法或者评标因素一览表;(6)经评审的价格或者评分比较一览表;(7)经评审的投标人排序;(8)澄清、说明、补正事项的纪要;(9)附件:招标文件领取记录表、投标文件送达记录表、评委签到表、招投标过程中招标人与投标人来往函件、评标过程中各种评分记录表等。评标委员会决定否决所有投标的,应当在评标报告中说明具体理由。评标报告由评标委员会全体成员签字。对评标结论持有异议的,评标委员会成员可以书面方式阐述其不同意见和理由。评标委员会成员拒绝在评标报告上签字且不陈述其不同意见和理由的,视为同意评标结论,并由评标委员会作出书面说明并存档。4.3.6中标候选人公示。评标结束后,评标委员会需仔细阅读投标文件并进行评分,依据得分高低现场选出中标候选人,招投标企业按照企业管理规范要求,发布中标候选人公示公告。4.3.7中标结果公示。中标候选人公示结束后,招投标企业按照企业管理规范要求,发布中标结果公示。4.3.8定标。中标结果公示完成,评标委员会并签发《中标通知书》。在意外情况下,需要上报至企业招标管理委员,经协商后定标。个别投标报价与市场价格严重不符的,需调查市场行情再决定。对于个别招标项目,评标委员会决定其不具有竞标资格的,或有充分理由认为其具有串标嫌疑的,需宣布该项目流标,重新组织招标工作。

5结语

在物资招投标采购中,应规范采购行为,确保物资采购质量,降低采购成本。所以,建立一支高素质的物资采购和管理队伍,建立物资招投标规范化管理制度是搞好物资采购的基本保障。

参考文献

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作者:张晓燕 单位:中国水电建设集团房地产(长沙)有限公司

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