档案规范化管理探讨

档案管理规范化是实现档案管理现代化的主要指标，有利于提高单位的工作效率，提高档案的利用率。把握好档案管理规范化的重要环节能够提高事业单位的竞争力，促进单位的健康持续发展，为单位的运行决策提供正确的方向。为了更好地适应时代的发展，更好地迎接新的挑战，卫生事业单位档案规范化管理必须抓好前提基础，抓住关键环节，抓牢安全保障。

一、抓好文件制定收集的前提基础

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。卫生事业单位的档案管理与其他单位还有所不同。医疗档案、科研档案都具有一定的保密性和特殊性，自实行全民医保和住院报销费用的比例增加，随之而来的工作量及需要存档的相关资料也就有所增加，要求也就越高，对存档资料的要求就越要严格，既要真实可靠又要全面系统，以备历年查阅。会计档案要严格执行《会计法》《会计档案管理办法》等相关规定，必须要财会科长、分管院长、院长签字审批层层把关。

二、抓住材料立卷归档的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题。一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。资料室人员分工明确，每个环节、每类资料都专人把关、专人管理。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素，因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

三、抓牢档案保密管理的安全保障

（一）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的原则是：正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。（二）注意档案涉密情况的变化。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：一是建立划定密期制度，以便届满自行解密；二是建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆、室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；三是建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。（三）强化档案管理人员责任意识。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。（四）提高档案管理人员保密意识。档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。（五）加强档案库房安全规范化管理。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一问办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理是做好档案保密，维护档案安全的基本保障。

作者:耿强 单位:淄博市张店区人民医院