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老农保档案规范化管理探讨

伴随着城乡居民社会养老保险的全面开展,起始于1993年的老农保,经过二十多年的发展,已经完成了应有的使命,到了应当退出历史舞台的时候。然而,由于当时条件的限制,老农保的原始档案以手写材料为主,存在错、漏、字迹模糊等不足之处,给后继的档案规范化管理造成困难。为此,需要多部门通力协作,群策群力,密切配合,才能解决老农保档案遗留的历史问题,为档案的规范化整理奠定基础。

一、老农保档案的特点

(一)时间跨度大,原始凭据收集难度大。老农保业务开展之初,委托各乡镇(街)民政办主任具体经办,然后把原始票据材料交给县居民保中心统一汇总保管。由于乡镇(街)各自为政,标准不统一,几乎都是手写的原始凭据,大都只有参保人的姓名,没有身份证号码,同乡镇(街)同村(居)委会同姓名的参保人时有发生,给参保人的身份鉴定增加了困难。而且从1993年启动的老农保,经历二十多年的发展演变,档案的原始凭据退化严重。纯手工书写以及复写的材料,个人保管不当造成字迹模糊,原始凭据丢失等现象时有发生,增加了原始材料收集鉴定的难度。(二)参保人员来自各行各业,人员性质多种多样。老农保的参保人员包括军人,企业职工,村干部,民办教师,新婚夫妇等各个行业的人员,人员性质复杂。按照当时的制度设计,参保人员只需一次性缴纳保费后,就可以安心等待到六十周岁后领取养老金,在缴费后与领取养老金前不再与养老经办机构发生关系。后来随着养老制度的完善和社会的发展,人员流动性大,个人工作单位的变动,参保人员的动态变化导致了老农保原始凭据的失真。(三)原始材料错、漏、丢失现象时有发生。1993年老农保刚开展时,电脑尚未普及,后来虽然有了老农保操作系统并实现全省联网,但是这套操作系统不够成熟,无法实现自我纠正错误的功能。对照手写的原始凭据,直接录入一代十五位身份证号码(相当多的参保人员没有身份证号码),姓名,工作单位,数据将错就错,给以后的档案管理埋下隐患。

二、老农保档案管理中存在的问题

(一)档案缺乏统一的标准1993年刚开展老农保时,全国尚无一部与社会养老保险档案管理相关的全国性法律。老农保档案主要依据各地相关部门制定的规章制度进行,各地的档案管理各自为政,自行其是,从而造成档案在实际工作中方法多种多样,既有采用电子表格,也有使用纸质材料。直到《社会保险业务档案管理规定(试行)》(第3号令)由国家档案局和人社部共同颁布实施后,老农保的业务档案才真正走上正轨。(二)档案管理人员缺乏统一的组织培训老农保业务开展之初,没有设置专职的档案管理人员,档案管理人员也是临时任命,突击一阵后又转入本职工作,很少有专职人员来管理档案,造成政出多门,多人分阶段突击档案归档。由于档案管理人员变动频繁,又没有统一组织培训,造成档案管理人员素质参差不齐,缺乏工作的连续性。各地依据地方规定各自为政,自行其是,造成政出多门,很难形成一个统一的整理标准,无法实现档案的规范化管理。(三)档案的配套设施落后档案材料随着参保人员的增加而增多,需要存放档案的空间也越来越大。以仙游县为例,1996年老农保参保人员仅有4263人,到2011年猛增到11421人。巧妇难为无米之炊,参保人员的骤增给档案管理带来了压力,造成档案库房的容量严重不足,挤占了查阅室的空间,给档案的查阅利用造成不便。老农保档案管理数字化程度低,查询以手工为主,造成档案的查询利用效率低下,影响档案后继的进一步编研开发和利用。

三、关于做好老农保档案管理工作的建议

(一)充分发挥各个职能部门的优势,齐心协力,分工合作,共同对老农保原始材料进行把关。由于老农保的参保人员来自军人,企业职工,民办教师,村干部,新婚夫妇等各个行业,人员性质复杂,相应地由县城乡居民社会养老保险管理中心牵头,召集武装部,社会劳动保险管理中心,教育局,乡镇(街)召开动员大会,统一部署,统一思想,统一行动,把老农保的原始档案信息分门别类进行打印,分发给相关部门进行比对核实,纠正原始档案信息中存在的错误,并把纠正后的数据与公安户籍数据比对,把原来的十五位的第一代身份证号码升为十八位的第二代身份证号码。确保比对后的档案数据真实可靠,更好地为档案的信息化建设服务。(二)建立健全老农保档案管理制度,保障老农保的档案管理走上规范化轨道。老农保的档案由《注销(给付)领取申报表》、《保险证》(保险证遗失的,应附有《遗失声明》)、身份证复印件、《老农保个人账户基本情况》、《转移申报表》、户口转移证明或参加其他社保证明、继承人或指定受益人身份证复印件七个部分组成。老农保的业务档案应按年度以县(区)为单位将同一年度所有业务档案集中装订成卷存档,县(区)级经办机构保存的缴费记录卡应集中装订,但应在上面注明参保人的具体情况。县(区)级城乡居民社会养老保险管理中心作为基层老农保经办机构,负责老农保档案材料的收集、分类、整理归档等具体事务。根据《福建省老农保与城乡居民保制度衔接过渡经办操作办法》的通知,老农保业务档案的管理分为退保档案,保险关系转移人员(包含参加其他社保)档案,参保人员死亡档案三种处理类型。根据文件的通知要求,对老农保档案的三种类型七个组成部分的材料归档整理时,应当严格遵循工作原则,明确老农保档案的分类依据,把相关的材料归档存档,便于实现档案的规范化管理。(三)不断完善配套设施,加强对业务档案管理人员的相关知识及信息操作系统使用的培训。工欲善其事,必先利其器。建设好档案库房及配套设施,可提高档案的查询利用及编研的办事效率。我县参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》的要求,于2012年将原来的铁皮柜换成密集架,档案库房的面积由原来的30平方米增加到80平方米,还配备了档案专用电脑、扫描仪、复印机及查阅室,切实提高了查询利用及编研的效率。利用现代化的管理手段,既提高了办事效率,又减轻了档案管理人员的工作量,也为档案的后继利用开发提供了一个结实的平台。档案管理人员的能力和水平的高低,决定了档案管理精细化的程度。老农保的经办流程和档案管理息息相关,必须在熟悉老农保整个经办流程的基础上才能确保档案管理的规范。本人作为专职的档案管理人员,为了更好地胜任档案管理工作,多次参加省、市城乡居民社会养老保险管理中心及档案局举办的老农保业务和档案管理信息系统的操作培训,不断提高本人的业务素质和档案管理水平,增强了对档案管理软件的实际操作技能,更好地把档案管理与参保人利益,社会效益结合起来。

四、结束语

老农保档案是老农保经办业务的重要原始凭证,也是保障参保人利益的主要依据。保管好老农保档案是《福建省老农保与城乡居民保制度衔接过渡经办操作办法》的具体要求,也是老农保业务经办不可或缺的环节。老农保档案管理水平的高低,将直接影响到档案的后继查询和编研利用的效率。特别是随着我国社会养老保险事业的发展,老农保必将被城乡居民社会养老保险所取代,依据《社会保险业务档案管理规定》的要求,管好老农保档案,切实提高老农保档案的管理水平,可以为以后的档案管理积累丰富的经验,也为居民保档案的管理提供有益的借鉴。

作者:李明辉 单位:仙游县城乡居民社会养老保险管理中心

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