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档案管理公共服务问题及策略

摘要:档案管理具有公共服务职能,是高校的管理重点。因此,高校十分重视档案管理工作,加强开展档案管理公共服务。档案管理公共服务受服务依据、服务资源、服务过程、服务方式等因素的影响较大,现阶段我国高校档案管理公共服务仍存在着法律法规不完善、缺乏特色档案资源、服务意识淡薄、服务环节复杂等问题,档案管理公共服务质量不高。针对这些问题,应采取:完善服务依据、加快服务队伍建设、丰富服务资源和改进服务方式等策略。

关键词:高校;档案管理;公共服务质量

一、高校档案管理公共服务质量的影响因素

(一)公共服务依据。公共服务依据主要指高校档案管理的相关规章制度,是高校开展档案服务的有力支持。具体来讲,高校档案管理相关规章制度内容是否完善、档案公开程度、规章制度的可行性等都会影响高校的档案服务。另外,公共服务依据还包括高校档案馆内部所制定的工作管理制度以及高校档案馆所制定的应急预案等。(二)公共服务资源。公共服务资源主要包括原始实物、纸质、电子等类型的原始档案以及通过深度挖掘档案而产生的档案产品,例如,档案图册、档案编研年鉴等。公共服务资源直接影响着高校档案管理服务的质量,只有具备丰富的服务资源,才能够有效提升档案管理公共服务的质量。(三)公共服务过程。公共服务过程主要包括档案管理服务所涉及的服务流程、办理依据、档案信息咨询指导、办理时限等环节。公共服务过程对档案管理服务质量有着重要影响,只有合理的办理依据、简洁的办理流程、高效化的办事才能够有效提高公共服务质量。如果办理依据不合理、办理流程复杂、办事效率不高将严重影响公共服务质量的提升。(四)公共服务方式。公共服务方式主要包括档案宣传和档案利用。现阶段,档案利用不仅局限于手工档案查找,人们开始利用网络技术对档案进行查找利用,有效提高了档案的利用效率。档案宣传也是档案服务的重要方式,主要借助多样化的宣传手段为社会公众展示高校档案的魅力。档案服务方式对档案服务质量有着重要的影响,科学的、先进的服务方式能够有效提高高校档案管理服务质量,反之滞后的服务方式会阻碍档案管理服务质量的提升。(五)公共服务队伍。公共服务队伍在高校档案管理服务中发挥着关键作用,承担着公共服务的使命,对高校档案管理公共服务质量有着重要影响。高素质、业务能力较强的公共服务队伍能够有效提高档案管理服务质量,业务能力较差、素质较低的公共服务队伍所提供的档案管理公共服务质量较低。因此,为了提高公共服务质量,高校必须打造高素质的公共服务队伍,更新公共服务队伍的服务理念,改善公共服务队伍结构。

二、高校档案管理公共服务存在的问题

(一)缺乏完善的法律法规。现阶段我国高校档案管理的法律依据十分有限,难以适应高校档案管理工作的要求。具体来讲,高校档案管理服务工作的开展必须依靠相关的法律规定,然而,我国法律法规并没有明确规定高校档案的开放时间、档案的利用时间、档案管理质量标准等,严重影响高校档案管理服务质量的提升。并且,由于缺乏完善的法律法规,高校档案管理工作没有明确的档案服务指导措施和档案信息利用标准,在这种情况下,高校档案管理服务必须按照原有的法律规定经过繁琐的程序对原始档案进行检索和利用。同时,原始档案的利用范围十分有限,开放性较差,不利于档案利用和档案产品的研发。(二)服务意识淡薄。很多高校工作人员过于注重高校的教育职能和科研工作,忽视了高校对社会的服务职能。受这种思想的影响,有些档案管人员在档案管理工作中服务意识十分淡薄,只注重对档案的权威式管理,没有积极为学校师生提供档案服务。具体来讲,很多档案管理人员认为档案属于高校的保密工作,教师和学生不能随意靠近档案馆。档案管理服务仅仅为学校提供档案借阅,缺乏多样化的服务形式和服务内容。在这种情况下,高校档案管理服务信息供给十分单一,档案管理服务人员与档案需求者之间的互动较少,服务效率较低,严重影响档案管理服务质量的提升。(三)缺乏特色的档案资源。有些高校在档案管理服务过程中忽视了特色档案建设工作,导致档案馆缺乏特色档案资源。具体来讲,很多高校在档案管理服务过程中没有将档案管理服务工作与公民需求和学校特点相结合,只注重对学校档案资源的挖掘,档案形式比较单一,缺乏多样化、能够反映学校各方面工作的特色档案资源。另外,很多高校的档案管理只根据时间对档案资源进行整理,缺乏对档案的主题性分类,导致高校的档案资源比较松散,用户的档案资源查询信息繁杂,缺乏对档案的模块管理和分类管理。(四)档案宣传不足。有些高校在档案管理服务工作中缺乏对档案的宣传,导致学校师生和公众忽视了档案的利用。具体来讲,高校师生在进行科研资料查询的时候,首先想到的是去图书馆查找相关书籍,而忽视了学校档案资源的价值,没有从学校档案馆查阅相关资料。这是因为,高校没有对档案资源进行广泛宣传,学校师生认识不到档案的价值,导致档案利用率不高。另外,还有一些高校虽然开展了档案宣传工作,但是宣传内容比较简单,宣传方式单一,仅仅以文字和图片的方式来向学生展示相关档案,难以满足公众和学校师生的档案需求,档案宣传方式滞后。(五)档案服务环节复杂。高校的档案服务环节十分复杂,高校档案检索系统只向高校内部人员开放,社会公众难以通过档案检索的方式获取自己想要查找的档案资料,无法进行档案预约。并且,社会公众在高校的档案查阅需要单位提供身份证明、介绍信等文件,并填写相关的借阅表,上报档案馆,在档案馆领导批准之后才能够借阅档案资料,借阅过程十分复杂,需要较长的时间。另外,高校档案服务必须要向档案馆提供证书翻译认证,而这一过程需要花费最少三天的时间,严重影响社会公众的档案利用,高校档案服务效率较低。

三、高校档案管理公共服务质量的提升策略

(一)完善服务依据。1.明确法律规定。我国应积极明确高校档案管理公共服务的相关法律规定,避免法律规定中关于档案管理公共服务的模糊点,加强对档案管理服务的法律支持。为此,我国应积极修订现有的档案管理相关法律规定,明确高校档案的公开程度,落实高校档案管理的具体条款,避免高校档案管理服务无法可依。并且,我国应充分考虑档案管理服务法律与其他法律之间的关系,避免档案管理服务法律与其他法律的矛盾,为档案管理服务提供法律保障,确保社会公众能够享受高质量的档案管理公共服务。2.完善档案管理服务制度。随着社会的发展,高校档案管理面临着新型载体、新型领域等变化。为了使高校档案管理服务符合社会的发展,必须积极完善档案管理服务制度,设置科学的档案管理服务应急预案。具体来讲,应明确规定高校档案管理服务的手段、设备要求、服务标准等内容,增强档案管理服务的规范性。并且,我国应针对高校档案管理服务可能出现的特殊情况制定应急预案,降低档案管理服务风险。(二)加快服务队伍建设。1.提高服务意识。只有不断提高服务人员的服务意识,才能够有效提升高校档案管理服务的质量。因此,高校应不断提高档案管理服务人员的服务意识,明确档案管理工作的服务职能,积极开展服务讲座,使档案管理服务人员坚持以人为本、服务至上的理念开展档案管理服务工作,将用户需求放在第一位,积极为社会公众提供高质量的档案管理服务。2.加强档案服务人员培训。加强人员培训是提高档案服务人员业务能力的重要途径,因此,高校应加强对档案服务人员的培训,定期组织档案服务人员参加档案管理培训和服务培训,引导档案管理人员学习先进的管理理念和管理技术,提高档案管理人员的管理能力。同时,高校应积极引导档案管理人员学习公共服务的相关知识,不断提高档案服务人员的服务能力。(三)丰富服务资源。丰富的档案资源是开展高质量档案管理服务的前提,因此,高校应积极丰富档案服务资源。为此,高校应加强对高校特殊时期和特殊领域档案的挖掘,构建高校特色档案资源库,积极为社会公众提供特色档案资源。并且,高校应加强档案编研工作,创新档案内容,丰富档案编研形式,优化档案编研成果,为社会公众提供创新性的档案成果。例如,高校可以针对不同主题的档案开展编研工作,深入挖掘不同主题档案之间的关系,寻找档案内容上的新突破,创新档案产品。(四)改进服务方式。改进档案管理服务方式是提高档案管理服务质量的重要途径,因此,高校应不断改进档案管理服务方式。为此,高校可以利用网络技术开展网络化远程服务,增强档案管理服务的便捷性,积极为社会公众提供远距离的档案服务。具体来讲,高校可以利用信息技术进行数字化档案建设,通过网上立卷、文档一体化等手段对档案进行信息化管理,为社会公众提供信息化的档案服务。并且,高校应积极优化档案宣传工作,丰富档案宣传内容,开展多种形式的档案宣传,增强档案宣传的趣味性,吸引社会公众了解高校档案。为此,高校可以在档案展览活动之后开展有奖问答,让社会公众能够用心参观档案展览,获取档案的相关知识,深化社会公众对高校档案的理解。另外,高校应根据社会公众的需求提供档案服务,选择社会公众感兴趣的档案内容进行展览,使档案服务符合社会公众的需求,进而确保高校档案服务的质量。

参考文献:

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[2]王茹熠.大数据背景下高校数字档案信息的公共服务与安全[J].黑龙江档案,2017(2):30.

[3]李雪枝,程巧.高校档案管理体制改革路径探析[J].理论导报,2014(11):56-58.

作者:王瑜 单位:山东女子学院

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