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档案管理信息化体系建设措施

摘要:医院档案管理工作是医院建设中极为重要的一个部分,档案管理是医院档案室直接对档案信息进行管理并提供利用服务的各项工作的总称。本研究主要探讨目前我国医院档案管理中存在的问题,并针对性地提出相应解决措施,力求建设与形成信息化体系的档案管理模式。

关键词:档案管理;信息化体系;医院建设

目前我国医院的档案管理工作处于一种较为封闭和落后的状态,档案管理工作者甚至医院管理者的档案管理思想均存在一定的局限性,认为档案管理只是简单地进行记录,导致了档案管理工作中一系列问题的发生,对医院的发展和进步造成一定的影响[1]。医院如果想致力于创新自身的档案管理、促进医院的发展,就必须更新档案管理的落后理念,提高档案管理的现代化水平,适应时代发展的需求,体现档案管理的信息化建设。

1我国目前档案管理现状

1.1档案管理力度缺乏。针对我国目前医院档案管理的现状来看,档案管理力度缺乏是档案管理工作中最为显著的问题,档案管理工作人员由于档案专业知识相对缺乏,在档案材料的收集、整理、归档等工作中存在一定的问题[2]。1.2档案管理手段落后。在医院档案管理工作中,查阅人事信息主要采用人工查找,档案的存贮柜依然是铁皮柜,占地面积较大,目前缺乏单独的计算机和档案管理软件,而且档案存贮的空间也没有得到合理的使用,铁皮柜不仅会浪费大量的人力物力,而且容易遗漏和丢失,档案的准确性难以得到保障,为档案管理工作带来了许多不必要的麻烦[3]。1.3档案管理重要性认识不足。目前,许多档案工作人员以及医院领导阶层,对档案管理工作依然存在较大的误差,认为档案工作属于事务性保管工作,而并非医院主要的工作,这种落后的档案工作思想已经无法适应档案管理科学化、规范化、信息化的需求。对于医院内档案管理人员来说,相关专业知识较为缺乏,受到时间和专业知识的限制,使得档案管理人员和本人无法对档案中缺乏的材料进行及时补充和更新。1.4档案交接工作手续不完善。医院进行转型后,其主要工作是提高医疗水平、改善医疗环境,为患者提供优质的医疗服务,导致目前大部分医院档案交接制度依然比较落后,医护人员在工作发生调动,或者离岗时,交接工作问题较大,出现许多交接问题影响到后续档案管理的工作,例如不按程序进行档案和手续的交接、档案检查工作不细致、该签字的地方没有签字等,导致了问题责任无法划分等情况的发生[4]。

2档案管理信息化体系建设措施

2.1健全完善档案管理制度。档案管理制度必须符合自身医院的现状,以医院的特点和管理的需求为出发点,建立科学合理的管理制度,对于医院职工档案材料的转入和转出严格进行登记,并且可以通过建立职工档案借阅登记制度等方式,实现规范化档案管理制度。档案管理制度的完善必须具备实用性和简洁性,才能更好地发挥管理制度的规范和指导作用,同时需要保证制度的约束性,严格按照规章制度进行工作[5]。2.2完善档案管理硬件设施。在档案管理工作中,需要加大档案管理硬件设施的建设,例如配备独立的档案库房,安装电脑、档案密集架等常规设备。同时需要加快档案信息化的进程,利用计算机技术对档案信息进行存贮,尽快建立档案数据库,实施档案网络化的管理。建议建立公开的档案管理制度,增强档案管理的意识,以及档案管理工作的透明性、公正性,从而使得医护人员在职称晋升、干部聘用等方面实现公平性、合理性。2.3提高对档案管理工作重要性的认识。加大对档案管理工作重要性的认识,是更新档案管理理念的基础,首先应加强对档案管理的规范化建设,同时加强材料的收集工作,完善和补充档案的基本内容,提高档案的利用价值。最为重要的一点应加大对于档案管理重要性的宣传,开设专门的咨询服务窗口,或者利用多种渠道,向医院管理阶层以及医护人员普及档案管理的重要性,提高医护人员对档案管理的重视程度。2.4严格遵循程序进行交接工作。目前我国档案交接工作中的问题较为繁杂,应提高医院内每一位档案管理工作人员的工作能力和职业素养,档案交接工作应严格按照程序进行交接,首先应对保管的档案进行全面清理,对借出的档案要及时收回,并整理借据,同时对未整理的文件材料要做好分类工作和清理,并及时归档,档案的交接需要严格遵循交接时间、地点、移交人、接收人、职务、页数等各种要求,同时需要在移交文件上进行签字,负责地对待交接工作[6]。2.5创新档案管理模式、方式、思路。医院如果要推进全方位的档案管理,关键应当落实于创新模式。从现状来看,管理档案的办公部门本身并不具备独立性,针对涉及到档案的各项事务也无法自主进行决定,档案管理整体上仍停留于执行决策。在推进创新时,应当把档案部门视作独立性的部门,对于档案搜集以及档案保存等事项都能予以自主决策。2.6加大档案管理资金投入。要想提高档案管理工作的质量,必须加大对于医院档案管理资金的投入,改善配套设施,保证档案管理的准确性和完整性。医院不能仅仅将工作重心放在医疗设备的购置中,同时应加大对档案管理所需要设备设施的购置,例如采购先进的计算机、配套设施、防火墙软件等,防止资料被盗用;配备空调、抽湿机等,或配备专业灭火器等,以应对突发事件[7]。2.7提高档案管理人员专业水平。医院档案管理工作对于专业技术要求较高,档案管理人员首先应具备专业的技术知识,同时还需要对计算机、软件等有一定的掌握,工作人员在档案管理工作中,需要及时地发现问题并解决问题,加大对信息技术的学习,掌握医院档案管理工作的方法和流程。而作为院方来说,也应定期对档案工作人员进行学习与培训,提高档案管理人员的专业技能和职业素养。2.8推进信息化档案管理。信息化运用于现阶段的档案管理,此项举措不能缺少信息化平台作为支撑。信息化平台能够密切连接各个流程,确保各方在相互配合的前提下做好多层次的档案管理。作为管理人员来讲,应当运用信息化的手段来收集实时性的档案信息,确保各项信息的精准性,避免某些档案信息出现失真。同时,针对信息归档以及档案存储等关键性的环节也要推广信息化,运用多样化的手段来提供精确度更高的档案信息,辅助医院的各项决策[8]。

3医院档案管理信息化建设的发展作用

对于医院来说,加快档案管理信息化的建设,极大地提高了医院的档案管理质量,实现了科学化的管理,不仅减轻了工作人员的工作量,同时也降低了工作中误差发生的几率[9]。

4结束语

在目前的社会形势下,建立信息化的档案管理系统成为趋势所在,档案从本质上来说,也是一种信息资源,能够帮助使用者获取准确的信息,体现出了一个医院的发展和变迁,是文化的一种传承[10]。目前很多医院已经意识到了信息化运用于档案管理的价值所在,因此也开始尝试转变现有的模式。但从整体来讲,档案管理并没有真正实现全过程的信息化,在未来的工作实践中,医院及其有关部门还需致力于推进创新,在档案管理涉及到的各个流程中都要渗透信息化,确保各类档案信息的完整度与安全,促进档案管理事业的发展,为医院和社会的发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]罗寿芝.大数据时代下档案管理信息化的对策研究[J].内江科技,2017,38(10):18.

[2]黄建福.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值分析[J].办公室业务,2017,26(5):47.

[3]孙云红.关于档案管理信息化建设存在的问题及对策分析[J].办公室业务,2017,26(19):53.

[4]王晓林.档案管理信息化建设的现状及应对措施分析[J].数码世界,2017,13(8):163.

[5]刘娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].人力资源管理,2018,13(1):197.

[6]陆贝贝.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].环球市场,2016,24(20):73.

[7]周小容.分析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设策略[J].中国保健营养,2017,27(27):34.

[8]李丹.档案信息化理论体系建设问题的探讨[J].科学技术创新,2016,20(5):168.

[9]柴莉伟.基于知识管理背景下档案管理信息化的建设分析[J].办公室业务,2017,26(8):83.

[10]李璐.关于档案管理信息化建设的思考与探索[J].科学技术创新,2016,20(36):277.

作者:侯杰 单位:河北省石家庄市第四医院

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