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高校国际学生档案管理研究

进入21世纪以来,随着我国经济的快速发展和国际影响力的提升,全国在内地高校就读的外国留学人员规模不断扩大,来源国别、学历层次、学科专业等结构显著改善。2010年出台的《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020)》明确提出“实施留学中国计划,扩大来华国际学生规模”,并将《留学中国计划》列为高等教育改革的重大项目之一。《留学中国计划》提出,到2020年,全年在内地高校及中小学校就读的外国留学人员达到50万人次,其中接受高等学历教育的留学生达到15万人。2016年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于做好新时期教育对外开放工作的若干意见》,强调要改进来华留学教学和管理,提升来华留学人才培养质量,打造“留学中国”品牌。随着来华留学人数的增长,如何加强国际学生各方面管理工作成为国际学生教育中的一个重要问题。2017年3月20日,教育部、公安部和外交部联合发布了《学校招收和培养国际学生管理办法》,旨在提高国际学生培养质量,增强来华留学吸引力和扩大来华留学规模,提高我国教育的国际化和现代化水平。本文就新形势下高校国际学生学籍档案管理的问题及改进策略作了探究。

一、高校国际学生档案管理的重要性

国际学生档案是国际学生在中国学习和教育过程中形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。从时间维度来说,包括入学前的档案建立、入学后的档案补充和离校后的档案保存及利用,涵盖了国际学生招生、培养、毕业、授位、校友等各个阶段。入学前的档案建立以国际学生入学申请资料为主,包括入学申请表、护照复印件、录取通知书、前学历学位证书、汉语水平考试(HSK)证书、外国来华人员来华签证申请表(JW201表)、学籍登记卡等文件或复印件;入学后的档案补充是指将国际学生学习过程中所产生的重要记录材料补充至档案资料,比如国际学生的专业培养方案、专业学习申请、学籍异动申请、成绩单、学位档案、学历学位证书复印件等存档;离校后的档案保存及利用是指将离校的国际学生档案进行归类、整理和保管,并在需要时查阅。国际学生档案是国际学生在中国学习过程的重要记录,对国际学生教育和管理都有着非常重大的意义。1.提高国际影响力,增强来华留学吸引力。国际学生的教育管理是一项促进中外科技文化交流与经贸合作、增进相互了解的工作,具有较强的政治外交性。国际学生的档案是在教育管理过程中形成的,是我国国际学生教育事业发展的历史记录,是高校档案中不可分割的重要组成部分,对维护我国高校的办学水平、人才培养质量、学科建设水平和办学声誉发挥着重要作用。2.提供更好的服务。档案记录最基本的功能便是提供查询和认证,国际学生在校期间,经常会因为学习、未来就业等问题,需要查询自己的录取通知书、HSK证书、在校表现、成绩单等资料。国际学生回国后,经常会来函要求办理各种证明,为其求职、求学或深造提供依据。此外,使馆、学校或公司也会通过电话、电子邮件要求确认某位学生的身份。因此,确保国际学生档案的完整性、准确性、系统性和安全性,可以更好地为国际学生提供服务,有助于学生顺利深造或就业,让档案资源得以充分的利用。3.辅助国际学生招生。现有国际学生档案中的成功范例,包括在校国际学生参加各种活动的获奖证书、影像材料等,已有国际学生毕业、就业情况,尤其是杰出校友的档案更是学校荣誉的体现,在招生宣传中直接发挥着一定的标杆作用,增强高校对潜在生源的吸引力,也在一定程度上能提升高校的国际形象,进一步促进对外交流。4.促进国际学生教学管理。国际学生的教学与中国学生的教学有一定差别,尤其是单班或全英文教学,其教学档案是完全独立和迥异的,教学计划、教材、学生作业、课堂表现、试卷等档案材料反映了教学原始过程,通过对教学档案的检查和评估,为日后的国际学生教学管理提供了改革的重要依据。

二、国际学生档案管理的现状与问题

在“扩大规模、提高层次、保证质量、规范管理”的政策支持下,多数高校着力于扩大规模,提高层次,注重扩展“量”的同时却忽略了“质”的保障,有些管理领域几乎未曾涉及。譬如国际学生的档案管理工作,由于国际学生教育的特殊性,各高校对国际学生档案管理重视程度不一,目前基本处于探索阶段,还没有形成比较成熟的国际学生档案管理制度,普遍存在以下几个方面的问题。1.国际学生档案管理的意识十分薄弱。2017年最新颁布的教育部第42号令几乎没有提及国际学生档案管理。2008年颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》对国际学生的相关档案仅在外事类中简单提及。省级教育行政管理部门对国际学生档案管理没有明确的文件。针对国际学生的教育管理,高校都会制定本校的国际学生手册,但很少涉及国际学生档案管理。管理松散,放任自流,还有几乎未建立国际学生档案的高校。2.国际学生档案管理制度不完善。国家教委1994年颁发了《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》,外事类档案为一级类目,其下设有五个二级类目,外国国际学生档案作为外事档案的第五个二级类目,类目代号为WS15,内含类目名称有:国际学生录取审批材料(永久);国际学生学籍登记表、学籍卡片(永久);学校教学计划、教学大纲、教学安排(长期);国际学生学习情况简报、成绩及评语(永久);学位论文及学位证书复印件(长期);国际学生名册(永久);国际学生去向及有关材料(长期)。尽管这些法规对国际学生归档范围做了界定,但描述过于笼统,归纳性不强,且新形势下国际学生的类别和层次有了新的变化,现有的法规有其局限性,满足不了新形势下来华留学教育的现实需求。由于缺乏统一的标准和指导,故高校对国际学生的档案管理基本处于一种放任自流的状态。3.国际学生档案管理职责不清晰。由于各高校管理模式不同,在档案管理制度缺失或不完善的情况下,档案管理机构也不确定。国际学生的入学申请材料大多置于国际学生招生部门(国际处),奖学金评选材料在国际学院学工口,教学和学籍材料分散在国际学院教学口或所在专业培养学院,各归口部门各自为政,缺乏有效对接,导致国际学生档案相关材料散落在不同部门。4.国际学生档案管理人员素质参差不齐。由于档案管理机构不清晰,缺乏专人负责档案,一般由国际学生主管部门(国际学院)教学口的教学秘书兼任,而相关人员本身就肩负繁重的工作量,且缺乏档案管理的专业素质,无法全身心投入国际学生档案的整理、管理工作,加之无规范管理文件,缺乏相关专业培训,故档案移交工作往往流于表面,以录取材料为主。5.国际学生档案资源利用率不高。毕业国际学生档案移交学校档案馆后,除了毕业生或用人单位会来函查询或认证成绩单和证书外,高校很少对档案资源作进一步的分析和研究,未能充分挖掘国际学生档案辅助管理的价值。北京语言大学档案馆的王利伟老师对国际学生档案挖掘提出了督导的想法,他认为高校应对留学生档案进行追踪,即在学习期间所形成的学籍档案基础上追加反映其现状的有保存价值的材料。他认为留学生追踪档案对制定留学生招生计划与管理政策、调整师资结构、培训留管干部、展示教学成果、对外宣传高校等方面都有着重要意义[1]47。

三、改进国际学生档案管理的几点思考

针对高校国际学生档案管理现实存在的问题,提出以下几点思考意见。第一,以提高档案意识为抓手,做实国际学生档案管理工作。明确国际学生档案管理的重要意义,把国际学生档案管理工作列入国际学生教育管理的重要内容。宣传国际学生档案管理的重要性,提高认识等。强调档案工作在国际学生管理中的“三纳入、四同步”。第二,亟待完善国际学生档案管理制度。国家教委1994年颁发的《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等法规对国际学生归档范围做了界定,但描述过于笼统,归纳性不强,且新形势下国际学生的类别和层次有了新的变化,现有的法规有其局限性,满足不了新形势下来华留学教育的现实需求,来华留学教育倒逼国家重视、更新、完善国际学生档案管理制度。各高校应结合自身国际学生规模、管理模式和现状,探索、制定切实可行的国际学生档案管理制度,进一步明确目录清单。第三,明确国际学生档案管理机制。国际学生档案整理是一项复杂的、需要多部门配合的项目,高校应明确档案归口管理机构与各部门分工合作机制。高校国际学生档案管理应由国际学生归口管理部门(一般是国际学院,下设学籍管理专员)根据档案目录从其他相关部门(国际处、培养学院等)收集、整理、完善档案材料,按照档案管理办法移交档案馆。第四,落实国际学生档案管理的人员配置和培训机制。目前,国际学生档案管理人员往往身兼多职,无法全身心投入档案管理工作,故高校应设置专岗对国际学生档案进行管理和利用。全国留管干部培训每年都定期举办,培训内容一般围绕国家政策、学生管理、招生、保险、教学等方面,学籍管理虽常被提及,但也仅限于登录学信网进行学籍电子注册和学历报送,很少提及学籍档案管理。鉴于国际学生档案管理对高校乃至国家形象的重要性,建议中国教育国际司针对国际学生档案管理现状和问题,在全国开展相关的干部培训,给各高校国际学生档案管理专员提供一个交流学习的平台。第五,推进国际学生档案管理信息化建设。移交档案馆的同时,针对相关档案分卷目录建立一个高校独有的数据库,该电子档案不仅有助于快速查询毕业国际学生的相关卷宗和目录,同时也有利于对国际学生档案的科研作用进行探究和挖掘。

总之,鉴于国际学生档案管理意义重大,各高校应结合本校国际学生规模、层次和管理模式等制定合理的档案管理制度,落实国际学生档案管理机构和专员,会同相关部门完成档案保管工作,同时加强对国际学生档案的利用,积极开展档案价值研究,有效推动高校教育国际化在“扩大规模、提高层次”的基础上“保证质量、规范管理”。

参考文献

[1]王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析[J].兰台世界,2011(4).

作者:王丹 单位:重庆邮电大学国际学院

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