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小学档案管理系统分析

档案管理是小学重要的基础性工作,是一项不可或缺的长期性的基础工作。然而,作为学校的一种记录,绝大部分档案常年被放置在档案馆中,无人翻阅,这是缺乏对档案重要性认识的一种表现形式。尤其是在现代,信息量巨大,错综复杂,搜寻所需信息比以往要更加困难。更新观念,转变传统的思维方法,树立正确的档案意识,是小学校目前急需的改革方向之一。

一、现有小学档案管理方式主要存在的几个问题

(一)管理不规范,随意性较强。信息化的时代,学校所面临的数据和信息量巨大,由于缺乏统筹规划,学校各部门会根据自身条件开展档案工作。档案管理的开展完全依靠管理者对自身工作的认识,如果管理者缺乏对档案的认识,把档案管理当作一个附属产物,就会随意地变更档案管理方法和人员,使得有效信息不能及时归档。(二)内容不健全,管理模式单一。目前小学校档案管理载体的多元性,使得信息丰富多彩。档案进行分类整理的主体也变得多元化,不仅有学生档案,还有科研档案,更有学校的发展档案,由于采用现代信息技术,使得这些档案的来源变得丰富化和多元化。面临这种现状,小学校目前的档案管理仍采用传统的模式,对不同类型的文件档案很难进行全方面的归档管理,造成收集内容的不健全,管理模式结构单一。(三)技术水平落后,设备投入不足。档案管理要实现信息化,必须掌握和拥有现代的信息技术和设备。首先要保证档案信息的安全,在网络技术条件下,学校必须具有相应的防止网络危机的档案管理技术。其次,档案管理,重要的是对档案信息的管理,信息化是一个系统的漫长的过程,需要多部门、多环节、长期地进行合作、调整与协调。大部分的小学校,目前的管理都处于起步阶段,技术水平相对落后,设备投入明显不足。(四)领导者档案思想意识薄弱,缺乏知识管理的思想。目前大部分的领导者都将档案管理视为已有档案的归类整理过程,缺少动态的和长期的看待档案管理的思维意识。知识管理的思维意识淡漠,对档案管理的重要性认识缺乏。

二、知识管理理念给小学档案信息化发展带来的机遇和挑战

(一)知识管理观念带来的机遇。站在知识管理的角度出发,重新认识档案在学校中的所处的位置和发挥的作用。把档案看作是学校知识信息的来源,档案工作是对知识进行挖掘、收集、归纳的过程,而不仅仅是保管档案的过程,基于这种认识,才能更好地发掘档案中所包含的信息知识,更加充分地了解和认识档案当中所包含的隐形知识,更好地对学校的信息进行分类,提高信息的利用效率,使得档案管理更好地为学校的发展服务。(二)知识管理带来的挑战。知识管理的思考方式不仅仅带来了机遇,同时也有很大的挑战。信息化在方便收集和处理信息的同时,也为档案管理带来了严峻的挑战。电子文件信息量巨大,载体多样化,对这样大量的文件进行归类分档,去伪存真,需要用现代的数字化手段进行档案管理。通过档案管理的方式,挖掘学校的内部信息,就要求将学校的档案管理以知识的方式作为支撑。在归档之前,必须全面和系统地了解学校所应掌握的知识体系与结构,同时还需要掌握档案管理的技术,只有二者做到有机结合,才能够把知识管理和挖掘应用做到有机结合。

三、强化知识观念,创建共享的小学档案管理文化

(一)构建学校的知识体系,树立档案管理新模式。学校作为知识的发源地与传承地,彻底梳理学校创建的知识体系,以梳理后的知识体系为根本,以档案管理为载体,以现代的信息技术为手段,构建学校的现代知识体系。学校各部门之间会产生沟通障碍,以档案管理为载体,突破部门之间的障碍,构建一种共同学习的文化氛围,形成学习型组织。(二)大力推动档案管理信息化建设。对于学校的管理者,应通过档案方面的学习,强化对档案管理重要性的认知,针对档案管理中遇到的各种困难,集思广益在人力物力财力方面予以充分的支持,对档案管理进行长期的规划,使得档案管理工作能够顺利地进行。采用标准化的方式,建立统一的管理制度。充分考虑学校自身的特点,档案管理部门对学校的信息化过程要全方位地参与,使得档案管理信息化有序进行,建立档案信息化的技术标准,保证档案工作和技术变化的有序化。(三)推进隐性知识显性化。根据冰山法则,学校的知识体系中大量的是隐性知识,而显性知识只是表象上的很少的一部分。隐性知识,是那些没有记录下来的知识,或者是没有被充分发掘出来的知识。学校隐性知识的显性化,必须借助一定的平台才能实现,可以利用组织教育专家讲座、内部出版杂志、组织在线学习、开拓电子论坛等手段,同时也积极鼓励每位教师总结经验,以论文的形式来共享,形成一种扁平化的、通畅化的信息沟通渠道,推进隐性知识显性化。

参考文献

1.徐拥军.企业档案知识服务的理论依据与实践方法[J].档案学研究,2010.5

2.刘春波.对民营企业档案工作的几点思考[J].黑龙江档案,2011.2

3.邱鹏飞.促进民营企业档案工作有序发展的思考[J].四川档案,2012.2

作者:王珊珊 单位:哈尔滨市师范附属小学校

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