中小学设备档案管理思考

摘要：中小学设备档案管理不仅是中小学档案综合管理工作的重要组成部分，还是中小学设备管理工作的重要组成部分之一。设备档案管理工作的好坏，直接影响着设备的使用以及作用发挥，同时也关乎学校的教学质量以及发展前景，因此务必对中小学设备档案管理加强重视。

关键词：中小学；设备档案；管理

中小学设备档案是指学校设备在计划、购置、验收、调试运行、管理维护、维修及报废处置等过程中直接形成的具有保存利用价值的文件、图表等全部材料。随着国家对教育重视程度的逐年加强，对学校的投入也在逐年加大，使中小学校购置的设备种类以及数量也不断增多，这就对设备档案管理工作提出了新的考验。做好中小学设备档案管理工作，不仅能够有效提升设备的使用效果，而且能够使各个设备更好地为学校各项教育教学工作服务。所以，进行加强中小学设备档案管理的思考具有尤为重要的意义和作用。

一、中小学设备档案管理的特点

一是有效性。由于中小学设备的使用效果直接影响到学校的各项教育教学工作，所以设备的安全有效性及质量可靠性必须放在档案管理工作的首位。二是整体性。中小学设备档案管理其服务对象直接面向教育、教学、教师、学生等各个方面，所以在设备档案管理上应当树立整体观念，遵循“统一计划、归口管理、分级负责、责任到人、管理与服务相结合”的原则，实现设备档案的整体管理。三是经济性。中小学设备档案管理应当对设备运行过程中的所有经济活动予以有效的信息管理和评价，信息管理和评价能够为中小学设备维护所需经费提供相应的依据，确保设备始终保持正常运行状态，使中小学整个设备管理工作步入良性循环，让中小学校有限的资金得到最大化利用。

二、中小学设备档案管理存在的问题及原因

（一）存在的问题。许多中小学校的设备档案资料仅仅是一些较为零散的文件材料，并没有形成完整的、系统的档案文件材料。比如只有设备随机材料，设备在计划、购置、验收、调试运行、管理维护、维修及报废处置等过程中形成的文件材料往往没有进行归档。还有的中小学校的档案管理甚至没有将设备档案管理纳入工作范畴。（二）原因分析。首先，许多中小学校片面地认为只有生产型企业才需要开展设备档案管理，所以对设备档案管理并不重视，就广东省清远市教育系统来说，大部分学校尤其是普通中小学还没有将设备档案纳入学校档案综合管理。其次，设备档案归档执行力度不够或规章范围相关规定不明确。有的中小学校并没有制定相应的制度来确定设备档案的归档范围，随意性强。有的中小学校虽然制定了相应的制度来明确设备档案的归档范围，但是由于执行力度或者归档范围不具体等原因，从而归档的设备档案并不齐全。最后，设备档案由于涉及到学校多个部门，比如设备购置计划通常由后勤部门负责，设备的管理、使用通常在教学部门，设备的维修通常又有专门的人员负责，较大的维修还需要生产厂家维修，所以这些环节产生的档案资料通常就留在了各个部门自己手里，为了使用方便，也就不愿意将这些资料移交档案部门保管。

三、中小学设备档案管理的对策

（一）重视设备档案管理。中小学校应当充分意识到开展设备档案管理的重要性和必要性，充分意识到设备档案管理工作直接关乎到学校各项教育教学工作是否能够得以顺利开展，尤其是在新课程改革不断推进的关键时期，中小学校更应当充分认识到设备档案管理工作在“新课改”中能够发挥的重大作用，从而对学校设备档案管理工作引起高度重视，并积极采取各项对策或措施来提高学校全体教职工的设备档案管理意识，要求学校各个部门，全体教职工必须积极主动配合学校设备档案管理所涉及到的相关工作，从而在全校范围内形成一股良好的设备档案管理氛围，努力促使学校设备档案管理工作变得更加高效化，从而使设备档案管理工作更好地为学校教育教学工作服务，为学校持续发展服务。（二）集中统一管理设备档案。统一管理应当是中小学校设备档案工作必须予以严格遵循的基本原则，要在这一基本原则的指导下制定详细的设备档案管理规章制度，明确设备档案资料归档范围，要求学校档案管理部门要对学校所有设备档案实行集中统一管理，克服部门、科室、个人分散管理这一现象。比如在设备档案管理的实践工作中，外购设备的开箱启用都应当有档案管理部门、设备使用部门、设备管理部门三者同时在场，并共同参与到设备的鉴定验收工作中去，填写设备履历表，并由学校档案部门及时收集所有的技术图纸资料和文字材料，并将所有的材料立卷归档，登记入库，然后按照设备档案管理相关制度进行管理。学校设备档案管理部门还应当对设备档案按型号进行组卷，按型号进行档号编写，如此既可以剔除多余的共性材料，又可以保持档案资料之间的有机联系以及定期对设备档案管理工作的开展情况开展考核，确保设备档案管理工作的实效。（三）强化设备档案信息化管理。信息化是目前档案管理工作的发展趋势，中小学校应当紧跟时代潮流，充分利用计算机信息技术来进一步优化设备档案管理工作。将所有设备档案资料进行数字化处理，然后录入计算机，并建立统一规范的设备档案信息数据库，伴随设备档案信息的变化而不断对数据库进行实时更新，确保设备档案信息数据库中的设备档案信息始终和设备当前信息保持一致。针对设备档案信息数据库，档案部门还应当编制相应的检索工具，并对各类目录予以详细设定，方便设备档案管理人员以及其他使用人员能够及时快速查询到相应设备所涉及到的所有档案资料，更好地满足学校教育教学工作不同层次的需求。（四）提升档案管理人员综合素质。深入贯彻落实党的精神，牢记使命，努力推进新时期档案管理人员队伍建设，贯彻落实中央、省、市领导对档案工作提出的新要求新任务。为了有效提升设备档案管理人员综合素质，使其更好地满足新课程改革形势下中小学校设备档案管理工作的需要，各个中小学校还应当对设备档案管理人员强化教育培训力度。一是对设备档案管理人员加强设备档案管理方面的专业知识、技能培训。学校可以通过开展专业知识技能培训活动或者各类学习交流活动等形式，不断提升设备档案管理人员的设备档案管理能力。二是对设备档案管理人员加强信息技术方面的知识和技能培训，使其更好地满足设备档案管理信息化实际需要。三是定期开展素质教育培训，不断提高设备档案管理人员的思想认识和政治水平，使其在设备档案管理工作中具备责任性，爱岗敬业，全身心投入到设备档案管理工作中去，不断提升设备档案管理工作水平。设备档案管理工作是中小学校基础工作的重要组成部分。设备档案信息不仅可以反映学校各个设备的现状，还能够反映设备价值的变化过程，有利于预防和减少设备故障的发生，使设备更好地服务于学校各项教育教学工作，应当引起各中小学校的高度重视。

参考文献：

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作者:何新华 单位:广东省清远市教育教学研究院