档案管理常见问题探析

【摘要】档案管理是国家机关单位和企业进行社会经济活动的一个重要依据。随着信息化的发展，我国的档案管理也在不断地改革，并取得了一定的成效。但是，档案管理是一份十分重要的工作，需要一定的耐心和投入，也需要现代信息化技术的支撑，并要对档案管理工作中出现的问题进行及时有效的处理。因此，为了更好地完善档案管理工作，本文通过对档案管理中常见的问题进行探讨，针对性地提出解决的措施，保障档案管理工作的顺利进行，促进企业和单位的有效管理。

【关键词】档案管理；常见问题；对策

档案是一个企事业单位历史发展的真实记录，是企事业单位的重要组成部分，档案管理的成效直接关系着企事业单位的核心竞争力，而随着现代化经济的飞速发展，档案的重要作用被发挥出来，人们对档案管理的重视程度也不断提升。因此，为了加强企事业单位的核心竞争力，促进企事业单位的健康可持续发展，研究档案管理的常见问题，具有非常重要的理论和实践意义。

一、档案管理中常见的问题

（一）档案管理的认识不足。在现代化的企事业单位中，虽然很多单位都加强了对档案管理的重视，但是在实际的档案管理工作中，因为工作人员对档案管理的认识不足，使得在收集整理数据的过程中经常会出现很多的难题，如：数据的完整性不足，数据的时效性不足等。认识的不足，使得档案管理工作人员无法从根本上理解档案管理的意义及其对企事业单位发展的重要性，也就产生了工作上的疏忽。（二）档案管理的工作人员素质低下。随着现代化信息技术和社会经济的飞速发展，人们对于档案管理的认可和重视逐渐加深，但是档案管理工作人员的素质却没有得到普遍的提升，而且随着社会对档案管理人员的数量和质量要求的不断提高，供需的不平衡，使得很多企事业单位档案管理的员工的整体素质并不能满足企事业单位档案管理的要求，甚至很多企业的档案管理工作是由办公室的勤杂人员负责，而且调动频繁，不具有专业的素质，造成了大多数企事业单位档案管理效率低下的现状。（三）缺乏规范性管理。虽然我国对于档案管理工作有着相关的规定，如《档案法》，但是在实际的企事业档案管理中，很少严格按照《档案法》的要求制定适合自身的档案管理制度，因此，很多企事业单位目前因为缺乏档案管理相关的规范性制度，使得其档案管理工作不够规范，缺少相应的设备和管理流程，员工做事散漫，甚至出现了档案多处管理的情况，这使得档案信息没有准确性和时效性，无法给予企业的工作、决策和发展提供有效的服务。（四）档案管理的方法落后。在现代社会的企事业单位中，由于对档案管理的资金投入不够，使得档案管理的方法还处在传统的手工管理模式，用人工的方式进行档案的收集、整理、编辑和检索等流程，没有对现代化信息技术进行运用，使得档案管理部符合现代化社会的发展，其检索的过程繁杂，更容易出现错误，在降低办事效率的同时，档案信息的准确性得不到保障，不利于企事业单位的工作、决策和发展。

二、改进档案管理中常见问题的对策

（一）加强对档案管理的认识。加强企事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作，并定期对档案管理工作进行监察。而要提升企事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识，需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。（二）提升档案管理人员的整体素质。档案管理工作中之所以出现很多难题，主要问题是档案管理工作人员的素质不高，甚至出现了一岗多职的情况，人员的缺少是需要长期来改变的，但是在这种情况下，首先需要提升档案管理工作人员的整体素质，这种素质是建立在专业化的培训和学习的基础之上的，并且在加强业务素质的同时，也要教导员工在其职终其事的素质，服从企事业单位的安排，切实做好档案管理工作，确保档案信息的准确性和时效性。（三）规范档案管理制度。档案管理的效果，直接决定了档案的寿命和准确性。档案管理是一个专业性和规范性的工作，必须严格按照《档案法》的规范性要求来进行档案管理，该规范性文件明确了档案管理的职责、范围、方式、权利和义务等，并提出档案管理必须规范化、科学化、制度化。因此，各企事业单位应该加大对档案管理的投入，这主要包括了档案室的规范化建设、档案管理设备的齐全、档案室的安全等。如：计算机、空调、除湿器、灭火器等。建立科学化规范化的档案管理制度，改变档案室杂乱无章的现状，确保档案管理工作有章可循、有法可依。（四）创新档案管理方法。信息化技术在档案管理中的应用，主要是档案管理相关软件的开发和使用，使得档案管理更加便捷、准确等。利用档案管理相关软件，对档案信息的输入、检索等进行全方位的管理，使得在利用档案信息的时候更加快速和准确，提升了企业或单位档案管理的效率。利用现代化信息技术的方法对档案进行管理，首先需要加强对档案管理人员的现代化信息技能的培训，让档案管理人员能够有效地将技术运用到平时的档案管理工作中。其次，企事业单位应该加强对档案管理的监督，确保档案信息的准确性和实效性，保证档案信息能及时有效地为企事业单位的工作、决策和发展提供服务。

【参考文献】

[1]刘翔.电力档案管理工作中常见的问题及措施[J].通讯世界,2017(6):216-217.

[2]孙一鸣.社区档案管理工作常见问题及对策[J].科技咨询,2017(2):136-137.

作者:罗茜 单位:中国航发湖南动力机械研究所