阅读次数:人次

离退休工作档案管理问题及对策

我国社会发展迅速,离退休人员管理工作成为一个重要问题,与此相关的事业单位离退休人员的档案管理问题也日益突出。离退休人员档案管理是整个档案体系中的重要组成部分,目前,我国离退休人员档案的建立与管理存在很多问题。档案管理方式受网络化信息的影响,也在不断发生变化。传统的档案管理效率低、管理成本大、差错率高,不利于档案管理的规模化发展,档案管理信息化工作面临着不少挑战,离退体人员档案管理情况复杂,还有很多问题亟待解决。本文对社会化管理形势下离退休人员的档案管理工作进行探讨,就离退休人员档案的建立与管理工作提出有效措施,以解决档案管理难题,建立完善的离退休人员档案管理体系。

1离退休工作档案管理存在的问题

1.1传统纸质档案存在弊端

离退休人员档案管理比较复杂,其中很多档案都是传统纸质档案。纸质档案实质上是对档案载体的保护,但对档案工作环境要求比较高,档案材料容易受外界环境的影响,在长期的保存过程中容易发生变质问题。纸质档案保存过程存在缺陷,管理成本比较高,而离退休人员档案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性,这给离退休人员的档案管理带来了很大困扰。

1.2基础设施薄弱,档案材料缺失

档案设备差、保管条件差,导致离退休人员档案材料欠缺。社会保障部门调查数据显示,离退休人员档案管理基础设施建设不足,达不到现代档案建设管理要求。工作环境非常简陋,甚至缺少存放档案资料的库房,档案资料散放在办公室,没有采取有效的措施防火、防水,档案资料容易毁损,容易发生资料残缺不全的问题。退休后增加养老保险金的情况没有同步完善,给查询与检索增加了难度。另外,一些破产企业的离退休人员人事档案无专人保管,社区管理由于档案数量少,很难形成整体规模,没有档案的“八防”措施和安全保证。

1.3社会化管理制度不健全

在管理实践中,缺乏科学有效的管理机制,没有相应的管理制度保障离退休人员的合法权益。很多离退休人员的工作档案仍由原单位管理,但只是形式上的移交,未能及时将参保资料和退休档案交给社保机构管理。由于地区之间存在差异性,有些不发达地区并没有实质的管理服务内容,导致离退休人员档案出现多头管理问题,没有发挥保障作用,不利于准确把握信息。

1.4工作人员业务素质有待提高

目前,离退休人员档案管理工作处于被动应付的局面,工作人员素质不高,对档案管理的重要性认识也不足。一些社区档案管理人员没有经过专业培训,仍沿用最原始的手工管理方式,管理人员的重视度低,对于离退休人员的档案管理工作比较懈怠,档案管理队伍不稳定,很难满足离退休人员档案建设需要。

2解决离退休档案管理问题的对策

第一,加强档案管理信息化建设。信息管理系统为离退休人员档案管理提供了有效的措施和手段,应大力开展档案管理信息化建设,进一步节省成本、提高效率。电子档案有着广阔的发展前景,应不断完善、优化、修复、保护传统档案,确保档案信息的安全。在纸质档案的保护过程中,应重视档案信息的完整性。电子档案管理降低了人力成本,依赖软件技术,实现了对纸质档案管理的真实模拟,应完善信息系统,增加功能设计,提升档案管理技术水平。应正确处理离退休人员纸质档案和电子档案的关系,电子档案可为纸质档案的管理提供支持和借鉴,纸质档案能够弥补电子档案管理中的不足,有效保证离退休人员档案的安全性和客观真实性。第二,加强基础设施建设,建立专业的管理机构,安排专人负责,实现现代化管理。大力加强档案管理的基础设施建设,加大对档案管理系统的资金投入,解决基本的经费问题。财政部门应积极配合,给予资金支持,协调事业单位发展,开发多种多渠道筹措资金,从根本完善档案工作的基础设施建设。充分利用社会保险机构的资源优势,建立事业单位退休人员档案管理中心,加强对离退休人员档案信息的管理。将分散的离退休人员档案资料统一集中管理,按现代化的管理标准建立库房,强化档案入库管理,安排专人负责,配备基本的档案管理设备和温度控制器。充分利用信息技术,将离退休人员的个人信息输入电脑,提升查询和管理效率,确保管理系统中的信息真实、有效。构建标准的、现代化的离退休人员档案管理系统,为离退休人员社会化管理提供绿色通道。第三,完善离退休人员档案管理制度,采取保障措施,建立健全管理机制。行政部门应加大监管力度,加强对离退休人员工作档案的管理。一套完整的管理机制对档案工作有着重要的保障作用,应坚持依法治档,完善各项规章制度,明确管理职责,严格维护工作的规范性和严肃性。各部门应相互配合,规范退休人员档案移交工作,建立健全的管理机制。第四,全面提升人员素质,建立专业的离退休人员档案管理队伍。应面向社会公开招聘档案管理人员,从系统内选聘责任心强、水平高的专业人才,加强对管理人员的培训,从工作水平和服务意识两方面入手,做好岗前培训工作,全方位提升档案管理工作的服务能力。

3结语

事业单位离退休人员档案管理工作是社会化管理工作的基础,我们应重视对离退休人员基本生活权益的保障,加快完善事业单位离退休人员的档案管理工作,依法保障离退休人员的合法权益,努力构建退休人员社会化管理服务平台,建立健全管理机制,突出以人为本的工作理念,加强管理工作的法制建设。我们应认识到档案管理是一个复杂的过程,要发挥档案信息资源的作用,实现服务社会化管理,就要合理调整、平衡电子档案与纸质档案的关系,推进电子档案的发展,实现事业单位与社区之间的资源共享,提高档案管理和检索的效率、水平,促进档案管理工作的发展,更好地服务于离退休老年人,为和谐社会的发展贡献力量。

作者:张松令 单位:黑龙江省大庆市龙凤区离退休职工管理办公室

参考文献:

[1]毕海燕.关于做好离退休人员档案管理工作的思考[J].黑龙江档案,2015,(04):120-121.

[2]路燕琴.企业退休人员档案管理的几点思考[J].企业改革与管理,2015,(16):104-105.

[3]穆姝婕.关于企业退休人员档案管理的几点思考[J].企业改革与管理,2015,(20):72-73.

[4]邓杨.浅谈做好企业退休人员档案管理的对策[J].办公室业务,2016,(18):56-57.

[5]刘晓梅.企业离退休人员档案管理和服务的思考[J].群文天地,2012,(08):91-92.

[6]刘青.企业退休人员人事档案管理工作探析[J].黑龙江档案,2012,(02):86-87.

[7]随晓华.当前我国档案管理工作存在的问题及对策[J].中国西部科技,2009,(03):30-31.

[8]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报(社会科学版),2007,(01):116-117.

关于本站:中国最大的权威的公务员门户网站-公务员之家创建历经7年多的发展与广大会员的积极参与,现已成为全国会员最多(95.4万名会员)、文章最多、口碑最好的公务员日常网站。荣膺搜狐、新浪等门户网站与权威媒体推荐,荣登最具商业价值网站排行榜第六位,深受广大会员好评。

公务员之家VIP会员俱乐部

在公务员之家您可以分享到最新,最具有时事和代表性的各类文章,帮助你更加方便的学习和了解公文写作技巧,我们愿与您一同锐意进取,不懈的追求卓越。

如何加入公务员之家VIP会员
第一步:先了解公务员之家,查看VIP会员特权
第二步:银行汇款或在线支付,汇款即时到帐
第三步:汇款后立刻联系我们,将您的汇款金额和流水号告诉客服老师,3分钟内系统核查完毕并发送VIP会员帐号到您的手机中,直接登陆即可。

网站首页 | 关于我们 | 文秘服务 | 发表服务 | 支付方式 | 常见问题 | 联系我们