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中职院校档案管理研究论文

一、中职档案管理发展背景

中职档案工作的重要作用逐渐被师生和管理层所重视,在此基础上,档案管理工作的需求较之以往更为复杂,对档案资料进行深度的解析,通过对档案资料的合理化的、创造性的应用,使其能够为学校各方面发展提供更多的建设性意见,是目前档案管理工作的主要任务。另外,信息化环境的两大特征:云计算和网络化,使得档案管理发展趋向创新和服务。云计算指导着中职院校档案管理对档案进行大数据分析,使网络上的所有终端都能受益,实现档案的服务功能;网络化则给档案管理提供了管理方法上的突破和创新的空间。

二、中职档案管理存在的问题及原因

1.管理思想老旧。中职档案管理的需求变化以及管理工作的环境变化,使得档案管理本身的地位和职能得到扩展,原有的档案管理思想是对档案资料进行收集和保存,而现在的档案管理思想应该转变到利用档案对学校发展进行服务方面,档案资料是云计算的资源,应该服务于中职学校日常建设。但是,这种管理思想目前还没有被管理者所接受和理解,管理工作在很多时候是被动的并非主动的。2.管理方法不够先进。信息化技术的发展为中职院校档案管理提供了一系列先进的管理策略,例如,转换档案资料的形式,节省存储空间、灵活调用档案、允许学校师生自由访问个人档案、利用档案进行科学技术研究等。但是,现在大多数做中职院校还没有做到档案管理全面信息化,很多档案仍以纸质的形式出现,档案格式不一,给管理人员带来了巨大的工作压力。管理方法不够先进造成档案管理效率低,而这一问题的根本原因在于档案管理缺乏明确的制度、信息化策略没有完全应用于管理过程中。3.管理人才不足。档案管理网络化和信息化需要大量的相关人才进行推进,无论是普及档案管理的基本方法,还是进行档案管理的服务性应用,都需要档案管理者在其中扮演重要的角色。管理技术和职业技能的提高必不可少,除了对档案进行收集整理之外,还应该拥有处理信息技术问题、进行电脑和网络维护的能力,但是,现在中职院校的档案管理人员缺乏这种能力,管理人才不足导致档案管理工作发展进程缓慢。

三、对中职档案管理的建议

1.以网络化为基础改换管理思想。高校档案管理办公室的负责人,应该根据学校发展计划和发展需要,主动进行档案资料的重新分类、整理和数据化,使档案以信息的形式呈现在全校师生面前;以档案资料的数据化为前提,对已有的档案进行科学分析和解读、研究已有的档案,寻找高校发展过程中各项事务的特征,为现在的学校管理和发展工作提出建议。2.进行标准化档案管理。随着多媒体技术与“信息高速公路”等现代档案管理手段的采用,要求档案工作必须实行标准化管理。中职院校主管部门在档案工作领域内,应与档案或标准化管理部门共同协商,对档案事业的发展和业务工作方面的概念、原则、质量、方法等,制定统一的规划,使档案工作在客观上有共同的语言,共同的衡量标准,共同的比较基础,共同的协作依据,共同的协调保证。以便建成档案信息网络,走档案信息资源共享之路。例如,档案收入和整理可以采用信息技术,即对某一档案类型设定固定的档案提交形式,使其以数据化的状态存在,这不同于以往的word文档或excle表格,而是以选填式表格的形式出现,每一份档案都是一个文件,所有文件统一存储在某一固定的程序之中,这样一来,进行档案的调取和资料综合整理都非常容易。3.提高管理工作者的专业能力。中职院校有必要对管理工作人员进行一系列的职业技能培训。可以选择定岗培训的方式,对档案网络动态化管理工作进行系统分析,将岗位职责分类,按照职员的工作能力以及发展前景,进行特殊的工作项目培训,使其能够胜任某一类型的管理工作;也可以选择胜任力培训的方式,根据工作需要,评估现有职员的岗位胜任力,针对其中不足的部分进行有目标的培训,使其成为能够胜任档案现代化管理、维护工作的“全才”。

四、结语

综上所述,中职院校档案管理工作的环境以及工作目的已经发生改变,管理思想、管理方法以及管理者的职业技能也应该随之发展和变化。中职院校要解决在当下出现的档案管理问题,应该以网络化和信息化为基础,改善管理思想,制定管理制度并使用先进的管理方法,着重提高管理者的职业技能,只有这样,中职档案管理才能获得长足的发展。

作者:黄丽玲 单位:福建省泉州艺术学校

参考文献:

[1]苗睿.中职院校档案管理工作存在的问题及措施[J].大家健康(学术版),2015(01):120-121.

[2]贺伟.新时期中职院校档案管理工作的现状及对策[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015(03):105-106.

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