阅读次数:人次

信息时代下档案管理工作的创新

摘要:21世纪,随着网络信息技术的发展,我们已经进入了信息时代,创新是事物发展的不竭动力,也是时代发展进步的内在动力。信息时代背景下,各个行业与领域都受到信息技术的影响,档案管理工作,事关国计民生,在新时代背景下,更应该与时俱进,创新档案管理工作,才能更好的提高档案管理水平,鉴于此,笔者立足自己的档案管理工作实践,基于信息时代背景下,重点探究档案管理工作的创新,以期能够为我国的档案管理工作更好的开展提供帮助。

关键词:信息时代;不竭动力;档案管理;管理水平

人类已经进入信息时代,无论是哪个领域,只有顺应时代发展潮流,不断进行创新,才能保证领域与行业的持续发展,档案管理工作也不例外,信息时代下,只有创新管理方式,运用现代化管理手段,促使管理工作朝着信息化方向发展,才能有效提高管理质量与管理水平,才能满足当前时代背景下,人们快速、便捷获取信息的需求。信息时代,对档案管理工作而言,是一把双刃剑,有利也有弊,因此,要通过创新借助信息时代的优势,迎接信息时代带来的挑战。

一、目前我国档案管理工作中存在的问题

1.观念陈旧理念落后

长期以来,我国的档案管理工作,工作重点在于档案的保存,而档案的实用性较差,对于档案管理工作而言,最重要的是保证档案的安全,只要保证档案没有丢失没有损坏即可,无需考虑其他;而信息时代下的档案管理工作,所要处理的档案信息量巨大,而且档案的实用性也可得以体现,同时,档案管理人员的工作更加负责,管理人员的专业素质中,更加侧重对用户的服务意识。

2.管理模式落后

一直以来,受理念、技术、资金等因素的影响,我国的档案管理工作主要依靠工作人员完成,档案存储信息由档案管理人员填写,填写过后,将档案存放保管,但是,当需要使用这些档案信息时,则要花费大量的时间在管内进行搜索查找,为档案的使用带来不便,查找效率低,影响了档案的使用性,同时,档案信息在实时的更新和增加,也无法对保存的档案信息进行更新。

3.规划设计落后

通常情况下,我国的档案信息资源,不可避免的会受到文化、地域、以及档案管理环境等众多因素的影响,因此,无法在全国范围内形成统一的管理规划设计,例如,南北方气候差异显著,尤其是湿度差异大,档案信息化管理过程中,部分档案存储在光盘、磁带当中,因此,无法在全国确定档案管理保存的湿度值。除此以外,档案信息化管理,其自身也具有一定的变化性,导致档案信息管理的过程中,也存在一些不可控因素,例如,档案载体消磁无法使用,难以对其进行一体化管理[1]。

二、信息时代下档案管理工作的创新途径

1.创新思想理念

信息时代下,信息就是资源,档案就是社会中的重要信息资源,因此,档案管理理念也应该与时俱进,档案管理工作,其工作重点也不仅仅是档案实物的保管,而是注重发挥档案信息自身的使用价值,让档案信息为国家和社会创造出更加的价值。信息时代下的档案管理,对档案管理部门提出了更高的要求,档案管理工作人员,要转变思维与观念,做到与时俱进,创新管理方式,并要不断的提高服务意识,帮助用户更好的使用档案[2]。

2.创新优化服务

创新优化服务,可以从以下两个方面进行,一、打造网络服务平台,传统的档案服务中,用户想要使用档案,则要到档案馆查找,当用户提出使用档案后,档案馆的工作人员,则要从大量的登记信息中查找对应的档案信息,然后根据信息到档案室将信息取出,这一过程中,档案的查找与搜索,为用户带来的不便,增加了档案管理人员的工作量,若是建立网络服务平台,将档案信息输入其中,需要使用档案时,只需要利用检索系统,则可以轻松快捷的找到档案。二、加强档案管理的自动化建设,具体而言,就是将档案内容转变为电子档案信息,以电子资料的形式进行保存,此种方式,档案用户可以从网上下载所需要的档案信息,充分发挥档案自身的使用价值[3]。

3.加强档案信息数据库建设

信息化时代背景下,国家、企业等大型组织的文件管理,也在逐渐朝着信息化管理方向发展,其中最为重要的部分是要建立档案信息数据库,但是,数据库的建设是一项长期且艰巨的工作,因此,不可急于求成,遵循数据库建设的客观规律。在数据库的过程中,要注重将网络信息技术运用到档案管理工作当中,量综合数据库中的档案信息,以简洁明晰的目录的形式呈现出来,形成一个兼具检索功能与在线浏览与下载功能的信息化数据库。

4.促进档案管理的数字化、现代化

在信息时代背景下,我国的档案管理工作,也应该紧跟时代发展潮流,将传统的实物档案转变为电子档案,以此节约档案保存的空间,降低档案损坏的风险,需要注意的是,要做好电子档案的备份工作。除此以外,要充分运用现代化的技术进行档案管理,构建综合完整的档案资料库,完善网络平台,最大限度上实现和发挥档案的使用价值,促使档案更好的为国家、企业、组织,以及个人服务,满足人们对档案信息的需求[4]。

三、结语

综上所述,在经济社会快速发展的推动下,我们已经进入了信息时代,这对档案管理工作而言,即是一次机遇,也是一种挑战,因此,相关的档案管理人员,要立足自己的档案管理工作实践,在信息时代背景下,寻找创新档案管理工作的思路与方法,改变自己的观念,转变自己的思维,提高自身的服务意识,通过有效的措施,进一步完善、丰富档案管理工作的内容,促使档案信息能够满足人们的需求,最大程度上,发挥档案信息的价值,为国家和社会创造出更多的价值,体现档案保存管理的意义。

作者:尚晓丽 单位:大庆油田有限责任公司第三采油厂信息中心

参考文献:

[1]孟艳丽.信息时代下档案管理工作的创新探究[J].办公室业务,2017,3:147.

[2]吕欢弟.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].中外企业家,2014,20:200.

[3]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息,2015,34:129.

[4]王爱华.信息时代背景下档案管理的创新探索[J].办公室业务,2016,13:56.

关于本站:中国最大的权威的公务员门户网站-公务员之家创建历经7年多的发展与广大会员的积极参与,现已成为全国会员最多(95.4万名会员)、文章最多、口碑最好的公务员日常网站。荣膺搜狐、新浪等门户网站与权威媒体推荐,荣登最具商业价值网站排行榜第六位,深受广大会员好评。

公务员之家VIP会员俱乐部

在公务员之家您可以分享到最新,最具有时事和代表性的各类文章,帮助你更加方便的学习和了解公文写作技巧,我们愿与您一同锐意进取,不懈的追求卓越。

如何加入公务员之家VIP会员
第一步:先了解公务员之家,查看VIP会员特权
第二步:银行汇款或在线支付,汇款即时到帐
第三步:汇款后立刻联系我们,将您的汇款金额和流水号告诉客服老师,3分钟内系统核查完毕并发送VIP会员帐号到您的手机中,直接登陆即可。

网站首页 | 关于我们 | 文秘服务 | 发表服务 | 支付方式 | 常见问题 | 联系我们