数字档案管理的重要性及应用

摘要：如今，数字化、信息化已经应用于各个领域，档案管理体系也已被数字化和信息化技术所改变，形成了新型、科学的管理模式。现代档案管理的采集阶段、整理阶段、存储阶段、更新阶段都充分体现出数字信息化技术的重要作用，呈现出一个全新的现代化数字档案管理平台，极大地促进了档案管理的科学、稳定发展。

关键词：数字化；档案管理；重要性；应用

在信息化、数字化不断深入档案管理体系发展的过程中，传统的纸质档案管理模式已经显现出迟滞性，数字档案管理系统的研发和利用全面更新了档案的在线、实时查看和传输保存等内容，更好地实现了对档案的信息资源的共享和利用，更好地满足了社会对于档案信息的需求。

一、数字档案管理系统综述

数字档案管理系统可以较好地改变档案信息渠道混乱的状态，它可以基于计算机信息化平台，实现对档案信息数据的采集、处理、存储、分析和记录，更好地显示出档案信息资源的真实性，使之具有更为可靠的凭证价值和功能。同时，在数字化档案管理系统之中，还可以使档案信息文件保存完整、长久存储、方便查询和利用，可以有效解决档案信息查询和利用中的问题。数字档案管理系统具有自身的特点，表现为以下几个方面：一是可操作性。在数字档案管理系统中，可以转变原有的纸质档案管理模式，将原先查找纸质档案的工作量缩减，利用数字化平台实现对档案资源的随时查找和翻阅。二是媒体的集成性。在数字档案管理系统中集成了诸多的图像信息、视频信息等，这些不同类型的档案信息通过信息媒体的方式，实现了最优化的集成，使档案信息更为多元化。三是可变性。在数字档案管理系统中，计算机、信息化技术是强大的支撑和依托，档案信息可以在计算机系统中得以修改。同时，也存在管理中的一些漏洞，需要加以安全有效的防护。

二、数字档案管理的重要作用

（一）满足社会对于档案多样化、个性化的需求。在数字档案管理的模式下，需用户可以极为快捷、便利地使用档案信息资料，无需考虑时间和空间的限制，以计算机信息化平台为载体，实现对信息化档案管理资源的利用。（二）提升档案文件管理的质量。在数字档案管理过程中，计算机网络技术以其强大的技术优势，成为数字档案管理的有力支撑，在利用计算机网络技术实现对档案文件的采集、整理、归档、分类、存储的过程中，可以极大地提升档案文件管理的质量和效率，将工作人员从繁重的档案分类整理、归档存储的日常事务中解脱出来，将精力集中于对数字档案文件的深度开发和利用之中，充分地体现出数字化档案文件的价值和功能。（三）增强对档案信息文件的保密性。由于档案文件信息涉及到单位的诸多事务性内容，具有安全程度不同的保密等级，在计算机数字化技术的应用之下，可以较好地建构档案文件的防护墙，将不同保密等级的档案进行分类归档，并实施事后跟踪和责任的追查。（四）确保档案信息文件的原始性和完整性。在传统的纸质档案资料管理的过程中，使用者需要查询档案时，要将纸质档案在大量的信息中翻寻出来，这种查询方式在反复的利用过程中，容易导致原始档案的破损，使原始档案不够完整，使档案信息文件的利用效能下降。而在数字化档案管理体系之中，用户对于档案的查询和利用，只需要通过数字化平台的查询方式，在查找到相应的原始档案文件之后，将其进行扫描即可，这样不仅满足了用户的使用需求，而且还极大地确保原始档案的完整无损，极大地提升了档案信息的利用效能和价值。

三、数字档案管理的关键性技术

（一）图像处理技术。在数字化档案管理之中，图像处理技术是基础而关键的技术之一，它可以实现对原始档案的扫描和图像处理，在数字档案管理的各个子系统模块中，通过数据录入、数据维护时的图像处理模块，实现对原始档案的扫描录入和图像处理，在图像挂接功能的应用前提下，将原始档案与图像文件快速、自动匹配，以实现自动化的、批量的图像扫描和自动处理，具体包括对原始档案的图像扫描、旋转、缩放、幅面调整、纠斜、合并等。（二）档案管理平台技术。这是数字档案管理系统的核心技术，它是基于关系数据库应用前提下的自动化管理工具，在这个管理平台之中，有不同的功能管理模块，如：档案全宗管理及类型管理、报表生成及界面生成、用户权限管理、数据字典管理等，在这些功能不同的系统模块之下，可以快速、自动地实现对业务档案的管理。（三）全文检索技术。全文检索技术可以实现对档案信息文件的自动辨识和扫描，无需人工干预，即可实现对档案原文的大面积检索和查询，而不必考虑档案的结构化和非结构化数据的统一性问题。同时，全文检索技术还可以实现快速的检索和查询，在用户的使用权限之内，可以随时随地获得所需的档案信息资料。

四、数字档案管理体系的应用趋势

（一）档案管理方式不断创新和优化。计算机网络信息化技术极大地推动现代档案管理方式，也替换了原有的档案管理理念，在全新的信息环境和平台之下，数字化、电子化档案管理模式替代了传统的纸质、手工档案管理方式，实现了对档案信息资料的快速查询、检索、利用，在智能化、数字化的信息共享平台下，将不断引领现代档案管理走向科学化、系统化、智能化的方向。（二）现代档案管理制度日趋完备。在现代档案管理的数字化平台建设过程中，还需要更为完善和齐备的档案管理制度，由于现代档案管理体系相对复杂，容易由于遗漏而引发档案管理缺损的现象和问题，导致现代档案管理存在一定的缺陷。为此，还需要不断完善现代档案管理制度，并从现代档案管理的不同环节入手，全面调整和规范化，以更好地适应数字化、电子化档案管理趋势和社会需求。（三）实现知识的交叉多元化应用。在现代档案管理的数字化、电子化建设过程中，还要实现知识的交叉、多元化应用，要将档案管理知识与社会经济知识、文化知识、历史知识、科学知识等相融合和渗透，在交叉、多元化的扩展之中，使现代档案管理更为专业化和多元化，要注重吸纳新兴学科、边缘学科的知识，更好地丰富和创新数字档案管理体系。（四）提升现代档案管理人员的知识结构和层次。在数字化档案管理的建设进程中，档案管理人员的知识结构和层次要不断拓宽和深化，能够全面、专业地运用数字化档案管理知识，更好地为社会需求者提供数字化档案服务，以充分彰显数字化档案的利用价值。

总之，在信息网络技术不断升级的背景下，现代档案管理要不断优化其数字化、智能化环境和平台，采用创新的档案管理模式和方法，更好地充实和丰富数字现代档案管理的知识交叉运用，使数字档案管理的利用效能达到最优化，并在档案管理人员的素质不断提升的条件下，充分发挥数字化档案的利用价值。

作者:安伟红 单位:吉林省白城市通榆县档案局

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