论中学档案管理的重要性与有效推进

【摘要】本文首先分析初级中学档案管理的重要性，然后分析当前初级中学档案管理工作存在的不足，最后着重探讨信息网络时代初级中学档案管理的有效推进策略，望能为同行提供一些参考与借鉴。

【关键词】初级中学；档案管理；推进策略

学校档案，即学校在经营和发展过程中保留下来的能够作为查考和具备情报与凭证作用的各类文件、数据、图像、音像等信息。具体而言，学校档案管理的内容涵盖了教务、学生、教师、党团等多方面内容，其在载体形式上也是多种多样。要做好中学档案管理工作就必须结合时展与需求，不断探索高效、合理的管理方法，为档案的收集、整理、分类、归档、借阅、利用等提供方便。下面，笔者主要对此展开论述。

一、初级中学档案管理的重要性

（一）档案是学校的无形财富。初级中学档案是学校的无形财富，从学校成立之初至今每个经营和发展阶段的所有活动、事件和人物都是以档案的形式记录并保存下来，大至学校的每个决策、每项活动，小至每份试卷、每个荣誉奖章、每份下发文件等，对学校而言都是宝贵的资源与财富。学校参加评定、举办活动、作出决策、经营模式、发展规划等都离不开档案资料的支撑。因此，档案管理的重要性可见一斑。（二）为教学科研工作作指导。教学过程中的教案、习题、试卷等都是档案资料的重要构成部分，学校在开展教学科研活动时也会以此作参考和借鉴。加之，这类档案资料通常都是前人结合自身教学经验和所学归纳总结出来的，所以极具指导意义。若不能很好地管理这些档案，那么其价值和作用就会被埋没，学校要进一步发展和提升教学成效，也就缺少了有力支撑，一切都要从头开始，容易走弯路，浪费时间和精力。（三）档案是学校历史的传承。档案资料记录了学校的整个发展历程，是学校历史沿革的重要信息源泉。从教育部门下发文件到各项审批材料的下达再到学校的建设、教师的教案、各项荣誉等，都承载了学校历史传承的重责。学校每届学生从入学到毕业，期间所有的情况都以档案资料的形式记录下来，每位学生的在校情况都可通过档案查阅到，这也是学校发展历史中的一部分。故档案是学校历史的传承，重视档案管理也是对学校历史的尊重。

二、初级中学档案管理存在的不足

相对而言，初级中学档案管理工作比较简单，但就当前初级中学档案管理现状来看，仍然存在一些不足之处，具体如下：一是档案管理意识薄弱，未能充分认识到档案管理的重要性，在档案收集、归档、管理等环节缺乏配套制度，导致档案资料收集缺乏完整性与规范性。并且在日常管理工作中也显得随意散漫，安全意识不强，导致一些资料出现损坏、遗失等情况。二是档案管理人员素质能力不足，一方面缺乏专业档案管理人员，不少学校档案管理人员为兼职或是文化水平不高，对档案管理的要点和注意事项不了解；另一方面由于学校不重视档案管理，投入力度小，未对已有档案管理人员进行系统培训，使得他们难以胜任管理工作。三是信息化建设力度不够，在信息网络时代，档案管理信息化建设已然成为必然发展趋势，需要建立电子档案才能更好地保存很多资料，而且运用信息技术进行档案管理也更加方便快捷，但很多学校信息化建设力度还不够，不论是硬件软件设施的购置，还是资金、人力等的投入，都仍需进一步强化。可见，要有效推进初级中学档案管理工作，学校就必须正视档案管理过程中的不足，积极采取措施。

三、初级中学档案管理的有效推进措施

（一）强化档案管理意识。强化档案管理意识是有效推进初级中学档案管理工作的首要条件。一方面学校领导应重视档案管理工作，自觉强化档案管理意识，并将档案管理工作纳入日常工作的重要议程，为学校全体教职工做好带头作用。另一方面，学校领导应将档案管理意识传达至全体教职工，积极拨发专项资金用于档案管理工作，可通过开设讲座、办理校园专刊等方式将档案管理的重要性传达至全体教职工。此外，学校应明确指出档案管理工作并不单单是档案管理人员的事情，还需要全体教职工共同参与配合，只有多方协调、相互配合、共同努力才能真正做好档案管理工作。（二）完善档案管理制度。档案管理工作的顺利、有效开展必须有配套的档案管理制度做基础，从档案的收集整理归档到保管以及后期的借阅利用都有相应的完善制度，所有人都严格按制度办事。具体而言，学校应结合实际情况，制定相应的档案收集制度、管理制度、借阅制度等，并明确规定档案收集范围及标准规范，如此档案管理工作的开展就有了明确目标和标准，避免了档案收集不完全、不规范等问题。此外，还应明确各个岗位的职责权限以及责任追究制度，确保工作条理清晰、责任明确，不会出现混乱或越权等情况，而且一旦出了问题也能及时找到相应责任人，而不是相互推诿。（三）提升管理者的专业水平。不论是传统纸质档案的管理还是信息网络时代电子档案的管理，都需要管理人员来操作，因此，学校必须注重档案管理人员专业水平的提升与强化。一方面，学校应分配专门的档案工作者，成立档案管理部门，明确负责人与执行人员，并定期对档案管理人员提供培训课程与实践机会，提升他们的档案管理知识与技能，以便更好地开展档案管理工作。另一方面，学校应积极引进专业的档案管理人才，为档案管理队伍注入新的力量，引入先进的管理理念和方法。若有需要，学校还可聘请相关专业人士开设专题讲座，鼓励档案管理人员积极参与，多学习多见识，不断提升自身专业能力与素养。（四）档案管理信息化建设。随着信息网络时代的到来，各行各业都陆续开展信息化建设，学校也应充分认识到信息技术在档案管理工作中的价值，并积极展开档案管理信息化建设。首先学校应加大投入力度，积极购置先进设备、引进先进人才、学习先进理念与管理模式等，并在日常培训中增加信息化知识与技术，帮助档案管理人员掌握相应的信息知识与技术。其次，学校应将档案管理信息化建设与校园网结合起来，若有条件还可与其他软件系统连接，创建完整的信息网络，实现各项资料信息的实时更新与共享。再次学校可创建档案信息检索系统，相较于其他档案管理工作，初级中学档案管理工作较为简单，在收集档案资料的时候可按照人事、教学、行政等分类管理资料，并在创建档案信息的时候将同类型档案放置在同一窗口，这样不论是后期管理还是查阅都能很快检索到需要的信息资料。（五）注重软件硬件建设。硬件软件是档案管理工作的重要基础设施，学校在开展档案管理信息化建设的同时也必须注重软件硬件的建设。一方面学校应注重硬件软件设施的采购工作，在选择硬软件设施的时候要考虑价格、质量、使用寿命、内存量等因素，确保购买的设施能满足学校档案管理工作的需求。另一方面学校应要求每位档案管理人员都能正确使用相关设备，并懂得软硬件设施的日常维护与检查，避免人为错误操作损坏设施，进而损坏或遗失档案资料。此外，学校必须强化档案管理工作的安全性，如档案录入与存储的电脑需定期杀毒、安装防火墙、设置登录密码等；重要档案资料应做好备份；明确档案录入、管理、查阅等权限，并各自保管好自己的登录密码；定期检查软硬件设施，做好清理与维护保养工作等等。

四、结语

综上所述，档案资料不仅是学校历史传承的重要体现，也是学校后续管理与发展的重要支撑依据，学校必须重视档案管理工作。初级中学档案管理工作虽相对简单，但仍不可掉以轻心。当前初级中学档案管理工作仍存在档案管理意识不弱、制度不全、投入力度不够、信息化建设缺乏等问题，学校必须正视这些问题，积极采取有针对性的解决措施，这样才能真正实现初级中学档案管理工作的有效推进。

作者:黄予菲 单位:北海市第八中学

【参考文献】

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