信息时代档案管理探讨

摘要：档案管理是将文献资料、数据信息、人事档案等内容进行归档、整理和保存的过程，其管理手段和效率直接影响着管理的实效性，当前，随着信息技术的发展，传统的档案管理模式面临新的挑战，如何紧跟信息时代变化，更新管理理念、创新管理手段成为当前的首要任务，为此，本文通过对档案管理现存问题的分析，剖析其未来发展路径。

关键词：信息时代;档案管理;现存问题;管理路径

一、引言

档案管理是一项复杂的管理工作，其内涵了文件资料、历史文献、数据资源等多项管理与服务内容，是企事业单位数据资源价值的核心所在，当前，随着现代信息技术的发展与进步，电子文件、视听资料、信息化资源等新型档案管理内容不断涌现，自动化、智能化管理手段更新发展，这给传统档案管理模式带来了巨大的冲击，尤其是对机构庞大、下属单位分散的企业，其档案管理内容、形式多样、管理手段存在较大差异，存在的档案管理问题更多，面对此种形势，如何紧跟信息时代的步伐，紧抓机遇、攻克难关成为档案管理创新发展的关键所在，具体而言，其应该重塑档案管理理念，加速信息化建设、提升管理人员素养、创新管理模式，以此抓住信息化时代的发展机遇，将档案管理工作推向更高层级。

二、信息时代下传统档案管理面临的新挑战

1.管理理念落后，尚未充分认识到档案管理工作的重要性。档案管理主要是对文献资料、数据资源及信息资源等多项内容进行收集、归整、分类，从而为档案内容的共享和查询提供便利，这是档案管理工作的根本价值体现，其内容作为企业数字资源价值的集成体，能够为企业优化发展提供有效借鉴和参考，但是传统的档案管理状态较为混乱，管理层对于档案管理工作的重要性和实用价值认识不足，存在严重偏差，认为其只是文字材料的历史记录，缺乏统一的规划设计，管理体制不健全、尚未形成系统的、规范的管理体制，致使管理分散、效率低下，使得档案管理工作流于形式，极大的削弱了档案管理效益，制约了管理效能的有效发挥，并成为阻碍企业发展的最大障碍。2.信息化建设相对落后，严重制约了档案管理手段的更新发展。档案管理是一项复杂、系统的管理过程，其管理内容、形式多样，这增加了管理的难度性，传统的档案管理模式中多采用手工形式对文献资料、数据信息等内容进行搜集、分类、整合、归档，对于劳动力的依赖性较高，管理及维护成本较高，这在很大程度上降低了管理的经济效益，更影响了档案内容精准、快速查询，而且，纸质档案内容很容易被篡改、损毁，增加了加档案内容鉴定困难性、缩短了档案文件的生命周期，为此，加速档案管理手段的创新发展是当前的迫切之需，但是因为管理理念、资金、设备等条件的限制，档案管理的信息化建设一直较为落后，尚未跟上信息技术发展的步伐，并成为影响管理创新的主要瓶颈。3.管理体制缺失，影响了档案管理的规范化发展。档案管理是企业运行发展的关键支撑，其内容与企业的经营管理理念、经营策略、人事管理等存在较大关联性，规范、系统的内容管理能够为企业运营管理的创新发展提供有效借鉴和参考，但是这必须以标准、统一的管理体制为基础和前提，但是从目前档案管理现状来看，其尚处于一个无序管理状态，管理制度建设的滞后性，使得档案管理工作无章可循，管理秩序混乱、管理人员素质低下、管理方法不规范，致使档案管理弹性较大、漏洞百出，降低了管理效能，而且档案管理作为一个动态发展过程，其范围和规模均在不断扩展、延伸中，这就增加了管理的难度性，加之没有系统、规范的管理制度作为有效依据，使得档案管理难上加难，无法实现规范化发展。

三、信息时代下档案管理工作的新路径

1.重塑管理理念，强化对档案管理重要性的认知。档案管理内容是企业信息资源的核心所在，其集成了企业运营发展的管理理念、行为规范、价值取向等内容，是企业提升管理效率，增强核心竞争力的关键支撑，正是基于档案的这种效用价值，使其成为企业管理工作的主要着力点，但是鉴于传统管理理念的局限性，人们尚未认识到档案管理的重要性和根本价值，致使管理效能低下，未发挥档案管理的真正价值，而随着信息技术的进步和发展，新型档案管理内容和管理手段不断涌现，这给传统管理带来了前所未有的冲击，而管理人员作为档案管理的直接接触者，也面临着诸多挑战，尤其是其管理理念的落后性成为制约管理模式创新发展的根源所在，为此，信息时代下，要实现档案管理手段的创新、管理效率的提升，首要的任务就是重塑管理理念，深化思想认知，通过管理培训、新理念引入等方式，突破传统管理理念的束缚性，强化对管理理念的延伸教育，让管理人员从思想认识上高度重视档案管理工作，进一步增强管理、服务意识，从而紧跟信息时展变化，创新管理模式，并根据主体的不同需求，提供有针对性的、规范化的服务，真正发挥档案管理工作的价值。2.创新管理模式，推进档案管理效能的提升。当前，信息时代下，档案管理的内涵和外延都发生了根本性的变化，传统的管理模式逐渐凸显其自身弊端性，已经无法适应新时期的管理要求，而且国家“十二五”规划早已经将管理模式的信息化发展作为工作的重点，在此政策引导下，未来档案管理的主要着力点管理模式的创新发展，首先，要加速推进档案管理机制的完善发展，要制定一个系统性的管理制度，将档案内容的收集、分类、整合及归档等都纳入细节规划，制定统一的规章制度及流程，明确管理人员的职责分工和工作要求，由此，便能将档案管理推行规范化、统一化管理方向；其次，强化信息化建设，传统档案管理模式多采用纸质载体，在遭遇不可抗力或人为篡改时，档案内容的完整性和生命周期都容易受到威胁，而采用现代信息化手段，将其内容通过电子扫描、视频拍摄、数字存储等融入到信息化管理系统中，不仅能够确保档案原始数据文件的完整性和安全性，而且便捷了档案内容的快速、精准查询，降低了管理成本、提升了管理效率，是档案管理效能充分发挥的必要前提。3.提升档案安全管理意识，促进档案管理安全机制的完善。档案管理内容与企业运行机制、管理理念、商业机密等存在多种关联性，为此，其管理的安全性对于企业的生存发展至关重要要，当前，随着计算机及网络信息技术的发展，其便捷性、共享性、即时性及高效性给档案管理带来了诸多便利，对于管理手段的创新发展和管理效率的提升都有积极的影响，为档案管理带来了新的发展思路，但是也伴随着一些负面效应，一些投机分子，借助档案管理系统的漏洞，利用木马程序、病毒及黑客手段攻破系统防护，非法侵入系统进行破坏性操作或远程操控，窃取档案管理内容，这给企业造成了极大的威胁和损害，针对此种问题，管理人员要树立网络安全防范意识，强化档案管理系统的操作技能，加强系统的防护功能，对重要数据内容进行加密、备份，以避免遭受不必要的损失，同时，要加速推进安全管理机制的建设，强化安全管理教育，建立安全监管部门，明确其监管范围和职责内容，并制定安全预警机制，在发现安全隐患时及时报警、采取防范措施，将安全风险控制在最小范围内，从而为档案管理工作营造健康可持续的发展环境。

四、结语

当前，现代信息技术已经渗透到社会生活的各个方面，而档案管理作为企业运行发展的重要内容之一，自然也面临着信息技术带来的冲击和机遇，而且我国“十二五”期间，已经将档案管理的信息化发展列为主要工作内容予以重点推进，为此，为了使得档案管理工作更加科学、规范，并确保其安全性和有效性，需要结合其现存问题，利用信息技术创新管理手段、转变管理观念、完善管理机制，从而充分发挥档案管理工作的根本效用。

作者:吴明清 单位:钦州市国土资源局

参考文献：

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