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交通运输部门档案管理探讨

【摘要】在当前我国社会经济与科学技术的不断发展的环境下,交通运输部门档案管理朝着信息化道路发展成为了当前的主要任务与内容,毋庸置疑,信息化的应用提高了档案管理的效率,尤其在新时期,积极做好交通运输部门档案管理信息化建设成为了最值得思考的问题。文章探究了档案管理信息化建设的重要性,并对其提出几点建议与措施。

【关键词】交通运输部门;档案管理;信息化

在交通运输部门中档案管理信息化建设可以提高管理效率,保证档案资料的真实性与可靠性,对推动我国交通运输部门可持续发展具有推动性。从目前发展趋势分析,交通运输部门档案管理信息化发展缓慢,呈现出诸多缺陷,为进一步提高其信息化水平,文章从多个方面展开了分析与讨论。

一、新时期交通运输部门档案信息化的重要性

时代在发展,科技在进步,在迈入21世纪之后,信息技术已经成为推动各行各业发展的主要载体,其中信息化在交通运输部门的应用主要体现在档案管理方面。可以说,档案管理的好与坏决定了交通运输部门的发展,尤其在信息化条件下,档案管理管理利用科学技术,不仅减轻了劳动力,并且也提高了档案管理的有序性。所以积极做好信息化条件下档案管理工作符合时代发展的要求,也是提高档案管理可行性的主要方法与渠道。其中档案管理信息化主要是指档案管理模式从传统的实体保管方式转变为以科学技术与计算机技术为主的方式,档案管理的信息化可以实现对档案信息资源的有效分类、加工与处理,可以在潜移默化中提高档案管理的效率。尤其与传统档案管理方式相比较,电子档案便于保存、查询,其效率得以提升,且档案管理成本得到降低。

二、交通运输部门档案管理信息化的内容

从整体角度分析,交通运输部门档案管理信息化成了时代发展的主要趋势,在应用与发展过程中,需要根据实际的发展情况,制定切实有效的周密计划,真正发挥信息化的作用与价值。其中内容主要包括以下几点:其一是档案基础建设,从某层含义分析,在档案基础建设中需要保证硬件、软件的有效,需要利用计算机进行计算,做好网络资源的传输与储备,真正实现资源共享。还有一点是我国交通部门需要根据当前的发展模式,做好局域网建设,在信息化档案管理中积极推广计算机技术。其二是做好档案信息数字化进程,在科技快速发展的时代,交通运输单位档案管理信息化涉及的内容比较多,主要是将传统模式下纸质的档案与文件转换为电子档案,严格按照相关的顺序构建档案信息库。与此同时,档案信息数字化主要涉及两个方面的内容,分别是档案信息的数字化、档案文件的目录数字化。其三是构建档案信息安全保障体制。积极构建档案信息化安全保障体制能够推动档案信息化管理的有效性,还可以真正保证各项数据的真实性与可靠性,笔者认为需要采取管理与技术相互结合的方式,如此不仅可以提高管理人员水平,还可以起到抵御病毒的作用。

三、新时期交通运输部门档案管理信息化建设的对策

(一)制定完善的档案信息网站。在新时期我国交通部门在信息化建设的过程中需要以网站建设作为发展基础,并且要制定有效的信息平台,如此才能保证用户打破时空限制,利用网络客户端以及浏览器对交通运输资料进行分析。另外,在用户查询的过程中,利用其信息平台,还可以实现对信息的检索以及归档。除此之外,笔者认为,还需要在网站上设置档案服务咨询窗口,便于满足广大用户的基本要求,当然在档案信息网站建设的时候,需要采取国内外先进的硬件与软件技术,真正制定可靠的网络平台,实现交通运输部门档案管理信息化建设的有效性。(二)制定电子文件管理。现阶段我国计算机技术得到快速发展,越来越多的文件被传输到互联网之中,并且还以电子文件的方式存在,在这一发展背景下,交通运输部门的档案管理人员需要清楚地认识到这一点,并且要深入到文件工作领域之中,对大量的电子文件进行管理。其中对于已经归档的文件需要将其设置为只读文件,并且还要保证这种格式的文件只可以提供阅读服务,不能对其加以更改。如此一来,便可以真正提高电子文件的可靠性,还可以保障原始文件的结构。(三)做好档案信息的规范化管理。为进一步提高交通运输部门档案管理信息化建设的有效性,需要不断提升其现代化管理水平,如此才能保证其规范化与有效性。首先我国交通运输部门需要严格按照国家的相关规定要求作为依据,还需要结合自身的实际发展情况,针对性的制定切实有效的标准体系;其次是需要在运行中存在的问题加以分析,并对其不断完善。在建立档案目录数据库的时候,需要遵循高效的基本原则,不可违反国家的制度。再次是在编写档案内容的时候,尤其是设置数据库格式的时候,要构建具备统一性与规范性的格式。最后,需要对档案管理中的硬件、软件格式加以规定,只有保证其完善性才能让用户在共享文件中更加方便,还可以解决因为格式问题而出现的各类不良现象。(四)打造高素质档案管理团队。为推动交通运输部门档案管理信息化的有效性,需要从人才入手,打造高素质档案管理团队,交通运输部门需要定期或者不定期地对档案管理人员开展各项培训工作,要指导档案管理人员积极学习新的档案管理知识,加强对计算机技术的认识与应用,在日常档案管理工作中采取现代化的档案管理手段。与此同时,还需要在日常工作中提高研究力度,对其中存在的问题进行分析,并及时解决。

四、总结语

总而言之,信息化时代下我国交通运输部门档案管理工作面临机遇,为满足时代发展的要求,需要不断创新,积极提高对信息化的认识与了解,提升信息化水平,推动交通运输部门的可持续发展与进步。

作者:邢振婷 单位:廊坊市交通运输局

【参考文献】

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