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浅析信息化给档案管理带来的变化

摘要:档案管理工作人员必须及时调整自己的角色,来适应时代发展的要求,谈谈信息化给档案管理工作带来的变化。

关键词:信息化;档案管理;变化

计算机网络、高密度存储技术和现代通讯技术的飞速发展,信息技术革命已成为全球经济和社会发展的强大动力,我们也随之进入了信息时代。企业管理的信息化对档案管理工作产生了巨大影响。档案管理工作人员的职能及扮演的角色,其知识结构、专业技能和传统的服务模式已不适应现代信息服务手段变革的要求。因此,档案管理工作人员必须及时调整自己的角色,来适应时代发展的要求。

1档案管理信息化的表现

档案管理信息化是充分利用现代计算机技术、网络技术、多媒体技术对档案信息进行收集、整理,并进一步处理、分析和开发,力图由简单管理模式向社会服务模式转变。应该具有四个条件:一是配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务;二是建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整、系统的档案信息,提高档案利用率;三是紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动;四是加快局域网络建设,为利用者提供快捷方便的服务方式。

2档案管理信息化对档案管理工作者的角色期望

档案管理者的角色同社会的发展和进步一直是息息相关的。以计算机、网络为代表的现代信息技术的引入,掀开了档案工作发展的新篇章。档案管理工作人员作为档案工作的主体,对档案事业的兴衰起着决定性作用。档案工作人员素质的高低直接影响档案管理信息化的进程。一名合格的档案管理工作者既应具有扎实的档案理论知识、精湛的业务技能,还应掌握计算机技术在档案管理工作中的应用,根据档案的发展规律,开发出更新更有利用价值的档案信息资源,更多更好地为企业管理服务。

3档案管理工作者的角色转换

档案管理工作信息化在工作手段、流程、服务对象和服务内容等方面发生了很大变化,它对管理者提出了更新更高的角色要求。档案管理工作者要实现好“三个”转换,即:一是从档案看护者向信息开发者转换。长期以来,档案机构与社会隔离开来,处于一种封闭状态,档案人员也主要是“看堆守摊”。随着社会的进步,档案利用的总量和结构发生了很大的变化,呈现了多样化的趋势。各类档案利用的需求逐步扩大,利用类型、利用用途的多样化,导致对档案内容、载体传递形式等方面的需求也多样化。因此档案管理要在服务内容上从单一的“看管”向提供各种形式大量信息资源的转变;在服务方式上从“以自我为中心”向以“用户为中心”的服务方式的转变;在服务质量上从低水平、低层次“坐等”式服务向高质量、深层次主动式的信息服务的转变;在服务对象上要从单一封闭小范围向多元化多层次大范围转变。二是从实践型人员向科学型人员的转换。档案是一种原始信息资源,档案管理信息化是社会信息化的一个重要组成部分,以往档案信息的“应答”模式已经不适应需要了,它对档案利用提出新要求。单一的实践型已经落伍,档案人员必须从专业单一型的人员向全方位学习型人才转换。从专注管理操作的实践者向注重深度研发的研究者转变。在知识经济时代,单一的知识结构是不够的,需要既懂专业知识,又懂信息技术的新型档案专业人才,具备信息认识能力、信息获取能力、信息处理能力、信息利用能力,进而实现从“技能单一”到“一专多能”的转变。三是从被动服务人员向信息提供的引导者转换。档案的价值在于利用。过去档案利用工作,一般为“等客上门”,“你查我找”的被动服务方式,现在已不适应知识经济的需要,要发挥档案的更大作用,必须改变传统被动型的服务方式,做到主动服务。一要做好档案利用预测工作。在项目实施前或者改革政策出台前,都需要大量的调查研究工作,这时档案的利用率最高。档案工作者只有及时了解工作动态,提早准备,工作才能有的放矢,最快、最好地满足利用者的需求。二要档案工作为领导决策服务。科学决策需要汇集各种真实的统计数字、文件汇编、资料等,在领导决策之前,档案部门就要根据领导意图,查找有关的历史数据和文件材料,并加工处理、编辑,为领导决策提供依据,促进领导决策民主化和科学化。档案工作人员既是文献资源的组织者、提供者、传递者,又是获取文献信息的指导者,文献资源利用的中介者,档案工作者应经常性的走出去,深入开展调查研究,随时收集信息,掌握第一手资料,积极主动地为利用者提供优质服务,就会使档案管理工作拥有广阔的前景和市场。

4实现角色转换的措施

4.1提高认识,调整心态。要从思想上认识到角色转变的必要性和紧迫性,要有危机感,清醒地认识到目前自身所具有的传统技能和知识已很难适应信息时代档案工作发展的需求,如果不及时转换角色,就会被时代所淘汰。面对信息技术的进步,相当一部分人感到有一种无形的压力。关键在于注重自己心态的调整,以勤奋、顽强、乐观、进取的精神面对压力,对新技术不回避不排斥,主动积极地去学习、掌握和应用新技术,直面新挑战。4.2争取领导重视,加大资金投入。要积极争取领导重视,使上级领导充分认识到在信息社会,如果没有丰富的文献资源和先进的设备,档案馆就会变成一个“储存库”,难以成为知识的海洋和智慧的宝库。领导的共识形成了,发展瓶颈就消除,发展中的财力、人力、物力就不成问题了,随之而来的是资金大投入,落后设备得以更新换代,引进新技术,建设更加先进完善的计算机管理系统就可以实现,促使档案人员自觉地学习使用新技术,熟练掌握计算机基本操作技能,成为网络信息技术的行家里手。4.3采取有效措施,提高馆员素质。1)通过自学,参加专业培训,听取专家、学者的报告会,专题讲座,学术活动等形式,拓宽档案管理人员的知识面,使其及时了解、掌握档案事业发展的趋势及学术研究的动态、焦点问题,引导档案管理人员理论联系实际地开展学术研究活动,提高其理论水平。2)通过专业技能的补缺培训,使馆员有针对性地调整完善知识结构。进行现代信息网络知识,数据库知识,计算机知识与操作技能的培训,使其具备现代信息技术的理论知识和实际应用的能力。通过外语水平的提高,提高上网搜寻信息,为用户服务的能力。3)引入竞争机制。档案工作的人才管理应该大胆地引入竞争机制,实行竞争上岗,竞聘上岗制度,培养档案管理人员的竞争意识和危机意识。通过竞争机制的外在压力,促使档案管理人员想方设法地积极主动地参加培训或自学,自觉地提高自身综合素质,顺利完成角色转换。

作者:刘玉霞 单位:中国石油哈尔滨石化公司档案中心

参考文献

[1]张玉国.论现代档案管理模式特点[Z].

[2]刘卫.档案人员培训工作重心转变[Z].

[3]陆伟华.网络环境下图书馆员的角色转换[Z].

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