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浅议中学档案管理工作

什么是档案管理呢?档案管理指的是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。从这一概念就可以看出来,档案管理肩负着重要的使命与责任,无论什么样的单位,都不可或缺档案管理。即使是一所乡村初中,同样面临着总结历史、开创未来的任务与职责,如何做好初级中学档案工作,既是一种管理上的挑战,也是一种光荣的历史使命。

目前初级中学档案管理工作存在的问题

1.管理手段落后

信息化的时代,各项事业飞速发展,给档案管理带来诸多机遇与挑战。目前,很多初中学校都在进行信息化的教育教学改革,多媒体技术、电子平板、乐教乐学等信息技术已经引入了多种学科的课堂,走进了学生和老师的学习世界。学校目前的档案管理总体上说,还不够现代化、信息化、科学化,许多应该用现代信息技术加以完善细致科学有效的管理。比如教师的基本信息管理和年度工作管理还没有完全到位。一些学校还使用老旧的档案袋子进行各种材料的管理,既浪费了纸张又挤占了空间。查找利用都不方便,还有一些档案甚至出现丢失、损毁的情况,严重影响了学校档案的安全管理。

2.档案资料归档不及时

平时的教育教学中,很多教师课堂教学使用的教案和学案,学校各个学期的各种计划与总结,开展的一些大型的教研活动的照片与实物资料、学校开展的规模较大的文艺体育等课外活动等等,缺少专门的分类整理。有人拍照了,记录了,但是,却没有专人对此上升到档案的层次进行整理归类,没有认识到这些实物与照片是学校一个时期历史发展的见证。随着时间的流逝,等到认识到了它们的价值,已经残缺不全或者散失掉了。

3.学校“志史”编写缺失

一所学校从诞生到今天的发展,期间经历了很多的波澜,既有辉煌的成绩,也有很多经验总结;既有沉淀的文化内涵,又有厚重的精神传承;既有丰富多彩的历史遗迹,又有内容详实的各种文献资料。从不同时期的办学理念到办学规模,从师资队伍的培训与建设,到各个年代学生的成长变化,从学校硬件建设到软件的开发,教科研的成果到学校班子成员的变化,从名师成长到学校取得的各项成绩,从点点滴滴的教师自身成长的回顾,到学校发展历程的岁月影像,等等,都值得抒写与分类整理成“志史”的。这也是一种综合性的档案整理,更有价值与意义。目前初级中学的档案管理大多还没有开展这项工作。

4.档案管理观念落后

一些学校没有认识到档案管理的历史意义与现实意义,管理手段和管理措施与当前电子档案信息化管理严重脱节。没有认识到档案管理事关学校的发展与未来,以史为鉴可以知兴衰,一个单位的历史遗存都丢失了,文化的传承,精神的接力何在?如果不改变这样的观念,必然跟不上时代发展的脚步。

初级中学档案管理工作对策

1.加强初级中学教师档案理念的培养

初级中学的档案管理要以各项合理有效、科学易行的档案管理规章制度与方法作为基础,不可动摇。学校应该在每一年的学期初工作会议上将档案管理纳入到学校的各种工作安排之中去,上升到学校各项管理的基础工作之中来认识。不断对于教师进行档案管理重要性的思想引导与科学培训,以引起每一位教师的重视。通过档案工作布置。使全体教师,在平时的工作中注重收集整理教育教学等各种档案,还要重视并实施对于档案人的管理培训,可以采用请进来或者走出去的方法,去实行档案管理优秀的学校进行参观取经,切实解决存在的各种问题。学校还应该将档案管理纳入到年度考核当中,作为一种项目实施,这样就可以从根本上扭转档案管理落后的被动局面了。学校要重视并实施电子信息化管理,引进档案管理系统与设备,对相关教师与档案管理人员进行业务培训,教师在平时的工作中,养成良好的信息档案管理的意识与行为,及时整理以电子文本或者图片等形式的档案并且定期分类上交,还要在每一年度进行总结表彰,发挥档案管理先进个人的引领与辐射作用。

2.加强初级中学校志编写工作

关于校志的编写,可以组织单位具有档案管理业务特长的专门人员或者聘任校外人员,以年度形式撰写,对于学校以前的历史发展过程,可以组织老教师与老领导召开专门的会议,做好口述与书面形式的回忆,并认真撰写相关文字材料,有照片和其他实物的,给予征用落实或者借用拍摄留存。查找学校现存的各种档案文件,进行年度或者内容上的分类编写。

3.将档案管理作为一种文化

来传承学校不同时期的各种丰富多彩的档案,是不同年代的广大师生与学校近期与远期而形成的一种有着历史意义与精神价值的实物资料与信息,期间有很多的文化闪光点,也蕴含着丰富深刻、隽永流韵的文化味道。例如,学校参加上级组织的各种文化活动,如艺术节,歌咏比赛,朗读大赛,知识竞赛等等,取得的成绩。参加的人员,比赛用的底稿、比赛时的照片等等,都是一种文化的承载。学校内部组织的各种教育教学活动与文娱体育活动,期间的各种照片,文档资料,人员事迹等等都闪烁着人文的光彩,在整理成电子档案的同时,以展板样式定期展出,也是将档案管理外在化的一种文化呈现,能起到很好的精神传承与引领教育效果。可以更好展示学校的文化底蕴。增强全体教师的文化自豪感。更好推动学校的各项工作走向更高的平台。当然,初级中学档案管理千头万绪,需要提高与总结规范的地方还有很多,只要我们秉承为学校和师生的发展负责,为历史负责的精神与信念,通过不断完善修订改革各种档案管理的规整制度与方法,提高每一位教职员工的档案管理意识,提高专业档案员的科学有效的管理水平,那么,我们的初级中学的档案管理就会步入一个信息化科学化专业化的时代,步入一个管理到位,目标明确,理念清晰,效果俱佳的境界,使档案管理走入常态化,科学化,专业化。

作者:田凤华 单位:平泉市档案史志局

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