药企档案管理存在问题与对策

一、药企档案管理存在的问题

1.不重视档案管理工作。很多药企对档案管理工作缺乏正确认识，认为档案管理工作仅仅是保存资料、整理资料。不重视档案对企业发展的作用。一部分药企与相关主管部门缺乏深度的配合，认识不到位，档案管理模式不健全，在进行档案管理工作时，没有相关的档案管理制度，没有严格的绩效考核制度，在监管、执行力上都“力不从心”。2.药企缺乏专业的档案管理人员，档案队伍不稳定。在档案人才引进方面不重视，招聘档案管理工作人员人员的标准和要求低于其他员工，最终造成了企业档案专业人才缺乏、药企档案管理人员工作水平低。由于企业对档案管理的“不认可”，导致档案管理人员薪资低于其他员工，或没有激励机制调动档案人员的积极性，导致档案队伍人员出入频繁，队伍极不稳定。3.药企档案的管理不规范，阻碍档案工作的开展。一些企业因没有一套完善的档案收集、归档、管理等制度，使得档案管理人员无所遵循，难以完整、准确、系统地收集归档。由于药企的特殊性，其科研成果、新产品定型或试剂都将决定企业在市场中的竞争力，如果没有完善的、科学的、规范化的档案管理体系，企业档案工作很难做好。档案的另一个价值，就是为企业的发展提供决策参考，如果没有进行科学的、规范化的收集、归档必将阻碍了企业生产营销的健康发展。

二、对策

1.加强宣传教育，和相关部门深度配合，促进企业档案工作开展。药企的档案形成于企业各项活动，真实记录了企业的发展过程，是企业发展的重要资源。因此，药企应该重视档案的管理，应该通过宣传教育、培训、讲座等方式，让档案工作深入到每个部门，让他们充分认识档案管理对企业发展的重要意义；应与相关主管部门深度配合，接受主管部门的业务指导，做好档案管理工作，逐步完善企业档案管理的各项条件，不断提升企业档案管理的规范化、科学化及现代化管理水平。2.适应发展，追求效率，加强档案工作。药企需要一整套健全的档案管理机制与完善的档案管理体系。要建立档案室，由专人负责，以档案室为中心，管理各个部门形成的档案。要统一制度，“依法治档”，制定一套符合药企实际情况的档案收集、归档、整理、保管、销毁、保密等档案管理制度。要明确档案管理人员及各部门档案工作人员的责任。要强化档案人才队伍建设，注重人员整体素质提升。要依靠科学技术，建设过硬的专业化档案管理队伍。要用科学的技术和先进的理念来武装档案工作人员，提高档案队伍政治素质、文化素质、专业素质。要加大资金投入，购置档案相关的设备、扩展档案库房的面积，使档案管理条件不断改善。3.加快档案信息化建设。企业要推动档案管理由传统单纯的“保管”模式，向“再利用”模式转变。面对日益凸显的档案管理问题，药品的研发，需要利用原始的档案和已有产品的研究成果。特别是一些百年企业，他们保存有相当丰富的档案资源，这些药企档案历史悠久，相当珍贵，如果因档案老化而遭受损失，将给企业带来严重的损失。所以，药企务必重视档案信息化建设，这不仅能实现企业档案管理模式的转变，而且还可以改进企业档案利用方式的更新。4.加强档案整理，重视档案安全。档案管理的健康发展，离不开档案的整理，这是基础，是前提。对药企而言，档案的利用不可忽视，要保证所有档案编目明确，管理规范，利用方便，要杜绝因管理不善而造成的档案损坏情况的发生，这是档案工作健康发展的基础。药企有别于其他行业，它的科研成果、技术成果、试验结果被泄露可能给企业带来的损失是巨大的。因此，企业要保证档案的完整和安全，保证档案的绝对安全。档案管理科学化是适应社会对企业发展的需求，也是提升企业软实力的表现，它是一个漫长的过程，除了人员、技术要跟上科学化技术外，企业的规章制度建设和文化建设也要与时俱进，实现现代技术科学化。

作者:戴兰珍 单位:信达生物制药（苏州）有限公司