配网基建工程档案管理研究

1配网基建工程项目档案管理现状

1.1对档案管理工作重视不够

领导层对档案管理认识上的不足使得档案管理人员也缺少了必要的重视程度,以致在管理工作中缺少了必要的管理环节,在档案出现坏损、缺失、内容有误、质量不佳等情况时也并未及时做出处理,甚至不进行科学分类,在工作中,档案管理人员表现出懈怠消极、马虎敷衍的态度,这都不利于档案的长期保管与应用,影响极其恶劣。

1.2档案管理部门人员配置不均

档案管理部门人员配置不均主要体现在两个方面,首先是人员不足问题,由于很多电力企业对档案管理工作的重要性认识不够,所以在档案管理人员的任用方面并没有花费太多的时间与精力,甚至直接将档案管理工作交由企业内部的其他部门,这就导致了这些工作人员既要完成自己的工作任务,又要抽出时间来进行档案管理,其不仅缺乏专业的档案管理经验与能力,而且任务繁重、工作量大,所以在管理上常常缺少规范性、有效性。其次,是人员分工不均问题,由于大部分档案管理人员根本不具备专业的档案管理知识理论与操作能力,所以无法从技术上对档案管理工作进行合理分工,导致其常常对自身工作职责与内容并不明确,很多档案管理人员都会重复做功,将简单的工作复杂化,将规范的工作混乱化,这严重影响了电力企业的工作效率,给档案管理工作带来了更多难题。

1.3档案管理人员管理意识不强

档案管理工作看似简单,实则十分复杂,在操作时需要秉承细致、严谨的工作态度与作风,这往往需要严格的管理制度来约束与规范,然而我国很多电力企业在档案管理问题上都没有制定一整套完善的管理制度,“同时,很多企业也没有针对档案管理的相关工作来进行一系列的思想教育以及统一规划学习工作。这使得档案管理工作与基建项目工作之间产生了脱节。”[3]正因如此,档案管理人员在进行管理工作时常常意识不强,对档案管理工作的认识也十分片面,以为管理档案只要“将其放好不丢即可”,实际上,档案管理工作涉及到分类、整理、坚定、立卷、保存、利用等一系列内容,所以工作过程中要积极与其他部门沟通,更要与配网基建施工现场密切交流,而不是“守住自己的方寸之地”即可。管理人员的管理意识不强导致档案管理工作时刻都在面临新的挑战,在当下的市场环境中,亟待有效、及时地改善。

1.4档案管理的模式技术水平落后

在科技水平日益提高的今天,档案管理工作应该与时俱进,充分发挥出其应有的效用,为企业的经营与发展提供积极的参考依据。然而,我国大部分电力企业在基建工程档案管理工作中仍采取过去的管理模式,依赖旧有的人力资源，这在不断发展的新时代环境背景下体现出了一定的滞后性与局限性。电子文档当道的形势下,纸质档案的存储与应用显出了一些劣势:易坏损、易丢失、不易储存、不易应用、不易携带、不易共享、浪费资源,而电子档案可以很好地弥补这些不足,有效提高电力企业的工作效率,实现档案的及时检索、共享、备份。技术的落后导致管理人员在管理模式上也缺少科学性、先进性、统一性,导致管理工作不具体、不全面,出现了档案管理无序混乱的局面。

2改善配网基建工程档管现状的对策

2.1加强培训教育工作,提高档案管理人员的综合素质与管理意识

要想有效改善当前档案管理工作的不良现状,解决档案管理的种种弊端问题,就要先从“人”抓起。首先,电力企业的领导层必须对档案管理工作的重要性有着极其明确、深刻的认识,对档案管理工作有利于配网基建工程建设以及电力企业发展的重要作用有所了解,只有这样,电力企业才会将配网基建工程项目档案的管理放在工作首位,继而采取积极的应对策略来完善档管工作中存在的不足。在此基础上,电力企业应对档案管理的工作人员进行思想上的教育,加强档管人员的管理意识与责任意识,使其能够充分重视档案管理工作,在工作中态度积极主动、认真细致,只有这样,才能保障档案管理工作不会出现不必要的人为疏忽。其次,企业要加大培训活动的组织力度,为档案管理人员提供专业化、系统化的档案管理知识与操作的学习平台,使其能够不断提高自身的工作能力,与此同时,档管人员要在平时的工作中有意识地加强自身的业务学习,更好地将所学理论与工作实际有效结合起来,不断积累、不断进步,以期提高档案管理工作的质量和效率。

2.2加大人员配备力度,确保管理分工合理化

档案管理工作的内容十分繁琐、细密,如果人手不足,将给档案管理工作造成一定的负面影响,所以电力企业一定要重视人员配备问题,在档案管理人员的选择任用环节上,电力企业要秉承专业、规范原则,尽可能避免任用不具备档案管理经验与能力的工作人员,如果专业性强的工作人员严重不足,企业应加大人才吸纳力度,提高待遇水准从外引入高素质、高能力人才,并不断在企业内部培养档案管理人才,组建高效、精良的档案管理人才团队。同时,电力企业应确保档案管理的分工合理化、效率化,避免进行大量的重复做功,以至浪费必要的人力资源,影响了工作效率。

2.3建立完善制度,加大检查管理力度

在档案管理过程中,错误与疏漏几乎是无法避免的,要想最大限度地减少这些疏忽遗漏,就必须要对档案进行充分、全面、细致的检查,只有这样才不会放任错误的存在,将可能造成的工作损失降到最低。因此档案管理人员必须明确认识到检查的重要性,在进行档案管理工作时,对档案内容性质认真核实,在分类、整理、保管后要做好登记,并不定期、定期相结合进行检查,只有这样,才能保障档案的质量与保存完整性,避免内容上的问题和缺失损坏问题出现。另一方面,企业要防止档案管理部门在工作中存在疏忽遗漏,因此要加大对档案管理部门的监管力度,委派专人定期、不定期相结合对档案管理人员的行为进行严格审核考察,坚决杜绝违反档案管理原则的行为发生,一旦发现档案管理人员擅自对档案进行改动或取用,要及时进行处理。为了保障监管的有效性,监管人员可以采取奖惩手段以及评价机制,以期提高档案管理人员的工作积极性,使其自觉自动地规范自身行为,提高管理意识。为了能让检查、监管工作有所依据,让档案管理人员以及监管人员对自身职责更加明确,电力企业应建立一整套具有科学性、合理性的档案管理制度,确保配网基建档案管理工作的质量。

2.4积极纳入先进技术

信息化时代背景下,计算机信息技术的应用范围越来越广,电子档案与纸质档案相比具有十分明显的优势。基于此,电力企业的配网基建工程档案管理应该加大电子档案的应用力度,使档案管理工作更符合我国可持续发展战略的方针要求,更具有效率性和科学性,更加人性化与实时化。只有利用计算机信息技术强大的信息读取、储存、传输、处理、检索能力,才能有效地减少人力资源的浪费,促使档案管理分工合理化,改善档案管理的模式,保障档案资料的完整性。

3结语

随着我国经济水平的不断提高,我国电力事业的规模也在逐渐扩大,“电力项目建设不断增加,档案的数量越来越多,档案归档管理也就更加重要,特别是在信息化发展的今天。转变电力档案归档方法和管理效果是企业档案管理发展的趋势。”因此,加强档案管理人员的管理意识,提高管理人员的管理能力,采取一系列有效的应对策略,是积极改善当前存在的档案管理不良现状的唯一途径。只有以完善的制度为前提依据,以先进的技术为力量支持,以严格的监管为价值规范,才能避免档管中出现的问题,从根本上解决其不足与弊端，进而对电力企业的经营生产与长远发展起到积极的促进作用,为国家的建设与繁荣做出应有贡献。

作者:何丽冰 单位:广州增电电力建设投资集团有限公司

参考文献

[1]郭璇.浅谈配网工程的档案管理措施[J].办公室业务,2013(7):92-93.

[2]靳威.浅谈如何有效提高配网基建工程质量[J].中国高新技术企业,2014(8):64-65.

[3]王强.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].中国房地产业,2015(8):90.

[4]张春霞.基建项目档案归档难度与对策[J].办公室业务,2016(1):140.