办公自动化档案管理分析

摘要：所谓办公自动化就是指将计算机网络技术、通讯技术系统科学及行为科学应用于一些数据庞大、结构复杂的办公事务处理的一项综合技术。办公自动化能使人的各种办公活动物化于各种设备之外，而又使人与这些设备共同服务于某种目标，以此来达到进一步提高工作效率和工作质量的目的。基于此，笔者将以办公自动化下的档案管理为切入点，通过简要分析应用办公自动化技术进行档案管理的优势，以及当前办公自动化环境下档案管理出现的一些问题，以期能为如何更好的运用办公自动化系统进行档案管理提出几点具有建设性的建议。

关键词：办公自动化；档案管理；信息化

一、应用办公自动化系统进行档案管理的优势

1.有效提升档案管理工作的效率。以档案查阅为例，按照传统的档案管理模式，当档案管理者根据查阅者需求提供档案时，必须要求查找者为其提供具体检索信息，然后通过书本检索的方式对案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷，这种档案管理方式不仅程序复杂、耗时耗力而且很难保证其正确性。而运用办公自动化系统进行档案管理，能使系统在运行过程中发挥其查找功能，通过人对设备的操作控制实现人与设备的一体化操作，不仅程序简便、操作快捷，而且极大的提升了档案管理的效率。2.实现文档、文字等信息的共享。在传统的档案管理方式中，档案信息的共享全部依靠手工操作来实现，这就导致档案内容难以被充分利用。长此以往，档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。而应用办公自动化系统进行档案管理，能使文档通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能不受时间空间的限制而自由的进行文档查阅，从而实现文档、文字等信息的最大化共享。3.实现最大限度的保护档案。由于档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已无法反复的翻阅。利用信息技术将相关档案数字化后，就可以直接通过计算机终端进行相关的查找浏览操作，使纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对档案进行字迹颜色加深处理，最大限度的使其恢复原有的样貌，达到保护档案实体的目的。4.提高文件传递的速度和安全性。按照传统的档案管理方式，都是由档案管理人员对档案进行人工的收集、整理、运输等，这样一来档案信息的丢失在所难免。特别是在档案资料的运输过程中，很多突发因素很容易就会造成档案的丢失，从而影响档案资料的正常使用。而随着计算机网络技术的进一步发展，档案资料不必再通过人工运输的方式进行传递，而是通过网络共享就能快速实现两地之间的档案传递，即便是在共享过程中档案意外丢失，原计算机内通过档案备份也能轻松解决这一问题。

二、当前办公自动化环境中出现的问题

1.电子文件安全性得不到保证。由于计算机网络在运行过程中存在着一定的开放性和共享性，因此档案文件在进行传递时，其安全性就很难得到保证。特别是一些网络黑客运用计算机技术根据自身需要对文件进行内容的重新编排或排版后，资料就无法保持其原始性。加之目前网络窃密技术的进一步发展，更是对文档的安全性构成了威胁。2.档案管理人员专业素质不足。伴随着计算机技术的进一步发展，办公自动化技术对档案管理人员提出了更高的要求。但是目前很多的档案管理人员所从事的工作与其专业并不对口，加之部分工作人员对信息技术及与档案管理相关的软件应用并不熟练，这样就很容易使档案管理工作出现安全隐患，从而降低档案管理工作的效率。

三、利用办公自动化系统实现文档的高效率管理的对策

1.充分认识档案信息化管理的重要性，加大支持力度。档案办公自动化建设是实现单位现代化管理的必要条件，因此单位领导必须充分认识到其重要性，把档案信息化建设纳入到工作日程。政府及有关部门也要给予档案管理信息化建设以大力的资金支持，支持档案管理的基础设备建设。2.提高档案人员综合素质。单位应加强对档案管理工作人员的技术培训，以使档案管理工作人员紧跟科技发展潮流，熟练掌握一些与档案管理有关的应用软件和设备，从而为提升档案管理效率提供专业保障。加强对档案管理工作人员的思想道德教育，使档案管理工作人员树立严谨的工作态度，具备良好的职业操守，养成良好的思想道德修养，从而为提升档案管理工作质量提供思想保障。

总之，在办公自动化环境下，电子文档管理工作的重心已经不再是对文件进行程序复杂的搜集、整理、分析、归档、利用，而是在做到不改变文件储存位置的基础上实现对文档的管理与利用。档案管理人员的职责也相应的从文档保管员转变为了文档审计员。这种转变给传统的文档管理方时带来了巨大的冲击和改变，因此尽管目前信息化档案管理工作已经取得了一定的进步，档案管理效率也得到了一定的提升，仍应意识到要想真正实现自动化的档案管理任重道远，并需要进一步加强对计算机技术的学习，以不断提升对信息化档案管理工作的适应能力，切实做好电子信息时代的档案工作。

作者:李静 单位:龙口市城市社区卫生服务中心

参考文献

[1]韦俊梅.文书档案管理的办公自动化应用探析[J].人才资源开发,2016(16).

[2]李伟艳.办公自动化环境下档案管理探析[J].办公室业务,2016(20).

[3]杜建民.浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J].水利规划与设计,2014(9).

[4]张丹丹.办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].经营管理者,2015(29).