医药企业档案管理策略分析

【摘要】提高档案管理的科学化水平是贯彻落实科学发展观的必然要求，亦是推动医药企业档案管理工作与时俱进、创新发展的重大课题。为此，本文着重分析了档案管理科学化的必要性，对医药企业档案管理的现状进行了探讨，最后在此基础上提出了相应的解决对策，以为医药企业提升档案管理科学化水平提供参考建议。

【关键词】医药企业；档案；档案管理；档案管理

科学化档案具有原始记录的本质属性，可以真实再现历史活动的原貌，具有可靠性、说服性和吸引力的特征，其对构建独特的企业文化，增进和巩固企业的劳动成果具有重要的价值。而档案管理是对档案价值的挖掘、利用，让其更好地为医药企业的发展事业服务。可见，医药企业加强档案管理，实现档案管理的科学化，对于提升企业的市场竞争力，推动档案管理的信息化进程，及促进档案管理的健康发展有着重要的意义。

一、医药企业提升档案管理科学化水平的重要性

（一）有利于提高药企的市场竞争力。档案管理牵涉到企业的方方面面，以往其只是对档案资料简单的整理和汇总，并没有充分挖掘档案材料的价值，很多关于技术、产品的研究成果没有得到有效转化。这严重制约了药企革新产品及技术，阻碍了其市场竞争力的进一步提升，不利于药企的长远及可持续发展。而现代档案管理则突出了档案的地位和作用，强调对档案价值的充分挖掘和利用，把先进的技术手段应用于档案管理，促进档案管理的规范化和标准化，充分发挥档案对企业竞争力的提升作用。（二）有利于推动档案管理的信息化。传统的档案管理主要是以人工为主，手动整理、汇总、存储和检索档案资料，这种管理方式较适合企业的发展需要，但是伴随药企规模的不断扩大，及档案管理面临的内外复杂形势，对药企档案管理提出了新的要求，以往的那种档案管理模式，不但管理成本居高不下，而且档案管理效果一般，比如档案资料的丢失，档案管理理念较落后，档案管理人员的素质低下等，这给药企的发展带来一定的损失，也不利于企业档案管理健康发展。可见，药企档案管理的方式必须要革新，把一些先进的技术手段引入档案管理，实现档案管理的科学化、规范化和标准化，积极促进档案管理成果的有效转化。

二、新形势下医药企业档案管理现状分析

档案管理在我国虽然取得了一定的发展，档案在企业中的地位和作用较以往有所突出，档案管理人员的素质有了一定的提升，档案管理的流程和手段得到了进一步的优化，档案管理的价值及效能得到了进一步的发挥。但是，现代药企的档案管理还是存在一些问题：（一）档案管理理念比较滞后。药企档案管理部门因为不能直接产生经济效益，因此很多药企曾一度对档案管理部门不够重视，而实质上档案管理部门可以间接产生经济效益。对于很多档案管理员而言，他们认为档案管理只是简单的搜集、整理和汇总资料，这种对档案管理的错误认知造成了档案管理的敷衍了事，严重阻碍了档案管理的健康可持续发展，妨碍了档案管理科学化水平的提升，不符合医药企业发展对档案管理提出的新要求。（二）档案管理缺少一定的规范性。规范化的档案管理是档案价值得以实现的前提条件。然而，很多药企现阶段的档案管理缺乏一定的规范性和标准化，比如档案管理人员的业务水平低，管理能力差，致使档案记录太过粗略，案卷质量差，管理流程混乱，这极不利于有效挖掘和利用档案的价值，不利于档案管理的信息化与科学化，不利于促进档案管理水平的提升。（三）档案管理人员的素质有待提高。档案管理科学化水平提升的关键，取决于是否拥有一支现代化的档案管理队伍，管理人员不只要有先进的管理意识和管理理念，而且要有较强的业务水平和业务能力。然而，现在不少的药企档案管理人员缺乏一定的管理意识和管理能力，不能熟练运用现代化的档案管理设备，这严重阻碍了药企档案管理科学化水平的提升。

三、医药企业提升档案管理科学化水平的对策

针对如上档案管理存在的问题，本文据此提出了相应的解决对策：（一）要不断强化档案管理人员的管理理念。档案管理科学化是贯彻落实科学发展观的重要体现。档案管理人员要增强“三个意识”：服务意识、安全意识和创新意识。要树立服务意识，超前服务和主动服务，有效利用和发挥档案信息资源的价值及作用，更好地服务于医药企业的持续发展。要树立创新意识，要积极主动变“死档案”为“活档案”，以改革创新精神不断推进档案工作地发展。要进一步增强安全意识，正确处理信息公开和信息安全的关系。（二）要改革和完善现有的档案管理体制。完善的档案管理制度是档案管理科学化的保障。要制定和完善有关的法律法规和规章制度，形成档案管理科学化的制度约束和政策导向。要把档案管理的科学化与干部业绩考核直接挂钩，有效地激发推进档案管理科学化的内在动力，充分调动档案管理人员的主动性、积极性和创造性。档案管理部门要不断增强责任感和使命感，从档案收集、整理、管理和应用等各个环节建立档案管理的制度，促进档案管理工作的科学化、规范化和制度化。（三）要进一步提升档案管理人员的业务素质。档案管理是一项技术性较强的系统工程，需要档案管理人员拥有专业的素质、熟练的技能。然而，现在不少药企档案管理人员的业务素质还比较低下，严重阻碍了档案管理的科学化、规范化，不利于档案价值的充分利用和发挥。为此，档案管理人员不仅要掌握档案管理的基本技能，比如档案文书的立卷、档案的整理、编目、鉴定、著录、标引、保护和开发等，而且要掌握现代化的科技手段和先进的管理技术，同时要加强政治理论、业务知识和各类新知识、新技能的学习，以为档案管理的科学化提供有力的智力支持和人才保障。

作者:李振生 单位:秦皇岛市食品药品检验中心

【参考文献】

[1]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察,2014(01):108-109.