高校档案管理信息化建设探索

摘要:在现代职业教育发展的大背景下，高校的档案管理的相关工作也有待改进。改善高校的档案管理工作质量是发展我国职业教育的重要内容。这不仅能够为高校的档案管理提供更好的方法，同时也对高校的教育水平以及社会影响力有巨大的提升作用。本文主要从高校档案管理信息化建设的主要问题出发，分析高校的档案管理信息化建设的对策和方法。

关键词:高校;档案管理;问题分析;信息化建设

1前言

从信息化建设的规律来讲，档案管理信息化必将是时展的趋势，电子档案也逐渐取代纸质档案。而档案管理信息化的建设中，它也受到到多方面因素的影响，其中包括学校的配套设施以及管理水平。高校主要是培养专业型人才，重视对专业技能的培养。然而，现代教育强调人的全面发展，档案管理团队不仅要具备过硬的专业技能，还要具备相关的理念和技术能力。从目前的技术水平而言，档案管理的信息化建设已经具备相应的技术支撑。

2我国高校的档案管理的基本问题分析

2．1缺乏专业的档案管理团队，难以形成信息化的档案管理理念

就目前而言，我国很多高校在档案管理方面的建设力度不足，高校的建设者以及负责人在档案管理方面没有科学的思路和理念。档案管理者的专业性不强，档案管理的经验不足，没有树立适应信息化档案管理理念。［1］一些高校为了省事，就让一些负责后勤的教职工负责档案管理。高校没有专业的档案管理团队，在档案管理方面没有形成有效的管理方法。非专业的档案管理团队在档案管理工作方面没有独立的理念，对待档案管理工作也不够重视。档案管理者没有树立信息化管理的意识，缺乏现代化档案管理的意识。这些问题都导致学校档案馆的效率不高，档案管理工作的作用没有体现先出来。一些高效的档案管理团队甚至没有经过专门的学习和培训，对档案管理的认识存在偏差。他们对档案管理工作的准备不足，把档案管理简单化，以为管理档案就是整理档案，存放档案。这样不专业的行为和看法直接导致档案管理工作效率低下。缺乏专业的档案管理团队也导致档案管理的理念更新较慢，难以适应现代档案管理信息化建设的要求。

2．2高校的档案管理信息化制度建设力度不足

档案管理信息化制度的建设对提升档案的管理效率具有非常大的意义。然而，我国很多高校的档案管理工作还没有建立完善的档案管理制度体系。首先，在技术投入方面，档案的信息化管理直接影响到档案信息的整理和保存。因此，档案管理的相关技术的需要及时更新换代，运用现代信息技术优化档案管理。在现代教育大步发展的今天，我国高校的档案专项技术的投入却存在很大的缺口。档案管理的技术长期得不到更新，档案管理的科学化大大减弱。随着信息化的水平越来越高，电子档案的应用也越来越高。高校作为现代教育的重要阵地，在档案管理的信息化建设方面却缺乏力度，很多学校不仅没有电子档案管理设备，连传统的纸质档案也乏善可陈。这导致档案管理的质量难以提升。其次，档案管理制度建设还包括档案管理体系的建设。这方面高校也存在很多问题。其中最明显的就是档案管理体系缺乏严密性。现代档案管理建设需要有完整的档案管理体系，这种体系就是档案管理的层次。很多高校在建设档案管理制度时都没有考虑到要配套设备以及制度的建设，在专业管理人员的选择上也缺乏足够的考量，没有做好多方面的论证，也没有想到要提升档案管理的水平和质量。管理者对现代档案管理的认识不足，导致档案管理水平低下。学校没有建立档案管理的细则和优化制度。因此，学校的档案管理人员就没有信息化管理意识，也没有服务意识。反正工作的好坏并不会影响到自己。由于制度的缺失，学校档案的信息系统也没有形成完整的体系，学校档案的信息难以共享，档案摆放没有规律，导致学校师生在查询档案时毫无头绪，而且经常会出现档案丢失以及损坏的现象。这都是由于档案管理的制度体系不完善所导致的问题。

3提升高校档案管理水平的对策

提升高校的档案管理水平，这是建设现代高校档案管理信息化的关键。学校建设涉及到多方面的问题，档案管理的问题是影响学校建设的重要因素。学校要提升管理质量，改善学校形象，建设现代化的教育体系，就要从基础性的问题入手，解决档案管理中存在的基本问题。

3．1培养专业的档案管理团队，形成现代的档案管理理念

高校要解决档案管理中存在的基本问题，首先就要培养专业的档案管理团队，形成现代的档案管理理念。学校管理者要转变思想，重视档案管理工作。提高档案管理者的专业性。在档案管理团队的建设方面，学校要多提供档案管理者的学习机会，鼓励档案管理建言献策。档案管理团队也要树立专业的档案管理理念。学校要加强档案管理的建设，配置专业的档案管理人员负责档案管理。高校需要专业的档案管理团队，在档案管理方面也要采用科学的管理方法。专业的档案管理团队在档案管理工作方法上也有独特的理念，对待档案管理工作也更加具有专业性，也能够树立服务师生的意识。更重要的是，高校的档案管理者也要树立现代化档案管理的理念。学校要重视学校档案馆的效率，为档案管理团队提供更多的专业学习的机会。专业的高校的档案管理团队经过专门的学习和培训，对档案管理的认识也会更加全面。

3．2建设完善的高校的档案管理技术和制度

高校要提升档案管理的水平就要建设完善的高校的档案管理技术和制度。首先，在档案馆投入方面，学校要适当加大档案馆的信息化的技术投入，及时更新档案管理设备。档案的数据信息以及结构水平直接影响档案管理的质量。因此，档案管理的设备需要及时更新换代，优化档案管理方法。此外，在信息化时代，电子档案也得到应用，电子档案具有更多优势，方便管理和查询，能够实现信息共享。学校也可以建设电子档案管理室，建设纸质档案与电子档案相结合的档案管理体系。这是现代档案管理的发展方向。在现代教育转型的阶段，高校也要顺应教育发展的潮流，从基础上解决一些基本问题，建设基础设施更加完备、制度建设更加健全、管理理念更加先进的档案管理体系。

4结语

在学校教育体系中，档案作为学校信息储备的核心，具有独特的作用。目前我国教育发展的速度越来越快，国家加大了对高校的投入力度。在资金的投入和制度建设上都有非常大的进步。高校的档案建设以及管理工作也要适应时展的潮流，实现档案管理的信息化。

作者:金永红 单位:徐州医科大学档案馆

参考文献:

［1］刘忠．浅析档案管理理念的创新［J］．黑龙江档案，2006(06)．

［2］栾淑莉．提高档案管理实效的探讨［J］．云南档案，2007(05)．

［3］李红梅．浅析如何提升高校档案管理水平［J］．漯河职业技术学院学报，2009(06)．