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事业单位档案管理现状及建议10篇

第一篇:事业单位档案管理现状与优化对策

摘要:随着社会的发展和进步,信息也变得越来越多元化,这明显增加了事业单位工作档案收集任务量。事业单位档案管理是开展其他工作的基础,是使事业单位资金和其他工作得到有效利用的依据,也是对后续工作的记录和支持。同时档案收集的工作也影响着档案利用的质量,就目前而言,我国事业单位工作档案收集利用中还存在一些问题。事业单位档案是事业单位工作中十分重要的一部分,是对整个工作进程以及财力物力利用情况的记录,是相关部门按照国家法规,科学有效地对当地事业单位工作的记录和总结,工作完成后给后人留下参考价值的经验。本文根据事业单位工作中档案的收集管理和利用率以及重要性、存在的问题及优化对策做了简单的分析。

关键词:事业单位;档案管理;优化对策

事业单位的思想政治工作规律与其他岗位不同,对于私营企业、民营企业来讲事业单位的生存方式是完全不同的。事业单位主要是为社会各界的人们提供公共性社会服务的,为了以后能够获得更好的发展,应当把握事业单位的工作规律对事业单位的档案进行具体的规划和分层次的管理。但是当代社会正处于发展阶段,各个方面都会有很大的变动,事业单位思想也是如此,为了让人们从一开始就对事业单位的档案管理工作的规律有一定的了解,就要对当代将要进入事业单位的人做思想方面的培养。随着档案管理工作的开展,档案收集保管的工作也相继展开。在政策等事业单位实行开展的关爱贫农,完善基础设施建设,开设教育机构以及其他各种各样活动的同时,会产生大量的信息资料,这些资料内容分散,结构混乱,按照一定的要求统一地将其排列整合在一起,形成事业单位的工作档案,同时也为工作后续的流程打下基础。本文就事业单位档案管理现状与优化对策进行简要的分析。

一、事业单位档案形成与管理

事业单位的材料形成于各种形式的活动中,还可以从以下几个方面获取材料:以往事业单位工作进行时形成的文件材料,可以在相关部门查阅;事业单位方面相关的科技技术文献,包括文献中使用的图表,相关图纸,改善措施的说明书等;前人工作时当地关于材料的运用和管理方式,可以从当地相关办公室中查阅,借鉴其使用的工作表格和图示,在今后开展工作的记录中可以更加明确有针对性,少走许多冤枉路。档案的收集与整理也有一定的规范。首先,应该把归档的范围明确,即每个部门负责哪些资料的收集,不能有漏掉的部门和材料,也不允许重复。上下级机关部门分别负责的税务、计划报告、会议记录内容等要归类;党委政委分别负责的农业减免税务、文化教育投入、卫生设施建设方面的内容做好记录;地区在经济、文化、政治方面资金投入的报告条例,工作照片,工作中使用的表格要进行仔细分类记录,并做好备份。例如:在上级事业单位进行扶贫方面的工作和材料的管理和记录时,事业单位一开始派人去下属地区进行检查工作,对新的地区经济,文化居民生活水平以及贫困状况都不太了解时,不能盲目进行工作。首先,负责人应该去相关政府部门查阅近几年当地事业单位财政在扶贫方面的支出税务等水平,然后看一些在本地工作经验丰富工作者的会议材料的记录,以及相关的制度报告档案,在对当地状况做了进一步了解后才能进行接下来的工作,更好地切实解决当地的贫困问题,在工作中充分地利用前人的档案资料,并且做好本次工作材料的收集保管以及利用。

二、事业单位档案收集管理的重要性

1.档案收集是工作环节的基础

档案收集是开展一个工作的首要部分,收集工作是否做好关系着整个活动的以后的开展状况。收集可以使零散的资料集中化,分散的结构系统化,模糊的制度清晰化。档案收集工作的标准是收集的档案足够齐全,具有参照价值,只有达到上述目标才能对后人有所帮助,客观地反映当时政策现状和进程。

2.有助于事业单位资金利用透明化

当今社会,腐败之风仍然存在,每个人都有头昏脑热犯错误的时候,人非圣贤,孰能无过,为了事业单位资金真正用到点上,档案的收集保管起到了很大的作用。据统计,近几年,在某些贫困地区已经投入了上千万的事业单位资金,主要对当地的道路建设,村内居民住房的维修防护,村庄内部相关学校教学楼的建设完善,农业浇灌设施的建设,居民养殖或农业的补助,村内医疗设施的改进,关爱老年人的安居工程等。随着国家资金的投入量增加,国家也越来越重视事业单位资金的利用情况,通过事业单位工作中的档案的收集管理,使所用的每一笔资金的用途都清晰明了,有据可依,使用的效果也详细记录。该方法不仅让老百姓明白他们得到的帮助来源地是国家政府,也有效地防范了相关部门工作人员犯糊涂的可能。每一笔资金都做到了来有形,去有踪,从而大大提高事业单位工作效率,从根本上保障了群众自身的利益,防范在工作中出现公为私用,挪用公款,贪污腐败的现象,事业单位资金实现了利用高效化,透明化。例如:目前,在很多地区都不知道国家到底投入了多少钱,帮助他们过上更好的生活,有些人听说拨了一大部分资金,却没看到用途在哪里,所以就觉得是当地的相关事业部门吞了这笔钱,但是有时当地政府并没有贪污,而是用到了基础建设上,效果不明显或者具有潜伏性,老百姓没有发现,这样群众和工作者之间就出现了误会,非常不利于后续工作的进行。利用档案收集保管利用的方法,使事业单位资金的利用透明,老百姓也能清晰地看到,促进工作者和群众之间关系的发展,推动当地经济、文化、政治的进步与发展。

三、事业单位档案管理中存在的问题

1.对于从业人员对事业单位方面思

想缺乏重视很多事业单位的从业人员都是由毕业大学生承担的,在大学的学习阶段,其关于事业单位的材料的管理和利用的思想存在比较模糊的认识。将要进入事业单位的人员应当对于档案管理的思想有自己的理解和认识,在生活工作中将自己的生活和档案管理的思想联系在一起,理论联系实践让档案管理思想的知识更加深入地印在脑海里。但是如今很多教师只是按照事业单位的教学课程目标进行教学,在完成教学目标后不再进行将要进入事业单位的人员档案管理的思想学习方面的实践应用,在学习过程中,很多将要进入事业单位的人员没有对事业单位的档案管理的思想进行具体的认识,只是干巴巴地记下档案管理的思想,不能对其进行深入的加工和记忆,不利于将要进入事业单位的人进行学习和进步。

2.学习事业单位档案管理的态度存在问题

将要进入事业单位的人员在初级阶段学习的知识以及档案管理的思想和以前学习的内容有很大的不同,对于工作人员来讲,要求将要进入事业单位的人员有抽象的思维方式和勤奋学习的习惯。不仅仅要求在课上要好好学习档案管理的思想知识,还要在事业单位中把握现实规律,在平时的日常生活中要经常把档案管理的思想知识和生活等联系在一起。平常尽可能地多用事业单位的思想来解释工作中的各种现象和状况。对于工作中的疑惑,很多将要进入事业单位的人员就会把这一部分放在那里,不去继续探究询问了,长此以往,会对于材料管理方面形成越来越多的困惑的问题,非常不利于自身的发展和进步。

3.档案管理交接中存在的问题

事业单位工作档案收集时由于涉及的相关单位部门众多,很难保证每个部门资料的完整程度。相关单位主要有经济类、文化类、卫生类、基础设施类等,不同的单位有不同的制度特点和做事方法,各方面都存在这样或那样的差异,收集时很难做到统一规范。收集事业单位工作资料时各层级的利益关系平衡的难度很大,每个部门的档案要经常使用,最常见的就是换领导时,进行交接文件档案等,这些文件如果交到档案室里面每次使用都要查找,因此有关部门就不愿将这类文件给到档案室,资料一旦缺少,制作的档案完整性,有效性就会大大降低。还有一些上级单位,考虑到自身资料的利用问题,在向档案室交资料时就会刻意隐瞒那些不愿交的资料,借口说下次交或者说已经交过了。上述各种现象都会导致档案资料收集的不完善,之间的种种关系加大了资料收集管理的困难。

4.事业单位档案收集工作效率低

近几年,事业单位工作档案的收集整理利用的工作,被越来越忽视,档案室的工作不能为单位创造新的科技技术或利益,导致该部门工作人员的工资水平下降,进而一些人才流失,被其他部门挖走,对该部门工作人员产生了极大的负面影响,出现工作懈怠,积极性下降。在很多方面,事业单位材料的管理相关的制度政策缺乏完善,导致很多员工见缝插针从中偷懒或者进行一些“擦边球”似的行为进而获取一些利益,一方面,给其他员工造成了很大的负面影响,影响其他部门员工的工作积极性;另一方面,给材料管理的部门抹了黑,让其他员工认为该部门缺乏正规的管理和相关的制度,从而对其的整体印象下降,在进行新员工的招聘的时候造成一定程度的困扰。

四、事业单位管理的优化政策和措施

1.运用专业体系完善事业单位的管理制度

没有规矩不成方圆。对于事业单位工作档案的管理工作者,对相关的领导者而言,一方面,领导者和相关单位合作制定相应的制度,从根本上解决档案收集不完整,收集困难的问题,结合专业的知识体系出台适当的惩罚措施及硬性规定;另一方面,对于工作者,定期地进行培训,培养自身的素质,提高工作能力,使工作者意识到该部门是责任重大的部门,担负着整个管理计划的开展,给予工作者压力将其变换成动力,提高工作热情,促进事业单位工作档案收集整理和工作的高效进行。

2.提高从业人员工作参与度,把握工作规律

在事业单位的工作过程中应该增加工作人员和老员工、工作人员之间的互动交流活动,增加工作人员的参与程度,进而打造一个活跃高效的工作环境,帮助初入门的工作人员更好学习思想政治工作规律。初步进入工作环境的工作人员,对事业单位规规矩矩的思想和工作模式不大适应,对于思想政治方面,在工作环境上可以鼓励工作人员对书本上或者老员工所讲的内容不明白的地方提出疑问,提高在工作中对于掌握思想政治工作规律的参与程度,进而激发工作人员学习进步的主观能动性。经过相关部门人员的不断努力,近期事业单位档案管理的工作有了突飞猛进的变化,很多地区的档案管理得到改善,相关的工作人员在工作态度和工作积极性上也有很大的进步。事业单位其他方面的工作与档案收集整理是息息相关的,材料管理工作的提升,对其他工作起到了很大的促进作用。在工作中不断吸取前人的经验,少走了很多弯路,同时工作效率也得到了显著的提升,事业单位材料管理的相关制度实现了很大程度的完善。

作者:沈丽红 单位:淮安市淮阴区文化行政综合执法大队

参考文献:

[1]蔡和,庞岩.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].档案与建设,2009(12).

[2]吕亚军.档案收集工作理念感悟[J].赤峰学院学报,2011.

[3]付春华.关于档案收集工作的思考[J].周口师范学院学报,2007.

[4]李彩霞.提高档案利用效果的途径与办法[J].兰台世界,2008(10).

[5]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报,2011(20).

第二篇:事业单位档案管理的现状及对策

一、事业单位档案管理特征

事业单位是国家设立的一级组织机构,在我国社会注意经济发展中,事业单位承担着为社会服务的职责和任务,事业单位档案管理大量的信息,有的涉及到国家的机密文件,这些信息需要严格的保密,坚决防止机密的文件泄密,需要档案在管理的过程中必须做到严格保密。在我国事业单位是由国家出资建立的公益性组织,承担大量社会服务任务,社会各个行业的大量信息都汇集到这里,在市场经济的条件下,这些信息虽然不能转换成经济效益,但是事业单位仍要对这些信息进行保存,无条件的给国家和社会提供相关的信息查询,无条件的提供咨询工作,无条件的提供借阅的工作,为国家和社会无偿的服务。

二、管理现状

(一)对档案管理工作重视不够。目前事业单位对国家颁布的法律法规解读不透,虽然国家已经颁布了《档案法》为了加强档案管理,但是档案管理工作仍然没有受到重视,管理缺乏有效的措施,传统的纸质档案没有得到有效的改进,管理意识单薄。在现代化市场经济的发展中,各行各业都出现了激烈的竞争,有些事业单位为了追求政绩,面对社会的竞争和大环境的影响,把主要的人力和精力都用在经济建设中去,档案管理等事务性的工作就被忽视了,从根本上忽视了这项工作。受传统观念的影响认为档案管理工作只是简单的抄抄写写,档案管理水平得不到提升,在实际工作中得不到创新,严重的阻碍了事业单位档案管理工作的长期稳定发展。

(二)缺乏专业的档案管理人才。档案管理工作需要专业的、有经验的人才进行管理,因为档案管理并不是一件简单的工作,需要管理人员具备系统的管理知识,但是在实际的工作中,学习档案管理的人员少,从事档案管理的人员不能系统的、科学的、专业的对档案进行管理,再加上相对于其它行业档案管理人员的流动性比较大,专业熟练的老员工少,业务不熟练的新员工比较多,导致档案管理的专业人才严重缺乏。

(三)档案管理设备落后。档案信息管理系统在当前普遍的应用,计算机处理信息的水平也在不断的提高,电子文档的广泛应用取代了传统的文书档案管理模式,办公自动化设备也显示出了强大的优势,但是大部分的事业单位档案管理的设备比较陈旧落后,信息检索、信息加密、归档、调档等需求难以得到满足,增大了工作人员的工作量,降低了档案管理的工作效率,工作人员对工作的积极性受到了影响。更不利于档案的开发、收集、利用。

三、优化档案管理的措施

(一)提高对档案管理的重视程度。转变领导对事业单位档案管理的思想认识,重视档案管理制度的建设,从管理、资源、政策上给予指导、支持、倾斜,满足档案管理工作发展的各项需求,是档案管理制度科学、完善、健全,提供良好的外在条件使其健康发展。改变社会对事业单位管理认识上的不足,整个社会观念的转变并不容易,需要国家宏观层次对事业单位档案管理提供支持,使全社会共同关注事业单位档案管理。

(二)加强档案管理人员的培训和管理。提供事业单位管理人员的素质,明确管理人员的工作职责,建立完善的档案管理机制。增加各种类型的培训,科学合理的制定培训内容,使档案管理人员从理论到实践都有一个很大的提升,并且不仅仅是学到理论,还能把学到的理论灵活的应用到实际工作当中去。通过工作中长期的实践,促进工作快速顺利的完成。不同岗位对人员的要求是不同的,做好分工使档案管理人员明确自己的工作任务。对档案管理人员进行职业道德、专业知识、计算机技能三方面管理培训,当前我国事业单位办公的大环境是办公自动化,这就要求档案管理人员必须掌握计算机设备的应用,灵活运用办公自动化系统。多角度、多层次的提高档案管理人员的业务素质和管理能力。

(三)建立高效的管理系统。在目前信息时代的背景下,过去落后的档案管理模式我们必须要转变,必须带来当前档案的管理模式走向现代化。加强对管理人员的培训,把先进的计算机计算应用到档案管理的工作当中,与先进的技术有机的结合起来,将网络化与数字化与档案管理有机的结合起来,满足信息化社会的需求。在档案的分类与归档中,计算机检索功能充分的发挥了它的功能,可以将文书档案按照要求快速的分类过滤,方便管理者检索文档内容,降低了管理者的工作量,大大提高了档案管理的工作效率,带动了管理人员的工作积极性,从而提升了事业单位档案管理的整体效果。

(四)加大资金的投入。目前在我国随着科技的快速发展,在工作和生活的改革方面越来越多的应用计算机技术,信息计算也应该应用在档案管理工作中去,利用现代化先进的设备和计算对档案进行分类和保存。不同地区经济发展水平不同,但是有的地区档案管理中先进的计算机设备得不到满足。要想改变部分事业单位落后的计算机设备,当地政府应该给予经费支持,改善档案管理部门的落后设备和条件。

(五)加强档案保密工作。事业单位档案管理工作涉及国家政治、经济发展的重要信息,在事业单位档案管理工作中,不但要提高管理人员的责任意识,更重要的是提高管理人员的保密意识,坚决杜绝国家机密档案泄露,档案管理必须加强保密工作,档案室建设的过程中要严格按照国家的相关标准要求选址、建设。借阅室、库房、办公室要分开,安排专职人员管理,管理人员必须认真负责、持之以恒的对待档案管理的工作。

四、结语

在事业单位的日常工作中档案管理工作是其重点,采用有效的措施改善事业单位档案管理的现状不足,积极探索现代化自动化办公设备与系统的强大功能,通过完善事业单位档案管理可以完善数据信息库,敢于尝试勇于创新,利用先进的信息技术,完善事业单位档案管理的制度,加强管理人员的知识储备,提高档案管理人员的专业素质。档案管理工作只有不断在实际工作中不断的探索和改善,才能顺应时代不断发展的要求,全面提升事业单位管理工作的针对性、有效性,最大程度的服务社会的发展。

作者:徐莹 单位:大庆市龙凤区机构编制数据管理中心

参考文献:

[1]于岚,陈晖.电子文件对档案管理的影响及对策[J].硅谷,2013,(11).

[2]林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].行政管理,2013,(06).

第三篇:事业单位人事档案管理工作思考

人事档案管理主要是指对单位人员人人履历、工作表现等个人信息的详细记录,其不论是对于职员的工作调度、晋升都发挥着至关重要的作用,针对事业单位来讲,而作为人事部门工作的关键内容,人事档案管理工作的不断加强,在选拔、任用人才方面也拥有着重要意义,在此基础上,事业单位也能够对人员做出更科学的配置。因此,对于人事档案管理工作的革新,各事业单位应给予足够重视。

一、事业单位人事档案管理工作现状

在社会各项事业快速发展,以及改革创新工作不断深入背景下,传统的人事管理制度、干部选拔与任用记住已经无法满足事业单位发展的实际需要。而我国近几年,虽然也在选拔干部人员、配置人才等方面做出了相应的创新改革,也取得了些许效果,但由于缺改革目标、定位不准确,导致相关改革工作的落实受到了很大的束缚,也难以彻底的进行,且难以全面适应社会各项事业不同阶段的发展需求。其着重体现在:管理模式、方式过于陈旧,缺乏创新,未指定出具有系统化、规范化特点的管理制度,相关工作的激励、监督,以及竞争机制也为得到进一步完善。同时,在人员安排、岗位调整等方面也缺乏科学的规范机制,人员管理、绩效考核等工作具体落实的可操作性不高,在此背景下,不仅会导致一部分人员产生一定的危机感,也会使得一些有潜力、工作积极性较高的人员无法获得表现的机会等等,这些都制约着事业单位改革创新的推进。

二、优化人事档案管理的策略探究

(一)优化领导的档案管理意识

领导的带头作用在事业单位人事档案管理工作中发挥的作用是不容忽视的,因此,要想全面提升档案管理工作质量、效率的积极作用,就要不断加强组织领导工作,并将认识档案管理工作视为重中之重,引导相关管理人员正确认识到加强其档案管理的必要性。为此,可以构建领导管理小组,并安排专门的单位领导来负责,要关注每一个管理细节,并对各项管理工作进行定期考核,并针对实际工作需求构建出完善的管理机制,进而充分体现出认识档案管理的制度化、规范化特点。

(二)完善档案收集工作,提升管理质量

为了促进人事档案管理基础设施建设,事业单位应安排专人来负责各项管理工作。并结合相关规定,不断完善人事部门档案库房的管理工作人员与基础设施,且每一千人的档案都要安排一名专门负责人员。同时,库房还要拥有防火、防盗,以及防潮等功能,而为档案专门配备的存储柜也必须是铁制的,且要为库房配备空空调、灭火器等灭火与控温的设备与管理工具。另外,还要结合实际管理需求,构建出相对完善的人事档案管理制度,优化其档案功能,以此来不断增强档案记录内容的真实性、客观性,也为事业单位落实各项人事决策提供更可靠的参考依据,进而为事业单位的人才选拔工作提供更优质的服务。

(三)强化基础实设施建设,优化管理制度

通过不断加强相关档案资料的收集,能够促进认识档案管理工作水平的不断提升。作为事业单位档案管理的基础性工作,在我国经济政治体制不断改革背景下,干部体制改革、考核培训活动等方面也增加了诸多需要归档的资料,这也在一定程度上为人事档案材料收集工作的落实增加了很大难度。所以,相关档案管理人员应及时、准确的收集与整理各种资料,并做好鉴别工作,对于未达到标准规定的档案材料应给予认真筛选,及时退回一些手续不完整的材料,并要求相关部门及时进行补办,以此来确保档案信息的完整性、真实性与安全性。

(四)优化人事档案功能,增强档案利用率

通过对人事档案功能的不断优化,不仅可以充分体现出认识档案记录内容的真实性,也能够重新认识其档案的功能,一方面,是要有效保留原档案资料中关键部门;另一方面,是要恰当的拓展人事档案的内含,也就是医保、养老保险等一系列内容,认真记录相关人员的工作业绩,同时,为了使得其档案体现出的内容可以充分满足用人单位的实际要求,对于其他方面的资料也可以适当的增加一些。另外,对于单位、工作人员日常办公都会用到的一系列功能进行补充,从而为事业单位提供更优质的服务,进而促进人事档案利用率的不断提升。

(五)注重管理团队建设,完善管理制度

首先,对于管理人员专业素养的提升来讲。各级组织人事部门应选择在政治方面较为可靠,且具有较强责任心的共产党员来负责干部档案的各项管理工作。同时,主管部门也应该定期的组织档案员参与专业、系统的业务知识培训,管理人员自身也要不断的学习积累,注重自身专业素养与政治觉悟的提升,认真负责的对待管理工作的各个环节,进而从整体上提高档案管理队伍专业素养的提升。其次,在管理制度完善上,应注重信息化管理机制的建设,不撸是档案的收集、归档,还是利用等方面都要制定严格的管理制度,并以此来避免出现虚假材料。同时,对于案卷整理工作的相关细则也要做出进一步优化,从而为其各项整理工作的科学、全面开展提供有力保障,也为考察、任用干部人员提供更准确、真实的信息内容。

三、结语

就目前来看,我国事业单位开展的各项人事档案管理工作虽然获得了不小的成就,但时代是在快速发展的,要想紧跟时代发展脚步,各事业单位就必须要结合自身实际情况,加强档案管理工作的革新,并建立其科学、完善的管理机制,积极引进更新颖、先进的管理手段与方法,注重高素质管理人才的培养与引进,进一步提升其档案的利用效率,只有这样才能够为事业单位工作人员的选拔与任用提供有力的参考依据。

作者:王敬 单位:洮南市社会福利服务中心

参考文献:

[1]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2013,(19).

[2]金丽双.新时期事业单位人事档案管理工作创新问题浅析[J].科技创新导报,2015,(19).

[3]王爱荣.对加强事业单位人事档案管理工作的几点建议[J].黑龙江史志,2015,(07).

[3]刘娟.浅谈档案管理与利用[J].中国科技纵横,2013,(12).

第四篇:基层事业单位档案管理改革探讨

档案是历史的记录和保存,是国家和社会的宝贵财富,对国家和社会的未来发展有着重要意义。随着我国社会经济的不断发展,档案管理工作在社会发展中显得日益重要,信息技术的更新和发展给档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。一般来说,社会信息化程度的越来越高,档案管理任务量变得也越来越重。在这种新形势的驱动下,必须深化基层事业单位档案管理工作改革,在传统档案管理的基础上进行档案管理的创新发展,为新时期档基层档案案管理工作找到长足发展的新路径。

1基层事业单位档案管理中存在的不足分析

1.1档案管理观念落后

在档案管理工作中,很多人都将归为档案的抄录保管,作为一项事务性工作进行管理,没有深入理解档案管理的国家财富作用,忽视了档案管理对社会的间接经济效益。部分档案管理部门档案管理理念仅仅是不丢失文件、不泄露资料,做好档案保管工作就是完成对档案的管理;特别是基层事业单位,档案管理领导对档案管理工作的不重视等等,这些档案管理中存在的管理观念弊端都是影响档案管理工作发展的原因。

1.2档案管理制度不健全

长期以来,我国的档案管理工作都缺乏严肃细致的档案管理制度,容易在档案管理工作中出现各种工作纰漏,也导致档案管理工作效率低下。在基层事业单位中,很容易看到档案管理工作任务分配的不明确,在很多基层档案管理部门中,甚至出现一人兼职多项工作的现象,又或者是档案管理部门闲职多、人员冗杂;其次是绩效考核的不完善,在档案管理工作中,很多管理工作都只是形式上的“管理”,由于缺乏必要的考核机制,造成档案管理人员责任意识不强烈,出现档案管理工作的表面化和形式化。这些原因都导致档案管理质量偏低,无法有效发挥档案的社会作用。

1.3档案管理手段陈旧

在档案管理工作上,部分档案管理部门都没有对管理人员进行专业化的入职培训。多数基层事业单位的档案管理手段也是一味沿用传统管理手段,陈旧落后的机械管理手段使得管理人员对档案管理工作产生枯燥乏味感,不利于档案管理的质量提升。另一方面,档案管理设备落后,达不到新时期现代化档案管理要求,没有充分发挥信息技术在档案管理工作中的有利作用,自然无法激发档案管理人员的工作激情。

2深化基层事业单位档案管理改革的措施探析

2.1转变档案管理观念,提高档案管理意识

基层事业单位档案管理改革,首要任务就是改变现有档案管理观念,端正档案管理人员对档案管理的工作态度。首先需要档案管理部门领导自身转变档案管理观念,重视档案管理工作,加大对档案管理工作的监督和检查力度,促使工作人员改变档案管理工作态度,增强自身的责任意识,将档案管理工作当作一项社会事业认真落实。然后对档案管理工作人员进行必要的思想教育,让其从思想意识上认识到档案管理工作的重要性,增进档案管理意识,全身心的投入到档案管理这项社会事业当中。

2.2建立健全档案管理制度

建立完善的社会档案管理系统,并辅之以制度保证其顺利实施。基层社业单位档案管理制度应该符合新时期管理要求,加快改革创新管理步伐。第一:明确档案管理工作任务的划分。做好档案管理工作职责划分,合理分配档案管理任务,在具体的档案工作管理中确保做到“各司其职”,确保档案管理系统“不养闲人、不设闲差”,完善社会档案管理系统。第二:严格绩效考核机制的执行。对档案管理人员实施绩效考核制度,将绩效考核作为一项重要考核标准纳入到管理薪酬标准当中。一方面鼓励工作人员对档案管理工作的突出成绩,肯定优秀员工的工作业绩,给予一定的物质奖励;另一方面,对玩忽职守、无法完成本职工作的工作人员进行思想教育,对给档案管理单位带来不影响的工作人员进行惩罚或者辞退。

2.3提高档案管理人员专业素质

不仅要对思想、制度进行改革,更重要的是重视改革中的人为作用。档案管理工作不仅是做好档案的保管,还需要通过各项档案的管理做好社会档案信息化建设工作,这就需要档案管理人才要具备相应的职业能力,并合理运用到工作中。为此,档案管理部门应带定期的组织工作人员学习档案管理知识,并培训期信息化档案管理的基本技能,鼓励工作人员自我发展、不断进步,让档案管理工作在人才的推动下实现信息化档案管理,提升新时期档案管理工作质量。

2.4档案管理的信息化建设

改革档案管理模式就是将传统的档案管理模式转变为数字化管理模式,并建立详尽的社会档案管理系统,实现各级社会档案信息资源共享、传递、存储以及利用的一体化管理模式。随着信息时代的到来,为档案管理提供了多种管理新方法,对档案管理信息化发展提供了技术支撑,将计算机技术、网络技术有机结合起来,根据社会对各种类型档案的具体要求,逐步建立电子档案数据库,运用网络技术对电子档案进行维护和更新,逐步的实现我国基层事业单位档案管理的信息化。

3结语

总而言之,档案管理对我国社会发展有重要意义,是推动我国社会信息资源建设的重要方面。改革传统档案管理体制,建立完善有序的基层事业单位的管理体制,提高档案管理工作质量和效率,让基层事业单位发展紧跟社会前进步伐,促进新时期档案管理事业发展,以更好的适应信息时代的历史洪流。

作者:张建平 单位:河北省木兰围场国有林场管理局

参考文献:

[1]张程,杜鹏菲.试论事业单位档案管理创新与改革[J].办公室业务,2016(3).

[2]张园.浅析行政事业单位档案管理工作的深化改革[J].卷宗,2015(8):108.

[3]刘伟伟.试析如何创新事业单位档案管理工作[J].东方企业文化,2014(22).

[4]韩英.关于事业单位档案管理现状与优化发展分析[J].办公室业务,2014(21):93.

[5]罗北亚.基层事业单位档案管理改革势在必行[J].今日湖北月刊,2012(1).

第五篇:事业单位档案管理工作探讨

随着国民经济的快速发展,事业单位也在迅速发展。在事业单位的工作中,档案管理是一项重要工作,对提高事业单位的管理水平、提高事业单位的工作效率有十分重要的作用。但是,当前事业单位档案管理工作中存在的一些问题严重影响了事业单位档案管理工作的开展。基于此,笔者简要介绍了优化事业单位档案管理工作的方法。

1主要目标和根本任务

面对经济社会发展的新常态形势和产业结构优化调整的新任务,2013-02-22,党中央国务院印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,其中体现了政府对档案事业的高度重视和大力支持。许多省市紧随而动,在中央《意见》的基础上,结合各省的省情,相继出台了各省档案工作意见,努力细化、深化工作举措,提出各省档案管理工作的更高目标定位和制度标准,为全面实现各省事业单位档案管理工作现代化起到了积极的政策引领作用,并奠定了坚实的制度保障。因此,各级各类事业单位档案部门必须抓住机遇,积极认真领会《意见》精神,深入贯彻落实《意见》实质,积极探索档案管理工作的新思路、新模式和新途径,努力推进单位档案工作依法管档,加强档案室、资料室等档案机构的建设,支持并规范社会多种力量参与档案事务管理,完善各类档案的接收、征集工作流程,尤其强化涉及民生、经济、文化和社会领域以及各级各类重大事务活动的档案管理,为人们提供便捷、高效的档案利用服务,从而更好地维护党和国家及人民群众的根本利益。

2存在的主要问题

事业单位档案管理工作中呈现出了许多问题,具体有以下几点:①档案管理人员的基本业务素质薄弱。一些事业单位的档案管理工作理念较为陈旧,思维方式较为传统,管理改革行动迟滞,管理模式和运行机制缺失创新举措,无法紧跟日益进步的经济社会的发展需求,对《档案法》《档案管理办法》等国家相关的政策制度和各级各类法律法规的学习、理解、运用能力不足,贯彻执行力度不够。②档案管理方式陈旧。一些事业单位的日常人事、业务、资产等档案信息处理方式仍停留在陈旧、单一的登记造册流程上,档案管理的标准化、制度化、程序化和规范化运作体系还不健全。档案管理职能部门对于档案信息的管理与运用缺乏统一的管理机制和科学、合理的监督机制,尚无统一的标准和质量要求。③档案管理的基础设备设施陈旧落后。一些事业单位没有给予档案管理工作足够的经费支持和设备维护,致使档案室的硬件条件和基础设施比较差,仪器设备配置不齐全。现代化的档案资源开发利用不够,电脑、扫描仪、影印设备和操作软件等软硬件设施更新不及时,不能满足现代化的光盘和电子档案处理需求。④档案管理人员队伍业务素质不高。一些事业单位的档案管理人员兼职居多,且工作人员以合同制为主,人员流动性比较大,尤其是一些档案管理人员,更是缺乏基本的计算机操作、档案查阅、资料整理和归类等基础的专业能力。这些问题表明,事业单位传统的档案管理方式已经不能满足社会经济发展新时期档案管理工作的具体化、精细化、规范化和制度化要求。因此,进一步科学优化和高效应对事业单位档案管理工作势在必行。

3优化措施

3.1完善档案工作的管理体制和运行机制

完善档案工作的管理体制和运行机制主要从以下几方面入手:①提高各级各类事业单位对档案管理工作的重视程度,不断完善各级各类事业单位党委和政府职能部门、档案部门归口负责、协调管理、社会机构共同参与的档案管理工作体制。②转变传统档案管理观念。切实改变档案工作“重保管、轻服务”的观念,着眼社会各类民生事业发展的基本需要,进一步强化档案服务社会经济、政治、文化、民生等大局工作,全面服务人民群众的生产劳动和物质生活、精神生活。③从场馆建设、规划设计、功能布局、接收范围和资源共享等方面入手,系统、扎实推进事业单位档案管理的基础设施和基本保障条件建设。④从工作职责权限厘定、职能机构人员配置、档案整理储存、安全保密措施等方面,进一步明确建立档案室工作新格局的有效途径。

3.2完善档案资源利用体系

完善档案资源利用体系可从以下2方面入手:①积极转变各级各类事业单位档案服务方式。推进网上查询和跨馆查阅利用方式的普及,提升档案工作服务社会的能力;发挥好档案管理的政府信息公开职能,完善相关服务设施,建立健全政府信息接收工作机制,认真做好政府信息接收、管理、公开工作;规范并支持社会力量参与档案事务,扩大档案资源开放程度,拓展档案查询检索范围,推进档案工作服务方式的灵活化、服务范围的广泛化、服务效益的显著化。②加强事业单位档案室的数字化、信息化、网络化和多媒体化等基础设施建设工作。事业单位各档案室应加大档案信息资源的开发力度,尤其把网络化和数字化档案室建设作为事业单位“十三五”时期的重点工作和主要任务,推动形成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字化档案室管理运营体系,建立覆盖连接各级各类事业单位档案的资源管理和网络共享体系,促进档案资源利用的最大化和高效化。

3.3不断完善档案保密机制和安全防控体系

完善档案保密制度和安全防控体系的方法有3点:①强化档案安全制度建设,牢固树立主动防御的安全管理理念,规范档案管理秩序,完善地方性档案工作安全保密法规,加强档案安全保管的宣传工作,加强纸质档案、电子档案的信息安全和档案储存的环境安全建设,建立完善档案安全的应急管理制度和突发事件应对制度,建立稀少、珍贵、历史等重要档案的备份制度和受损遗失档案的抢救补救制度;②加强档案利用安全保密制度建设,进一步加大事业单位档案安全的保密检查、排查力度,加强档案执法检查工作,依法确保档案安全,设置档案安全督察、网络监控员和安全巡检员,建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系,将事业单位档案室列入重点保护范围,严肃查处违法、违规、违纪行为;③改善档案保管保密的基础设施条件,建立数字档案和电子文件信息安全制度,推进档案信息系统的安全等级保护和分级保护工作,完善数字档案馆测评标准,健全涉密网络系统、涉密计算机和涉密多媒体的安全保密机制。

3.4加大档案工作支持力度,提高保障水平

要想加大档案工作支持力度,提高保障水平,可从以下3点入手:①各级各类事业单位应切实将档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划中,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等保障;②各地政府应加强对社会、民生、经济、政治等重大项目、重大活动等档案建立、存储的业务指导,并将事业单位档案建设纳入基础建设项目和同级财政预算;③进一步加强档案管理系列岗位的人力资源建设,抓好档案管理干部队伍建设,定期开展经验交流和互访学习,配置专业知识结构合理、年龄梯队搭配科学的档案管理工作人员队伍,加强档案从业人员的基本业务素质培养、培训,努力提高档案从业人员的整体素质,为全面完成事业单位档案管理工作提供保障。

4结束语

综上所述,事业单位档案不仅能够反映出事业单位现阶段的工作状态,还对事业单位的发展创新起到十分重要的作用。因此,事业单位要对档案管理工作的优化展开研究,分析单位档案管理工作中存在的问题,采取有效的解决措施,同时,还要建立健全相关档案管理体系和制度,以确保事业单位档案管理工作的有效性,推动事业单位的创新发展。

作者:张日冰 单位:珠海市斗门区白藤街道办社区卫生服务中心

参考文献:

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[2]瞿静.优化事业单位档案管理工作的途径[J].办公室业务,2014(07).

第六篇:事业单位档案管理创新路径探讨

一、事业单位档案管理现状

(一)档案管理人员专业水平不够

在我国事业单位中通常档案管理人员对于档案管理工作的认识不够全面,甚至有些人认为档案管理就是简单的资料收集及保管。在当前事业单位中的技术设备相对也比较落后,档案管理信息化水平普遍较低。甚至在有些事业单位中,档案管理人员本身就不是档案专业人员,在档案管理中专业水平比较差,工作之前也没有相应的培训教育,甚至有些工作人员对于档案管理工作一问三不知。这些情况的存在均导致工作人员在实际工作中效果不佳,无法发挥档案管理真正价值。

(二)档案管理设备落后

随着信息技术的不断发展,事业单位档案管理工作也逐渐开始实现信息化管理。但是因为有些事业单位对这方面不够重视,因此在档案管理中先进信息技术的应用还不够广泛。同时在档案管理中通常工作空间狭小,环境不够完善,导致档案管理工作质量不佳。甚至在一些事业单位中档案管理工作还没有应用计算机设备,单纯依靠人工进行档案登记,因此也就导致档案管理工作不但效率低,同时质量也不好,有些档案也无法在规定时间内归档,对档案工作办事效率具有直接影响。

(三)管理人员离职后档案管理工作效果不佳

在现代社会环境下,没有人能够在固定岗位干一辈子,因此必定会出现离职及退休现象,在事业单位档案管理中如果一旦出现管理人员离职,同时也没有将具体的档案管理工作交接好,那么也就容易出现“死档”等问题,对于事业单位来讲也是一种损失。

1.事业单位对现有档案的运用不够有效

事业单位中通常档案资料比较多,但是这些档案常年被摆在那里,很少得到有效的利用,因此也就导致档案资料的应用有效性不高。甚至还有些档案知识的应用也只是表面,无法充分发挥档案资料的应用价值,这些问题在档案管理中均需要得到有效满足。

2.档案管理工作规定不够规范

档案管理工作本身比较复杂,关于档案管理工作在事业单位中没有具体的规范,因此在实际管理工作中通常都是管理人员想要怎么管理就怎么管理,这也就导致档案管理工作质量不佳。甚至档案纸张也出现杂乱问题,在进行档案资料应用的时候,寻找非常麻烦,影响档案管理质量,也影响工作效率。

二、事业单位档案管理的创新策略

(一)强化档案管理人员培训

在以上分析过程中已经发现档案管理人员专业水平偏低,直接影响档案管理质量。所以想要显著提升档案管理质量,首先就应该强化档案管理人员专业培训。在培训过程中重点应该集中在档案管理专业知识上,引导档案管理人员对其工作有全面认识,在工作中能够保持正确态度。随着我国社会发展速度的不断加快,事业单位发展速度也有显著加大,想要和当前社会发展速度相契合,也就必须要显著提高档案管理有效性,从而促进事业单位的可持续发展。

(二)档案管理人员工作落实到人

在事业单位档案管理人员交接工作中,也必须要制定相应的规范制度,如果出现管理人员离职,则首先应该完成交接工作。同时对于离职人员也必须留下自己联系方式,一旦档案管理工作中出现问题,则可以让单位立即和当事人保持联系,对于提高事业单位档案管理质量具有重要作用。

(三)做好档案管理的工作

在档案管理人员培训工作中,必须要强调管理人员必须加强对档案管理工作的重视,提高管理人员档案保护意识。对档案管理工作定期进行检查,一旦发现问题立即采取相应措施进行修补。档案管理工作比较复杂,因此在管理工作中需要具有较强的耐心及细心,只有在档案管理工作中足够细心,才能够真正做好档案管理工作,为事业单位发展奠定基础。

(四)提高档案利用合理性

档案管理工作是事业单位的重要工作之一,同时关于档案资料的合理利用也是其重要组成部分,只有这样才能够有效发挥档案作用。目前正是信息化时代,档案信息的利用也逐渐加大。在事业单位发展进程中,只有定期查阅档案资料,才能够对事业单位信息有全面的了解,这样不但有助于显著提升工作效率,同时也能够对事业单位发展提供资料参考。

(五)及时更新档案

随着社会的不断发展,事业单位更新发展速度也在不断加快,在这种环境下,事业单位档案也需要发生变动,对于工作人员来讲则需要结合时代发现需求,及时更新档案资料,以能够不断完善档案资料,以此促进事业单位的可持续发展,并能够显著提升事业单位在发展进程中的吸引力,吸引更多的人才服务于事业单位档案管理工作。

三、结语

综上所述,在我国事业单位档案管理工作中还存在一系列问题,但是事业单位人员普遍对其重视不高,因此也就导致我国事业单位档案管理质量偏低。在这种环境下必须要显著提升档案管理工作质量,以此促进事业单位的可持续发展。

作者:张建亮 聂荣冰 单位:青州市文化市场综合行政执法局青州市新闻信息传播中心

参考文献:

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[5]林幼凤.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].现代经济信息,2009,08:235-236.

第七篇:事业单位财务档案管理工作探究

财务档案是对事业单位、企业以及国家机关各项经济活动的反映和记录,也是体现机关企业和事业单位进行经济交易的主要资料,在档案管理工作中具有关键地位。因此,我国事业单位一定要充分重视财务档案管理工作,并对其进行合理规划,促使财务档案发挥自身价值,为事业单位的进步和发展奠定良好的基础。

1当前财务档案管理工作中存在的主要问题

1.1缺乏管理意识

档案管理的目标是为单位发展提供决策参考,服务现在、保存历史,但是由于当前在档案管理中出现的各种问题,例如经费紧张、工作繁杂、人员较少等问题,严重制约了财务档案管理水平的提高。究其根本原因是由于事业单位领导和工作人员缺乏管理意识,档案管理趋于形式,很多财务信息失真或流失,一些档案资料被个别领导据为己有,在岗位调整、工作调动时一并带走。

1.2管理不够规范严谨

当前,我国事业单位财务档案管理不够规范和严谨,主要由以下几点因素导致:第一,工作人员素质及配备因素。一些事业单位往往以兼职的形式配备财务档案管理人员,导致人员工作任务繁重,对管理工作无法做到全面投入。一些事业单位将财务管理外包,导致财务信息出现混乱的情况,甚至出现资料机密外泄的情况,对单位的财务状况造成直接影响。第二,经济活动与财务管理的矛盾因素。事业单位在执行经济项目的过程中,其内部资金管理办法与职能部门产生冲突,导致项目无法顺利开展,给会计核算及财务管理等工作带来困难,影响了财务档案的可靠性、真实性。

1.3信息化不全面

随着我国信息技术的快速发展,电子档案已经基本取代了以往的纸质档案,但是在对电子档案进行管理的过程中,尚存在一些问题没有得到解决。例如,纸质档案在装订及整理的过程中分类不清,严重影响了档案的权威性。因此,在档案实现信息化后,很多档案被遗弃,没有得到利用,数据重复、冗繁的现象层出不穷。同时,由于信息化不全面,很多财务信息也出现不准确及遗漏的情况,一些事业单位为了追求经济效益,擅自更改财务数据,在处理外债的过程中漏税偷税,对财务档案管理工作带来严重影响。

2提高财务档案管理工作水平的相关建议

2.1强化管理意识

想要提高财务档案管理工作的水平和质量,事业单位的领导和相关工作人员一定要强化管理意识,充分认识到档案管理的意义和重要性,认清财务档案对事业单位的发展所起到的巨大作用,尤其是单位领导要不断加强学习,深刻认识到财务档案对事业单位健康运行和经济活动所发挥的积极意义,提高单位所有人员的财务档案意识,进而为档案管理工作的有效开展创设良好的环境。同时,财务人员也要加强自身的管理意识,在对财务档案进行有效管理的同时,还要主动成为其监督者,树立主人翁意识,全心全意投入到档案管理中,细致、严格地鉴定并审核档案,充分发挥自身的协调能力和监督能力。

2.2完善管理制度

事业单位要在遵守《档案法》、《会计法》的前提下,不断完善单位内部的相关管理工作,制定各项管理制度,严格执行各项规范和法律,建立财务档案管理细则,科学划分各项管理工作,根据事业单位的实际情况,制定工作目标,完善档案查阅、员工守则、档案保管、档案归档、档案移交等制度,促使档案管理工作做到有据可依,进而推动财务档案管理工作的健康开展。

2.3提高人员要求

事业单位的相关领导要充分认识到人才的对档案管理的重要性,重视人才建设,提高财务管理工作的效率和质量。要以单位的经营现状和实际情况为出发点,在人员管理、人员安排、岗位设置方面制定科学规划。在人员管理方面,在保证档案工作有效开展的同时,还要合理配置人力资源,提高管理质量和效率。工作人员还要具备档案人员及财务人员的双重从业资格,并具备一定的管理能力,单位要为工作人员创设良好的学习环境,定期举办相关培训,提高工作人员的能力和水平,进而适应当前档案管理工作的变化和发展。

2.4借助信息技术

想要实现财务档案管理水平的提高,还要借助信息技术的建设和更新,实现档案管理的网络化、信息化、数字化,提高工作效率和质量,利用先进的信息技术让管理工作变得更加方便和快捷。同时,事业单位还要引进和借鉴发达国家的一些管理方法,提高自身的管理水平。首先,事业单位要加强档案管理的设施建设。硬件及软件设施是档案管理的关键组成部分,只有依靠现代化的管理技术、管理手段,以网络为依托构建完善的管理模式,才能全面提高档案管理工作的水平。财务人员要从档案管理和财务管理的双重角度进行充分考虑,防止在硬件建设中出现资源重叠的情况,在软件建设中,要通过相关措施提高档案安全性、真实性,实行签单制度,充分落实安全日志制度、签出制度、签入制度、责任制度,避免财务档案丢失及损坏。同时,还要做好软件的更新,提高档案储存的可续性、一致性、标准性。其次,加强信息化实践战术。当前,信息化是财务档案管理发展的关键措施,因此,在具体工作中,事业单位一定要将经济活动与档案管理充分结合,在促使各项经济活动有序开展的同时,推动档案管理的健康发展:第一,要及时整理和采集财务数据,建立并完善数据库,提高档案管理的信息化水平。以往的纸质文件不仅容易出错,还不利于保存和管理,因此,档案管理一定要向信息化转变,及时捕捉财务信息,并深度挖掘其隐藏的各种信息,根据事业单位的需要创立各个子数据库,例如,债务管理、核算预算、资产管理等子数据库,不断更新和升级数据库。第二,构建财务档案管理网络化,提高档案使用的时效性。利用网络的高效率使用和传输优势,发挥档案的使用价值。财务档案管理网络化可以将文档转换或直接存入数据库,减少工作人员的工作程序,提高档案管理的效率。同时,由于事业单位所产生的财务信息很多,如果财务人员凭借自身的工作经验进行数据处理,难免会出现各种问题。因此,借助网络技术还可以提高档案管理的准确性。

3结语

财务档案对事业单位的健康发展具有积极作用。随着我国科学技术和社会经济的持续发展和进步,事业单位一定要正视财务档案管理中存在的问题,采取针对性措施做好档案管理工作,为单位领导做出正确决策提供有效、真实的服务。促进事业单位发挥其社会效益和经济效益,进而促进我国社会发展。

作者:崔鸿燕 单位:吉林市丰满区国库集中支付中心

参考文献:

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[10]李伯明.做好财务档案的收集、整理工作[J].中国档案,1963,(05):67-68.

第八篇:事业单位档案管理信息化建设探讨

具体来讲,档案管理信息化建设指的是档案原始内容信息不受影响的基础上,信息转换档案本身以及档案形式,通过档案信息化建设,与社会现代化需求、市场经济发展需求所适应。为了能够有效共享档案信息资源,事业单位办公运行工作效率得到提升,事业单位需要积极开展档案管理信息化建设工作,促进事业单位健康、有序发展。

一、事业单位档案信息化管理的特点

1.档案存储环境优势。传统档案管理模式下,采取纸质资源和人工录入,纸张容易遭到损坏,增加了信息资源采集、存储和管理的难度。而通过信息化建设,则可以将电子、网络平台构建起来,采取电子录入的方式,可以更好地管理信息内容,档案信息管理的方式、途径也得到了改变,能够在电子磁盘中存储档案,档案不需要占据较大的空间,信息管理、储存难度降低。信息化管理模式下,对存储环境没有较高的要求,可以更好地开展信息储存工作。

2.档案使用查询优势。档案信息是事业单位发展的重要基础,在档案使用和查询方面,需要重点考虑信息资源的管理和运用,更加便捷地共享信息。传统的档案使用和查询模式下,容易有诸多问题出现,如纸张老化、繁琐的手续等。为了促使档案资源利用率得到显著提高,档案使用流程得到优化,需要积极开展信息化档案管理。

二、现阶段事业单位档案信息化管理中存在的问题

1.事业单位没有充分重视档案管理工作。调查研究发现,部分事业单位对自身发展比较重视,而忽略了档案管理工作的开展,仅仅将高技术人才引入过来,在档案管理信息化建设方面没有足够的投入,影响到事业单位档案管理建设的有效性和完善性;且事业单位在档案信息化建设中没有投入足够的资金,没有将事业单位档案管理信息化资金机制构建起来,这样就影响到事业单位档案管理信息化建设的发展速度,影响到事业单位的健康、持续发展。

2.事业单位档案管理信息化建设存在弊端。部分事业单位在发展过程中,虽然开展了档案管理信息化建设内容,但是依然将纸质录入的方式运用到办公过程中,导致后期资料查找和使用等方面出现较大的难度;同时,本种办公模式下,不容易保存办公资料,增加档案管理难度。因为管理等因素的综合作用,事业单位丢失掉大量早期办公资料,制约到单位未来的发展。

3.事业单位缺乏档案管理信息化建设方面的人才。人才是21世纪的核心要素,只有具备了高新技术人才,方可以顺利开展事业单位档案管理信息化建设。但是相较于私营企业,事业单位有一定的门槛,人才流动机制受限,吸引不到优秀的人才,导致在档案管理信息化建设中,缺乏相应的人才。现阶段档案管理从事人员往往具有较大的年龄,接受新事物难度较大,导致档案管理信息化建设进程比较滞后。

三、事业单位档案管理信息化建设的发展策略

1.大力提升管理人员的综合素质。管理人员是档案信息化建设的重要基础,需要大力提升管理人员的综合素质,推进档案信息化建设进程。首先,要通过教育、培训等措施的运用,让档案管理人员从思想上重视档案工作,把握工作开展过程中的注意事项;其次,要定期经常地培训档案管理工作人员,如积极开展档案管理讲座,深入讲解档案工作信息化、档案管理常态化、档案工作目标管理要求等方面的内容,促使档案管理人员的工作技能、计算机技术水平等得到有效提升;同时,构建严格完善的考核机制,考核档案管理人员的各项专业能力,不断提升其综合素质,培养出大量优秀人才,满足事业单位档案管理信息化建设要求。

2.积极开展档案管理硬件建设。为了促使档案资料能够得到有效保存,事业单位档案管理部门需要积极开展硬件设施建设,保证硬件设施具有稳定的性能,且不会受到外界的破坏。在硬件设施建设中,需要投入足够的资金,以便促使档案工作管理得到顺利开展,档案资料得到切实保存。档案管理工作中,需要积极渗透高水平技术,将电子存储的功能作用充分发挥出来。只有具备了相应的备份硬件,方可以具有符合要求的储存容量,进而顺利开展信息录入、存储工作。

3.结业事业单位发展需求,对档案管理信息化总体规划科学制定。为了能够协调发展档案信息化,事业单位需要对档案信息化系统的灵活性、可扩展性充分重视,结合单位实际情况,对档案管理信息化总体规划科学制定。要将事业单位人才信息需求充分纳入考虑范围,结合经济发展要求,将网络管理模式完善构建起来,且构建的网络管理模式在灵活性与可扩展性方面也需要与事业单位实际发展需求所适应。

4.构建实用的档案信息网站。事业单位档案部门需要积极构建档案信息网站,以便顺利实现事业单位发展档案管理的信息化。借助于网页形式,可以将档案信息服务提供给相关人员,促使档案信息网上咨询、查找、电子文件下载、浏览使用等服务功能得到实现,提升档案信息化管理水平。通过构建实用的档案信息网站,为了方便共享档案信息资源,要对档案信息管理操作系统合理选择,保证具有升级开发能力,以便与档案网络管理不断发展的需求所适应,顺利开展档案信息化建设。要将市场上比较主流的标准化设备运用过来,积极联系具有一定实力的软硬件公司,结合事业单位具体情况,针对性地定做档案管理操作系统,以便促使档案信息得到有效的更新和换代,更好地管理和操作档案数据。

5.做好定期维护及涉密管理工作,促使安全运行得到保证。对于档案管理来讲,需要对档案信息化设备与档案信息管理系统定期检查和维护,档案信息化设备包括磁盘阵列、服务器、扫描仪、计算机等,而档案信息管理系统则包括电子档案网络、档案信息网站等,且病毒检测档案信息网络,促使档案信息化设备、档案信息网络运行的安全性和稳定性得到保证,档案信息安全得到切实维护。同时,要做好涉密管理工作,对保密承诺书科学签订,对档案信息公开保密审查程序有机规范,在公开档案信息之前,需要设置专门的工作人员保密审查所有的内容,保证不会公开涉密信息,促使档案信息失泄密隐患得到消除,档案信息安全得到保证。

四、结语

综上所述,传统档案管理模式在实践中逐渐暴露出来了诸多的问题和不足,影响到事业单位的整体发展和进步。针对这种情况,就需要深入开展信息化建设,大力培养人才,投入足够资金成本,加强软、硬件设施建设,共享信息资源,加强档案资源的管理和利用,进而充分发挥档案管理的功能和作用。

作者:高颖 单位:秦皇岛市山海关区地方志办公室

参考文献:

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第九篇:事业单位档案管理信息化建设问题探讨

一、信息化时代下事业单位档案管理现状

在信息高速发展的今天,产生越来越多的数据和资料,需要建立强大的数据库和档案库,因此各个事业单位都在做强大的数据库和档案管理库,但由于经验不足和缺少专业的管理人员,致使现阶段事业单位档案管理,信息化建设呈现出非常多的问题,具体有以下几类:

(一)缺乏档案建设的思想理念。现阶段,很多人都忙于经济建设,认为只要完成当下的工作,就可以促进经济的又快又好发展。其实不然,一些工作是具有长期的性质,还有一些工作则是受制于当前的社会大背景之下,在日后这项工作还有非常重要的参考意义。所以说,对于每一项工作来说,档案建设是非常重要的,但是现在的一些事业单位有很多领导,虽然对于档案建设的重要性有一定的认识,但其重视程度还是不够。

(二)档案建设的投入资金不足。一些事业单位忙于修建良好的办公环境以及良好的公共设施,对于档案管理硬件设施的资金投入是比较少的,这样对于现代化信息技术下档案数据库的建立是非常不利的。还有一些事业单位的档案建设只是简单的人工归档,这样的档案建设是很难适应于现代化的信息技术发展,所以对于事业单位档案建设来说硬件投入是至关重要的。

(三)缺乏专业的管理人才。现代化的信息档案建设与传统的人工档案建设还存在着一定的差别,需要有专业的技术人员作为支撑,但目前很多的事业单位档案建设,这一块的工作是由一些年龄结构比较大的人员担任,这些人员虽然具备很丰富的人工档案管理经验,但是对于现代化信息技术档案库的建立存在着非常大的问题,因此没有办法完成信息化的档案建设,这样的话就会使公司的很多细节与工作脱轨,使很多项工作陷入僵局,没有办法运转。

(四)对于软件的认知程度不高。很多事业单位对于档案管理的软件认知程度是非常低的,一些人认为只是选用传统的档案管理软件就可以了,其实不然,选择比较合适的档案管理软件,能够提升档案管理的工作效率,同时也能够有效地降低人工的失误率。这样的话,对于日后的工作是有极其大的帮助。所以能够选用比较好的档案管理软件也是信息化时代下必要的选择。

二、事业单位档案管理信息化建设的对策

(一)提高档案管理的思想认识。档案管理建设,对于一个事业单位来说有着非常重要的作用,不仅能够提升事业单位的工作效率,同时也能够避免日后的一些案件纠纷。同时档案管理也是非常繁杂的一项事物,所以各个事业单位必须要注重档案管理建设,从思想上认识到信息化时代下信息档案建设是非常重要的,只有建立完备的档案管理体系,才能够为公司的后期发展赢得一定的利润。

(二)加大对事业单位档案管理的资金投入。对于档案管理的效率提升是离不开资金的支持的,不管从办公环境还是人才来说,都是需要一定的资金来做维护,所以要加大事业单位档案管理的资金投入,可以从硬件方面入手,保证档案管理的良好办公环境以及良好的硬件设施。同时还可以从软件方面入手,加大对档案管理人才资金的投入,选聘一些具有相关专业知识的人员做档案管理的建设者,这样做出来的信息档案不仅能够利于当前的工作,同样也有利于日后的参考工作。对于一些经验不足的档案管理人员,事业单位还应该加大资金投入,对这些人员做定期的培训,让这些人员掌握相关的专业知识和相关的管理技能。以适应信息化档案的规整,只有将硬件和软件设施同步提升,才能够有效的提升事业单位档案管理的工作效率。

(三)采用合理的软件。对于事业单位档案管理的规整工作来说,合适的软件是必备的,尽可能去采用一些适合当前事业单位管理工作所需要的软件,如果在市场上没有相关的管理软件时,可以聘请一些技术人员去建立这样的管理软件,而这些软件能够大大提升档案管理的效率,同样也可以节省大量的人力物力和财力,实现社会效益和经济效益的双丰收,建立比较完备的信息化数据档案库,以方便事业单位的工作人员和相关专业人员去参考查阅,保证工作的顺利进行,提升工作的业绩和效率。

三、总结

在现代化信息技术高速发展的今天,能够建立比较完备的数据档案库,是非常重要的一个工作。这项工作的实施和建立不仅能够改变传统的档案数据库,同时也能够做到及时更新,与当前的时代脚步更好地衔接,这样有利于事业单位工作人员的工作,也能够方便社会上的相关人士查阅和参考,实现经济效益与社会效益的双丰收,实现利益的最大化。

作者:孙丽 单位:吉林省四平市铁西区法律援助中心

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第十篇:事业单位档案管理信息化探讨

随着我国社会经济的不断发展和进步,我国事业单位也得到了较大的发展,在这种背景下,事业单位的档案也越来越多,如何对其进行有效的管理就成了档案管理人员较为关注的问题。在信息技术高速发展的时代下,档案管理信息化建设也成了必然的趋势,但是,要如何才能更好地推动档案管理的信息化建设呢?带着这个问题,笔者对事业单位档案管理信息化建设的重要性,以及事业单位档案管理信息化建设的措施作出了以下的分析。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化建设主要指的是在管理过程中利用相关的信息技术对档案进行管理,以此来使档案管理更加合理,从而能更好地服务社会。在之前传统的档案管理过程中,其存在着较多的问题,管理工作十分地繁琐,管理人员的工作量也十分地大,并且由纸张进行管理的方式也十分落后,在保存的时候较为费力,很有可能造成信息资源的损坏。但是,采用信息化管理方式就能够有效地改善传统管理方式所存在的问题,并且优势也十分的明显,具体表现在以下几点:一是对档案管理进行信息化建设就能有效地改善纸张不能长期保留的问题,信息化档案管理只需要对其进行数字化和网络化,建立电子档案,就能对其进行长期的保存和使用。二是档案管理信息化建设,在对档案进行查询时会更加方便,只要在数据库中输入相应的查找词就能对档案进行阅读和查询,十分快捷,并且操作也十分的简单。三是对档案管理信息化建设能够有效地实现资源共享的目的。

二、事业单位档案管理信息化建设的措施

(一)加强档案管理人员的专业素质。在对档案进行信息化建设的过程中,档案管理人员的专业素质也是非常重要的,为此,事业单位可以对档案管理人员的计算机技术水平进行相关培训,以此来提升档案管理人员的专业素质,培养信息化档案管理人才,这样就能在一定程度上推动档案管理信息化建设。除此之外,档案管理人员还需要加强对档案管理工作的重视,在工作过程中尽心负责。

(二)配置相应的档案管理硬件设施。要想更好地对档案资料进行保存,使其性能更加稳定,相应的档案管理硬件设施也是必要的。因此,档案管理部门需要完成相关的信息化硬件建设,单位领导者加大资金的投入就能配置相应的档案管理硬件设施,将高水平的信息技术加入到档案管理的过程中,这样就能使其硬件设施更加完善,从而就能促进档案管理信息化建设的发展。

(三)制定相应的信息化建设总体规划。为了更好地推动事业单位档案管理信息化建设发展,单位还需要制定相应的总体规划,使其建设过程更加合理化。在制定的过程中,事业单位一定要加强对信息化系统的灵活性以及可扩展性建设,结合单位实际情况以及人才需求制定出符合本单位发展的管理模式,这样才能保证所制定的总体规划是符合事业单位实际的规划,从而才能更好地促进事业单位档案管理信息化建设的发展。

(四)建立起实用性较强的档案信息网站。事业单位在建设信息化档案管理的过程中,可以在网上建立起一个实用性较强的档案信息网站,将其作为实现事业单位档案管理信息化建设的重要手段,从而就能真正地实现信息化档案管理。在建立的过程中,其主要是以网站的形式提供给相关人员档案信息服务,这样档案管理人员不仅能在网上查询到相关的档案信息,还能在网上实现档案归档、档案管理等工作,除此之外,还可以实现档案信息资源共享。为了更好地实验档案资源共享,事业单位可以选择一些值得开发并且具备升级能力的档案信息管理系统,这样就能更好地实现档案管理的信息化建设。除此之外,如果条件允许,还可以与具有一定实力的软件公司进行合作,开发出相应的档案管理系统,这样就能有效地实现档案信息的更新和换代,对档案的管理也会更加地方便。

三、结语

综上所述,事业单位档案管理工作是十分重要的,会对单位人才的培养和考核造成直接的影响,因此,相关工作人员一定要加强对档案管理的重视,而档案管理信息化建设能够有效地提升档案管理工作的质量和效率,所以一定要加强对档案管理工作的信息化建设,从各个方面促进事业单位档案管理的信息化建设。

作者:姜涛 单位:山东省烟台市教育局办公室

参考文献:

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013(16):128-129.

[2]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子(上中旬),2015(07):144.

[3]刘素云.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务,2016(07):31+66.

[4]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯,2013(30):214+216.

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