电子档案管理问题及建议8篇

第一篇：OA无纸化办公环境下电子档案管理研究

随着信息技术的飞速发展，纸质载体的信息管理方式慢慢被电子档案的管理模式所替代，随着办公自动化设备不断被购进，无纸化办公的方式逐渐成为人们工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理变得越来越方便，无纸化的档案管理工作大大节约了时间，提高了效率，而且为用户提供了更方便的服务，这对档案管理人员来说无纸化管理的过程中充满了机遇和挑战。因此，只有认真分析电子档案管理过程中出现的问题，并找出对策改善管理，才能提升电子档案管理的工作质量。

一、纸质档案与电子档案管理工作的差异

（一）档案保管方式之间的差异。电子文件有着操作简便、易于存储、易于保存、信息传递的速度极快、并且所需的存储空间非常小的突出优势，但是电子文件却不如纸质档案的安全性高，并且电子档案保管的时间较短。由于计算机在工作中会出现各种各样的问题，这样就很容易造成数据的丢失以及被恶意篡改，这些问题都给电子档案的管理工作带来了很大的挑战。传统的纸质档案虽然管理过程复杂，但是档案的保存时间较长，在保存的过程中只要对档案进行必要的防霉、防蛀工作，对破损纸张及时地补救。但是电子档案的维护工作就比较繁琐，需要对其进行特殊的保护，防止数据泄露。

（二）档案归档方式的差异。电子档案的归档时间不同于纸质档案，而且电子文件的归档方式也有两种选择，即逻辑归档和物理归档。逻辑归档的优势之处在于不但能够保障电子文件的完整，还有利于查询和利用；物理归档却更有益于电子文件备份脱机保存工作。但是传统档案的归档方式分为文件形成后和项目完成后进行归档，后者主要针对科技类文件。电子档案的归档时间一般是实际归档和定期归档，电子文件归档时需要由文件形成部门转交给档案管理单位，并且还要进行电子数码签名。

二、电子档案的管理过程中出现的较为突出的问题

（一）对电子档案管理工作的重要性认识程度过低。随着科技的发展，档案管理部门也顺应时势购进了大量的自动化办公设备，传统的纸质文件管理工作逐步被淘汰，而电子文件每天都会大量地产生。由于有些档案管理人员还不能紧跟时代的步伐，他们的思想陈旧保守，对电子档案的管理工作没有一个全面的认识，因此，他们也就不重视对电子文件的收集和整理，他们从心理层面拒绝接受信息时代的改变，对电子档案的管理工作采取消极的态度对待。由于工作人员对电子档案的重要性的认识比较薄弱，所以他们在日常的办公中没有对电子文件进行整理和归档，使得很多电子文件处于自生自灭的状态。除此之外，如果对电子文件的管理过程不严谨，其中的数据信息就有被删改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盗取秘密信息。此外，有的档案管理机构的设备存储过低，导致旧的电子文件被新的电子文件覆盖，有的电子文件由于没有和纸质的文件档案之间建立统一的管理方式，使得大多数的电子文件不能被很好的归档和管理，电子文件丢失的事情时有发生，给工作造成了很大的损失。

（二）缺乏复合型档案管理人才。网络科技发展的速度越来越快，若想实现数字化的档案管理体系，就必须提高管理人员的计算机知识，要求他们具备先进的管理技术水平。但是，目前我国很多的档案管理部门的管理人员资历都比较老，他们对传统的纸质档案的管理方法掌握得非常娴熟，但是不能胜任信息化管理工作。因此，许多的管理部门缺乏专业技能和技术技能都比较高的复合型管理人才。如果人员的素质不能得到有效的提高，那么尽管办公设备非常先进，档案的自动化、信息化管理水平依旧会处于较低的水平。

（三）电子档案管理的法律效力不够清晰。传统的纸质档案管理有着明确的法律依据，电子文件的法律效力是得到公众的认可的，并且特别强调了只有纸质原件才具有法律的凭证作用。但是电子文件储存在计算机中，没有固定的载体，因此很难制定出明确的法律来规定电子档案的法律效力，除此之外，没有专门的机构去做电子档案的管理和保存工作，使得电子文件转换成电子档案的之后的原始性以及凭证性很难得到明确的认证。因此，电子档案就缺乏了真正的档案资格，也就无法发挥出档案应有的作用。由于政府没有对电子档案管理制定出明确的法律条文，导致档案的原始性和可信度没有相关的制度进行约束。

三、如何解决电子档案管理工作的问题

（一）建立健全的法律法规规范电子档案管理工作。目前有待解决的最大的问题就是关于电子档案的法律效力问题。由于电子文件产生的速度过快，政府部门可以从以下几个方面制定电子文件转换成档案的过程中的一系列法律问题：1.法律上首先要确定档案馆在电子档案管理过程中的主体地位，要授权给档案馆，使其有权利将电子文件转换成电子档案，然后对电子文件进行归档、保存和管理。2.必须明确电子文件的制作程序以及保存要求，制定明确的档案利用制度，完善用户在使用电子档案时的签名制度。由于电子档案管理的特殊性，法律上一定要对电子文件转化问档案的过程作出明确的规定，对电子档案的保管、档案的真实合法性以及档案的原始可靠性进行保障。3.为了保证档案的真实合理性，就必须明确规定电子档案的法律效力。

（二）档案管理机构加强对管理设备的维护和管理体制的健全。一个健全的内部管理制度是保障电子文件安全性的重要前提，管理机构应明确管理人员的工作内容和职责，保证电子文件的完整性。通过完善的管理制度，各种形式的电子文件才能被有条理地归档和保存。同时可以积极寻找新的电子档案的存储方式，创新管理制度。档案管理机构也要注重对设备的定期维护，管理人员要防范管理软件的安全隐患，并及时修补管理设备的安全漏洞。在硬件维护上要注意设备所处环境的温度和湿度，要确保设备在传递和储存文件的过程中能够稳定运行。

（三）加强对新型管理人才团队的建设。人才决定管理的水平，单位可在提高管理人员的素质能力上做一些投资，提高人员对电子档案管理重要性的认识，转变老员工的传统观念。在进行管理人员人才队伍的建设中，要注重对人员的多学科培养，根据新时代的管理特征，招收复合型管理人才，逐步优化内部管理人才机构，加强管理人员的素质，一定要避免管理过程中有人利用电子档案信息进行违法乱纪行为。只有当管理人员的整体素质提高了，才能有效运用管理设备对电子档案进行高效地管理，才能给用户提供更优质的服务。

四、结语

无纸化电子档案管理模式将成为社会主流的办公方式，虽然较于传统的管理方式数字化的管理程序更加简单，但是每天都会产生大量的电子文件，从而形成数以万计的电子档案，这就对档案管理人员自身的素质能力提出了较高的要求，同时，档案管理机构还要制定合理的电子档案管理制度，加强对管理人员的监督，对档案管理体制进行创新，从而提升我国的电子档案的管理水平，为人们提供更优质的服务。

作者:何维 单位:广东电网茂名信宜供电局

参考文献:

[1]陈奇星.传统档案与电子档案的比较研究[J].经济师，2006（11）:64.

[2]侯勇英.浅析无纸化办公对档案工作的影响[J].河南机电高等专科学校学报,2012,06(12):86-88.

[3］张海洋.从档案管理角度看“无纸化办公”［J］.中国档案报,2006年第3版.

[4]王玉娇.关于档案信息化的研究[J].漳州职业技术学院学报，2005（10）:118-120.

第二篇：不动产电子档案管理研究

一、不动产电子档案的特点

（一）电子档案的公开性和共享性。随着电子存储空间的逐渐缩小，使得携带电子档案也变得简单快捷起来，带来方便的同时，也使得修改这些电子数据也变得容易，这就造成了电子档案的公开性，对比纸质档案，这些电子档案变得更加难以保密，给用户留下了极大的自主空间。电子档案不再局限于档案库房，它不但可以通过计算机网络远距离传输，消除了使用者距离的限制，还让信息的使用和传播变得更加普及和方便，同时，也增加了电子档案利用的效率和人数。

（二）传统档案与电子档案的相辅相成。传统纸质档案的介质是纸张，而电子档案的媒介确是多种多样的。例如：图像、文字、声音、表格、程序以及数据等等，这不仅丰富了我们文件的保存方式，也使得我们利用起来变得更加具有生命力。电子档案的保存必须依赖于各种媒介，计算机、U盘、光盘等等，但是这些媒介对于保存时间、保存质量是有严格要求的，达不到保存的要求，对于电子档案的破坏性是永久性的。而纸质档案可以长久保存的特征弥补了电子档案的局限性，虽然纸质档案在保存的时间里也会有破损，但是还会承载着大部分的信息，它们有机的组合在一起使得档案的管理和利用都具有历史性的意义。

二、电子档案的管理

（一）制定电子档案的管理方法。电子档案的记录和保存方式明显区别于传统的纸质档案。电子档案的收集、整理、扫描、上传有一套严格的执行标准，电子档案形成后必须和纸质档案一同归档，纸质档案的归档包括装订和上架，放在档案对应的位置，而电子档案则是在固定可靠的系统里电子归档，实现电子档案和纸质档案的统一管理。

（二）对相关档案人员进行培训，提高专业素质。如今，虽然计算机网络已经普及到各家各户，但是针对电子信息的管理和应用仍是一门专业性较强的业务。结合不动产电子档案，使得相关专业人员更加少之又少，而电子档案的管理也是新兴专业，没有前辈们留下的经验可以参考和借鉴，都要靠我们这一代人边走边总结，边总结边创新。电子档案形成后是永久性的，这就要求电子档案的形成是准确且完整的，因此，最初形成电子档案的人员更要是一批精良的队伍。对电子档案的收集、整理和扫描要统一标准，对图像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存储格式也要区别划分。

三、电子档案的利用

（一）建立电子档案数据库。无论是传统的纸质档案还是现代的电子档案，它们的根本目的是利用。首先要建立电子档案数据库，配合不动产登记信息平台，实现电子档案的规范化和标准化。档案数据库不但要便于实际操作，更要符合国家标准。同时，还要注意软件系统的对接，从软件管理、硬件指标到文档的保存格式都要加以统一，这样，即使在软件的更新换代中，也不会对电子档案的读取和保存造成任何的破坏。

（二）保证电子档案数据的准确性。高质量的电子档案数据可以提高档案利用的质量和效率。在实际工作中，应根据本单位的实际情况制定相关规定，定期抽查，制定严格的考核制度，责任落实，保证数据的可靠性。在电子档案形成后，必须全面核对，准确无误后方可归档入库，一旦发现错误，立即整改。

（三）做好电子档案的保密工作。没有规矩不成方圆，针对电子档案的安全管理和保密工作，我们应根据实际情况制定切实有效的电子档案的安全保密制度。首先，要保证所提供的电子档案是有利益关系的权利人或义务人，不能泄露给未经授权的人；其次，保证电子档案数据不会被篡改；第三，提高技术，对操作系统进行加密。

（四）规范电子档案信息的数据化管理。应用计算机技术对电子档案的管理和查询，建立电子档案的数据库，档案的利用还存在着一些问题。比如：电子档案还是受到空间和时间的制约，这与电子档案对外界实现档案信息资源共享的目标还是有着一定距离的，只有实现了档案信息的数据化管理，才能实现电子档案的实际价值，充分发挥它的作用。电子档案的管理和利用是档案管理工作的一项新课题，在未来的工作学习中，只有不断的探索和大胆的实践，才能使电子档案的管理和利用步入新台阶。

作者:王诗淇 单位:通化市不动产登记中心

参考文献:

[1]张兆宇.不动产档案相关概念界定[J].档案学研究,2016(20).

[2]梁淑玉.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].档案管理,2016(8).

[3]陈永生.不动产档案的形成环境与社会功能[J].档案与建设,2013(4).

第三篇：城管单位档案管理电子化探索

摘要：随着经济往来的频繁，档案管理工作对经济建设、政治发展、社会改革的作用日益凸显，城管档案管理作为国家档案管理体系的重要组成部分，对推动城市的发展具有深远的意义。据此，从城管档案管理的定义出发，阐述了城管档案管理现代化和电子化发展的必要性及意义，分析了我国城管档案管理建设存在的问题，并提出城管单位档案管理现代化和电子化发展策略。

关键词：城管单位；管理现代化；电子化发展

1城管档案管理的定义

城管档案管理是一项围绕着城市管理活动由单位工作人员通过文字、图片、数据、声像等形式呈现出来的具有保存价值的文件资料。城市管理关系到城市市容市貌的建设，在城市发展中起到尤为重要的作用，准备地记录和输入城市管理中的相关数据、文字、声像对一座城市的发展来说具有举足轻重的意义。城管一线工作人员对城市基层商贩、乱摆乱放的状况最为了解，95％以上的档案资料都是由一线人员在工作中采集出来的，对具有保存价值的材料实行现代化和电子化管理，对促进今后城市管理水平意义非凡。

2城管档案管理现代化和电子化发展的必要性及意义

2．1城管档案管理现代化和电子化发展的必要性

首先，在所有领域逐步实现自动化、电子化、现代化管理已是一种时展趋势。城市管理作为维护和规范城市发展的重要部门，实现其档案管理现代化和电子化发展是十分有必要的。其次，加强文明城市建设中，城管作为一种非常重要的角色，对道路两旁的卫生、商贩及门店门前产品的摆放具有规范管理和监督的职能。城管工作繁杂，信息备注点多，若只是采取纸质化管理，其工作效率慢，保存时间不长久，资料备查也不方便，现代化和电子化城管档案管理更方便快捷。最后，对于大批数据的处理与核对，采用电子化管理能够提升工作效率和质量。

2．2城管档案管理现代化和电子化发展的意义

2．2．1是机关工作备查依据

城管单位档案管理能够为机关工作提供备查依据，主要体现在以下两方面：（1）可查城管工作和历史情况的记录。城管档案记录了一座城市的发展与演变，从城管档案中能查到城市历史发展状况，为国家城市建设的发展提供资料和数据支持。（2）成为诉讼案件的证据。随着经济往来更为频繁，人们的法律意识也逐渐提高，当出现一些相关诉讼案件时间，可从城管档案中调取。因此，城管档案管理并不是城管的次要工作，应当作为机关单位行政工作的一部分来抓，必须要引起领导和全员的重视，统一思想，在人财物方面给予最大的投入，确保城市档案管理工作科学发展。

2．2．2为城市发展指引方向

城管档案管理作为国家档案管理的重要组成部分，资料的真实性能够折射出某一历史时期该城市向世人呈现出来的物质文明程度。从某种意义上来说，城市档案管理是城市文明的一张底片，它印证了城市的发展与蜕变，也为城市日后的发展指引了方向。它要求现代城管人员要从以前的资料中汲取有效的管理经验，并从中找到适合现代化发展的管理方法，推进文明城市的发展与时代的进步。与之前城管档案存在区别的是现在采用的现代化、电子化、网络化的管理手段，所有资料可保持性强，数据也足够准确，能够为城市现代化发展留下美好的印记。

3我国城管档案管理建设存在的问题

3．1档案搜集不完整

档案的收集与管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的档案材料能够反映出城市发展程度。如今中国处于高速发展的状态，国家对各级政府的办事效率和执行力度提出了更高层次的要求，此时城管档案资料收集不足与上级要求间存在的矛盾逐渐显现出来，它影响了城管档案的利用效果。城管档案材料收集不足主要表现在两方面：（1）档案门类不齐全，以纸质档案为主，图片、声像形式的材料过少，无法适应现代化城市管理的需求。（2）执法业务门类不齐全，即许多工作人员对自己的岗位职责和工作范围不清楚，一些材料在办事时为及时录入档案和更新，导致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。

3．2档案利用不充分

由于城管单位将档案管理看作次要工作，对档案管理不重视，导致档案管理制度不完善。一些应当执行和登记的材料未能及时录入，不少市民对城管工作的认识存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查阅档案，了解城市发展的阶段性成果。大多数档案材料作为开具证明而查阅，在复议、诉讼程序的案件中很少用到，在涉及城市发展的文件中也很少提及，使城管档案材料的收集与录入失去了其应有的意义。

3．3信息化发展不平衡

信息化发展是需要一个长期的过程，将信息化、电子化、网络化管理渗入到每个部门同样需要一段时间。随着大学生下基层的人数增多，一些小城市的城管单位也配置了计算机，对其工作内容和有效材料进行录入和登记，但材料收集不足、档案门类不齐全、计算机软件更新慢等这些因素都限制了我国城管单位的工作力度。实现现代化、数据化、电子化的管理模式，是时展的需要，是城市管理工作的需要。

4城管单位档案管理现代化和电子化发展策略

4．1健全档案管理制度

在城管单位档案管理部门应加大《档案法》的宣传力度，建立行之有效的档案管理制度，规范档案管理部门人员的工作内容和作风，加大执法力度，按照规定做事，杜绝任何舞弊行为。除此外，在录入档案时避免档案的随便变更，应在每天计算机上设置密码和编号，对其登录信息由后台监督，允许对材料内容采取阶段性更新，但尽量不要在原始材料上更改，这样就失去了档案管理的目的和真实性。

4．2提高档案管理水平

提升政府单位的服务意识是近年来上级领导一直在抓的工作重点，要求机关单位不仅要做实事，而且要有工作成果。城管单位档案管理工作是检验一线人员业务能力的标准之一，同时能够记录城市发展成果，是一件非常有意义的事情。作为档案管理人员，应在提升服务理念的同时，挖掘和发挥档案管理的强大信息功能。除此以外，要求档案管理工作者要有创新意识，扩展信息渠道，推进政务公开，实现网上办公，促进城市管理综合档案得到有效利用，让市民了解和认识城管执法内容，能够真正的做到公平公正。

4．3完全实现信息化管理

完全实现信息化办公，需要几方面的因素：（1）硬件支持，即需要独立的计算机和互联网，能够实现信息的共享与上传；（2）软件支持，即需要城管单位内部系统的支持，实现文字、图片、声像的上传和保存；（3）优秀的档案管理人才，内部培养或从外部招聘该类人才。在城管单位完全实现信息化管理仍需一段时间，但从我国目前经济发展与政府单位软硬件的配备来看，完全实现档案信息化、电子化、数据化的管理是势在必行的。

4．4构建档案管理网络系统

档案管理的工作内容非常繁杂和琐碎，若采用纸质档案管理，一是材料查收困难，二是材料保持时间短，三是可损坏性强，但利用现代化科学技术，实现档案管理的电子化和信息化管理，不仅能够节约工作时间，而且提高了档案管理人员的工作效率，发挥了档案管理的作用。构建城管档案的网络系统主要包括两部分：一是外部系统，即实现网上办公与信息共享，让广大市民了解和熟悉城管岗位职责和内容；二是内部系统，即支队机关与直属大队能够实现资源共享和监督。

4．5培养档案管理人才

出色的档案管理人员一定要能够静下心来，具有仔细、认真、坚忍的工作态度，能够将图文、声像、电子资料储存和备份好，以备不时之需。出色的档案管理人员可从外部引进，也为现在的大学生提供良好的就业机会，或从内部培养，集中学习相关专业知识，提供业务技能，并能够在实践中加以应用，达到理论知识和实践能力的有机结合，为城管单位培养出符合现代化发展的应用型人才。

作者:姜奇林 单位:烟台经济技术开发区城市管理行政执法大队

参考文献:

［1］孙昭霞，刘献文，刘湘桂等．基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析［J］．城市建设理论研究，2012，3（12）：12－16．

［2］陈晓娜，陈令军．对劳动人事档案管理现代化的探索［J］．经济与社会发展，2013，6（1）：15－20．

［3］陈晨，张亚飞，况广收等．加强档案管理工作制度创新推动城管档案事业科学发展［J］．办公室业务，2013，5（2）：16－19．

［4］蔡卫忠，高正礼．管理创新与档案电子化变革的关系［J］．档案天地与研究，2013，5（6）：20－31．

［5］崔明飞，雷蔚然．探索电子政务环境下档案馆的发展趋势［J］．全球市场信息导报，2013，9（13）：08－15．

［6］刘利娜，王会金，胡志华等．开拓创新做好新时期城管综合档案管理工作［J］．现代经济信息，2009，3（16）：41－45．

第四篇：医院电子档案管理存在的问题及对策

一、大数据时代

大数据时代就是如今的信息数据的新时代。然而所谓的大数据主要是指规模巨大的海量资料，具有以下四大特征，首先是数据的体量巨大，二是较多的数据种类，体量、种类、价值、速度等四大特征，数据体量巨大，其包含结构化数据和非结构化数据等等，然后就是较高的商业价值，不过价值密度就比较低，最后是处理的速度较快，获取实时的信息数据，这主要是与传统数据之间的区别。大数据的精髓在于分析信息过程的转变分为以下三点：1、更多分析整体数据，不再对随机采样有一定的依赖性；2、着重关注事物之间的联系，不再单纯的探求因果关系；3、更倾向于混杂性，而不再热衷于高精确度。总的来说这些都体现了大数据的核心就是预测。

二、医院电子档案管理中某些问题的存在

1、档案管理职责不明确，管理比较凌乱无序医院的各种档案通常是由行政办公室的综合方案室负责管理，综合档案室通常只管理一些文书，科技，会计，人事档案等，不过因为医院历史的原因及医院管理的需求，医院的医疗病例则是由专门的病案室负责管理，但是像临床的一些x光片，检验检查结果，以及各种检查图文档案，另外就是一些网络办公室产生的电子档案等等，这些都是由各个科室的相关人员自己管理的，然而电子病历和一些医疗电子网络信息则是由信息科负责管理，这样就在医院形成了多个部门管理的现象，从而使档案管理的职责不明确，管理线条凌乱无比，最终使管理出现诸多问题和不便。

2、不健全的医院电子档案管理的意识和制度虽然有一些医院建立了档案管理室，不过实际的管理效果却不是那么如意，大多数是由于相关的管理人员档案管理的意识比较薄弱，个别人员通常喜欢把档案资料随手放在自己的办公室事，因此导致了不能及时归档，最终使档案资料不完整。而对于平常的学习来讲，大多数都是对专业技术的培训学习，较少有档案管理方面的学习，档案管理的宣传和力度认识也远远不足。另外就是医院电子档案管理的标准和范畴不够明确，让医院的电子档案管理的相关制度也比较封建落后，远远跟不上医院档案管理的要求。

3、不规范的电子档案管理，导致缺失、损坏现象较普遍因为医院的多种电子档案管理，所以目前有许多电子档案资料都是由各个科室自行保管，从而缺乏管理的统一性和规范性。另外电子档案都依靠计算机进行储存，然而科室的计算机管理并没对网络安全，权限管理，以及病毒预防等做出良好的改善措施，同时电子档案严重缺乏如何规范收集，整理，归档等做出具体方案等这方面的知识，最终使电子档案的并不能完全存档的现象发生。

4、提高档案管理人员的基本管理素质医疗作为当今的社会中是一门专业性很强的工作，由于现今医院的档案管理人员的各个方面的素质和各方面的之时都有待提高，例如：文化程度方面、医疗技术知识、电子信息技术、档案专业管理知识等等。同时还需要加强培养相关的医疗人才及加强重视医疗技术人员的基本素质，对档案管理人员的素质提高的意识远远不够以及资金投入的不足，这样使档案管理人员的思想观念和管理水平跟不上时代的进步与发展，从而对档案的管理水平有直接的影响。

5、需要投入大量的资金医院的电子档案必须要有一个系统来完善整个体系，其中包含了整个网络平台和硬件的基础设施，比如：计算机、数码相机、扫描仪、打印机、复印机以及其他各种医疗设备等等，同时还需要加强对信息资料的安全防护，这些都需要很大的资金投入。还有就是由于电子产品更新换代的速度较快，生命周期较短，在后期的维修和保养升级方面都会在一定程度上制约了档案信息化工作的实施。

三、大数据背景下医院电子档案管理的措施

1、完善医院的档案管理网络由于医院档案信息量和种类都比较多，然而我们可以利用相关的高科技技术，实现数据库无纸化。在建立一个健全的医院档案管理机构，首先需要严格明确划分档案管理的责任制，制定相关的规章制度来制约和管理医院的档案及档案的管理人员。这样不仅有利于领导的统一性、机构的统一性、制度的统一性、保管的统一性，还有利于各个相关部门互相监督档案管理工作以及明确各个部门的职责，同时还有利于网络实现多元化信息资料的共享和权限的统一规划。从而保障了电子档案的安全性、完整性。医院的档案管理可以分为信息科和综合档案管理室两个部分组成，其中信息科负责医院的病例统计管理及图书、计算机的管理，然而综合档案管理室则是对各个科室和载体的档案进行统一化的管理，而且还能监督指导本单位的档案管理工作。因此这两个部门相互配合、相互监督且职责明确。

2、建立医院相关的电子档案管理制度相关的制度建立有利于医院电子档案管理工作的开展，因此需要建立科学性的电子档案管理制度，包含了档案的收集制度、归档制度、保管制度等等，同时明确医院的电子档案的保存期限和档案的保管范围，可以将相关制度的管理列入有关管理人员的考核制度中，这样有利于对管理人员的工作积极性有所提高。还要建立医院电子档案动态管理制度，让档案管理的方式规范化、流程化。

3、提高电子档案管理人员的综合素质医院电子档案管理工作的重要因素就是档案管理人员的综合素质，应该具有较高的专业技术水平和基本的综合素质。相关的管理人员需要详细的了解医院的信息技术、网络安全技术和医学方面的知识，以便能规范的、统一的管理档案。在这个现代化的医疗信息时代中，有关的档案管理人员不仅仅要掌握专业的技能，还要对自身知识随着时代的进步不断的更新，这样才能高效的完整医院电子档案管理的工作，同时还要加强医务工作人员对电子档案管理的认知，形成一个自觉对文件资料收集和保存的好习惯，同时保证了电子档案的完整性和准确性，避免或减少工作上的失误。

4、对档案管理的投入需有所加大电子档案的管理工作水平的高低对电子档案的信息管理质量有着直接的影响，同时还关系到医院的档案的安全性，有关的医学科研活动，能充分的体现档案管理的价值。所以医院需要着重对档案管理硬件和软件方面的投入，选择优越性较强的计算机和医疗设备，从而保障了工作效率的提高和档案管理的安全性。另外还要选择配置性能较高的安全软件，加强防火墙的技术和安全系统的开发，同时还要设置数据资料的访问权限。这样有利于电子档案管理工作能过顺利有序的进行。

四、结束语

医院的电子档案管理的任务往往是不可忽视的，伴随着社会的发展，电子档案管理的方式与方法也随之不断更新，同时医院的电子档案管理体系逐渐得到完善。然而在针对于档案管理中存在的问题，制定对应的管理措施。此文就是通过建立健全的电子档案管理网络、健全的医院电子档案管理制度及提高电子档案管理人员的综合素质，另外就是对医院的管理设备的投入，从而有助于医院工作效率和服务质量的提高。

作者:董臣敏 潘钰 杨静 单位:潍坊市妇幼保健院

参考文献:

[1]唐玲.浅谈医院电子档案管理[J].科技与企业,2012(11):62.

[2]贾月婷.医院电子档案的重要性与创新[J].黑龙江史志,2014(24):73-73.

[3]李妙蓉.医院电子档案管理工作探究[J].办公室业务,2012(05).

第五篇：高职院校电子档案管理工作思考

一、引言

随着技术的发展，越来越多的院校，利用信息技术对档案进行一定的管理工作。档案，不仅是学生学习的见证，以后工作的凭借，也是学校本身发展的见证。档案的有效管理，有利于学生的发展，也有利于整个院校的高效运行，因此，高职院校也应该结合时代的需求，不断提升档案管理力度，使其发展更加有序。

二、档案管理遇到的问题

高职院校运用电子化的形式，对档案进行管理，改变以往的纸质管理，加强管理的信息化，促进工作效率的提升，而且也有利于数据的保存。但是，电子管理模式，也存在着以下问题：文件不可读，由于电子化的管理模式，运用的是电脑技术，这些技术会受到环境的影响，导致出现文件不可读现象，而且会导致部分数据的丢失，影响档案整体管理。[1]再有，重视力度的问题，管理人员对电子化的模式，重视力度不大，只是将其认为是数据、文件的副本，他们还是较为重视纸质文件。管理人员在这样的意识指导下，没有对电子档案进行打印、复印工作的处理，导致部分重要文件的丢失，影响整体的管理工作。[2]最后，安全问题，随着科学技术的不断进步，有些人会利用计算机技术窃取一些重要的文件，为其谋取利益，这样的行为，中国也采取强有力的手段加以遏制，但是此种现象依然存在，因此，就会给院校的电子化档案管理带来很大的安全问题。[3]

三、提升管理的对策分析

第一，对电子模式进行科学化的管理。由上面的论述可知，电子模式在系统升级或者环境变化等情况下，会导致文件的不可读。针对这一问题，要对电子管理模式，进行科学化的管理。具体而言，在电子模式化下，推行著录文件储存的方式，以确保文件的可读性。另外，管理人员需要注意的是，如果电脑系统升级，要对文件、数据等进行打印、复印等相关处理，以保证一些重要的信息，不会丢失，避免影响后期工作的状况出现。院校也要与软件公司进行一定的合作，引进较为先进的软件系统，做好防火墙的工作，确保高职院校的信息安全。相关的管理人员，也应该履行好自身的工作，将电子的信息进行统一的管理，避免信息的杂乱。院校应当注意档案安全问题，从技术上，提升系统的安全性能，避免信息的丢失，或者被利用现象的出现，从管理上，加大管理，保护信息安全。高职院校还应该完善相关的制度体系，首先，从档案管理员工来说，要不断提升其技术水平；各个部门之间也应该相互协调，相互监督；并且，院校还应该实施相对应的奖惩制度，通过奖励或者惩罚的措施，提高员工对档案的重视力度，保护档案信息的安全。最后，日常管理规范上，员工要对档案户头进行管理，对档案进行整理工作，使之更加有序，利于后期查找。第二，对光盘等的保存、保护工作。在电子模式下，档案信息一般会在光盘中进行储存，因此，院校要对光盘进行保护工作，避免由于存放等导致信息的流失。具体而言：员工在放置这些光盘的时候，要轻拿轻放，而且要求直立放置。光盘本身所受到的影响要素较多，如果其表面上出现一定的划痕，就有可能导致光盘，存在文件损害等状况。因此，员工要重视光盘的保护工作，减少光盘的损害。另外，员工还需要注意，光盘在保存时，对温度和湿度也有着一定的要求，一般要放置在低温的地区，避免热量等对光盘中的文件内容的损害。高职院校运用电子模式对档案进行管理，还应该注意分类管理，这些类别主要有教职工、学生类、设备类等，将文档依据一定的分类标准，进行一定的归档，不仅有利于信息的有序保存，也为后期查询提供了方便。第三，完善员工的队伍建设问题。员工的素质能力直接影响到管理工作的发展以及质量问题。因此，高职院校要采取相对应的措施，完善管理员工的队伍建设，使得档案的管理能够更加科学化、技术化。具体而言，首先，院校要加大对员工的培训力度，通过相关的理论培训、实践培训等，提升员工自身素质的增长。员工的培训，不仅要对他们的职业素质，进行一定的培训工作，还要对其技术能力的掌握进行一定的培训工作，提升员工的技术水平。同时，让员工明白工作中，应当注意的关键点，尤其是对电子档案来说，不仅需要对计算机系统进行管理、更新工作，还要对信息的存储加以重视。另外，这些关键点主要包括，系统的软件、信息的打印、光盘存储的正确方式等。员工上岗之前，要对其进行相关的培训，让其明白管理工作中需要注意的点，避免由于工作上的失误，导致相关问题的出现。

四、结束语

综上所述，随着数字化时代的来临，高职院校的档案管理工作，也面临着一定的挑战。院校运用电子模式来对档案进行管理，提高了工作效率，但在其管理的过程中，也出现了一些问题。例如，系统的升级、环境的改变导致文件的不可读；档案管理的员工的重视力度普遍不高；信息安全存在着隐患等问题，这些问题的出现，影响着电子档案的可持续性发展，因此，高职院校要采取相应的对策，对这些问题加以解决，促进电子档案的发展。本文主要提出了三条对策：对电子档案进行科学化的管理，例如，与软件公司合作，采用较为先进的系统，避免信息的流失；员工要注意光盘的放置工作，避免光盘出现划痕的现象；高职院校也要提升员工的技术水平，减少工作上的失误。最后，也希望本文能够为相对应的理论建设贡献力量。

作者:赵阳 单位:德州职业技术学院

参考文献：

[1]钱坤.高职院校档案管理工作中电子档案的应用研究[J].办公室业务，2016（16）:182.

[2]钱坤.高职院校电子档案的管理与保护探讨[J].经营管理者，2016（23）:322.

[3]王建.试论高职院校电子档案管理工作发展[J].经营管理者，2013（02）:316.

第六篇：基层民政档案管理现代化及电子化发展

科学技术的发展要求民政系统档案管理也要跟上时展的步伐，转变传统的管理理念和管理模式，创新电子化和现代化管理。从当前我国民政系统档案管理电子化和现代化管理现状来看，我国民政系统档案管理还存在较多的不足，需要引起民政系统档案管理人员的注意。以下文章就民政系统档案管理现代化和电子化的发展路径相关问题进行简要分析。

一、民政系统档案管理现代化和电子化发展现状

（一）民政系统档案管理人员发展观念较为落后。目前，我国仍有部分民政系统档案管理人员对民政系统档案管理现代化和电子化管理的认知不够清晰，导致不少民政系统档案管理人员在档案管理过程中采用的仍然是传统的管理模式为主。虽然我国近年来已经不断倡导要采用信息技术进行民政系统档案管理，并要求加强民政系统档案管理信息化建设。但是实际上很多民政系统档案管理人员尤其是基层的民政系统档案管理人员对信息化和电子化的概念认识不清，他们认为只要使用计算机进行简单的档案输入和保存即可，并不需要做好其他的电子化建设工作。因此，总结来说，当前我国民政系统档案管理现代化和电子化工作中，由于管理人员的信息化意识较为薄弱，导致实际工作存在很多不足。

（二）现代化和电子化管理水平不足。一方面我国民政系统档案管理现代化和电子化的基础建设还有较多不足，导致部分民政系统档案现代化和电子化管理受到限制。另一方面我国民政系统档案管理在现代化和电子化发展过程中没有拓展民政系统档案管理现代化和电子化的官渡和深度，因此导致人们在网络中查阅民政系统档案资料时出现众多的问题，如人们只能够按照页数进行查询或者按照字母进行查询，没有设置关键字等，给人们的档案信息查询带来众多的不便。当然，也有部分地区在民政系统档案管理过程中根本不允许民政系统档案实现共享，导致民政系统档案管理现代化和电子化建设失去原有的意义。此外，电子化建设和纸质档案的保存并举，导致管理人员没有充分重视电子化建设的重要性，这也给我国民政系统档案管理现代化和电子化发展带来了较大的问题。

（三）工作人员的专业素质有待提高。要实现民政系统档案管理现代化和电子化发展需要工作人员不仅能够掌握必要的档案管理业务技巧，还需要管理人员能够提高自身的专业素质，提高自己的计算机操作能力，促进自我的发展。从当前我国民政系统档案管理人员的素质现状来看，只有少数管理人员对计算机的操作较为熟练，大部分管理人员的专业素质还有待提高。

二、民政系统档案管理现代化和电子化发展路径分析

（一）强化管理人员对电子化和现代化管理模式的认识。新的时展北京现代，民政系统档案管理人员应该要转变传统的管理观念，加强对民政系统档案管理现代化和电子化发展的认识。管理人员必须要认识到，传统的手工档案管理不仅需要花费大量的时间、精力、人力以及财力，还难以保证档案管理工作的质量。而实现民政系统档案管理现代化和电子化发展不仅能够节省大量的管理工作时间，省去管理人员四处奔走搜寻相关的档案管理资料，还可以减少人员的数量，最重要的是，实现电子化和现代化管理还能够保证档案管理的质量，为人们查询档案信息提供更多的便利。只有当民政系统档案管理人员正确认识到创新管理模式的重要作用，民政系统档案管理才能够获得更好的发展。

（二）加强电子化系统档案管理系统建设。当前我国民政系统档案管理现代化和电子化发展仍然以手工模式为主，即管理人员大部分时候仍然会考虑手工进行档案归档、整理和保存。要保证民政系统档案管理的质量不仅要求管理人员能够加强对现代化和电子化管理的认识，投入大量的财力和技术加强基础设施建设，还要求管理人员能够加强对电子化系统建设，拓宽电子化系统管理的广度和深度。民政系统档案涉及的内容较为多样，要对民政档案进行有效管理需要管理人员能够根据不同类别进行分类管理，并严格规定相关的草案做流程，同时要求管理人员能够加强电子化安全管理，保证电子化档案管理的质量和安全。

（三）提高管理人员的专业素质。民政部门应该要加大对档案管理人员的培训投入，切实提高档案管理人员的专业素质。民政系统档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理业务技能，还需要不断学习性的档案管理相关知识，并提高自我的计算机素质，将计算机操作和网络档案管理完美融合，提高民政系统档案电子化和现代化管理的质量和效率。

三、结语

综上所述，当前我国民政系统档案管理现代化和电子化发展现状主要有档案管理人员发展观念较为落后，现代化和电子化管理水平不足以及工作人员的专业素质有待提高。要改变这种现状需要强化管理人员对电子化和现代化管理模式的认识，加强电子化系统档案管理系统建设，并提高管理人员的专业素质。

作者:刘冰 单位:洮南市民政局

参考文献:

[1]李艳.浅谈档案管理现代化与信息化[J].中国管理信息化,2016(14).

[2]王亚庆.提高档案管理现代化水平的路径选择[J].西部皮革,2016(14).

[3]章萍.档案管理现代化建设探析[J].绍兴文理学院学报(教育版),2016(02).

第七篇：企业电子档案管理系统软件的应用

随着档案管理信息化建设的不断深入，电子档案管理系统的研发取得了显著成绩，多种电子档案管理系统被广泛应用于企业档案管理工作当中。电子档案管理系统实现了快速查询、阅读档案信息，降低了档案管理人员的工作强度，提高了档案利用工作效率。

一、电子档案管理系统简介

电子档案管理系统是指利用计算机技术、网络技术、信息技术、多媒体技术等，对档案信息的收集、整理、加工、传输、存储、利用等环节，实现数字化管理的集成化人机交互系统。按照电子档案管理系统的适用对象分类，可分为档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统。从电子档案管理系统的功能上讲，该系统应具备档案的综合管理功能，具体包括：对档案信息的扫描、文字识别、录入、校对、审核等；对文件材料的数据采集、分类、排序、统计、索引、查询等；对档案信息的借阅和利用管理、档案查询信息记录、档案密级管理等功能。基于以上主要功能，电子档案管理系统一般采取模块化信息处理流程，即档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。在这五个模块中，包括了对档案信息的数字化转化、信息采集处理及档案信息管理及利用等过程。电子档案管理系统还离不开网络建设和数据库建设。

二、电子档案管理系统的应用

电子档案管理系统在企业中的应用，主要目的是提高档案管理的工作效率，提升档案管理人员及企业档案信息在企业管理与决策中的作用。企业应用电子档案管理系统的时间并不算长，但已基本实现了从电子计算机单机系统，到广域网档案管理系统的转变，并向互联网信息共享的方向发展。在这一发展过程中，局域网、广域网等平台的建设，使电子档案管理系统的功能实现了极大扩展，更好地实现了档案信息共享与内、外部的高效传输，并实现了档案管理网络中的上下级档案信息互通。由于电子档案管理系统人机交互性强，查询与利用方便，且易于操作，对于企业管理人员来说，可以方便快捷地实现档案资料查询、文件收发、文件归档等功能，多数企业应用了该系统。但从档案安全、企业信息保密等角度考量，很多企业主要采用的是单机版电子档案管理系统，而且多采用文档一体化的电子档案管理系统。

三、电子档案管理系统存在的问题

1.管理系统软件缺乏通用性。目前，电子档案管理系统产品多种多样，各有优势，但产品之间缺乏通用性，无法实现有效的数据共享，对文件检索与档案信息管理的整合较薄弱，电子档案管理的标准化和规范化有待提高。

2.档案管理人员的素质有待提高。随着电子档案管理系统的发展，对档案管理人员提出了更多更高的要求，亟须培养一批具有复合型技能的档案管理人员。3.电子档案信息管理系统的安全性有待提高。企业应用电子档案管理系统，需要从档案信息安全、系统安全、网络安全等多个层面，确保企业档案信息不被非法取得和利用。但当前电子档案管理系统的安全性还没有得到满足，影响了该系统的进一步推广。

四、电子档案管理系统的完善策略

1.加强档案管理系统的通用性。从软件开发的角度，应加强对电子档案管理系统通用性，建立规范的电子档案信息整理模板，规范档案信息的接收数据格式、信息处理格式、电子档案目录格式等。制订标准的电子档案归档、保管、处置、移交流程，进而确立高效、规范的电子档案管理运行机制。

2.加强电子档案中心建设。电子档案中心是数字档案馆、档案室建设的主体，具有综合档案信息处理功能，通过网络平台、数据库等平台，提高档案信息的安全存储和部门间档案信息共享。

3.培养引进高素质档案管理人员。企业应加强档案管理人员的技能培训，提高管理人员对电子档案管理系统的掌握程度，并逐步提高档案管理人员的现代化管理水平。要加强对高素质复合型档案管理人才的引进，充实档案管理队伍，使档案管理对企业管理的促进作用得以最大化。

4.提高电子档案管理系统的安全性。档案管理始终受自然因素、技术因素、管理因素、社会因素等的影响，存在不同程度的风险。为了保障企业档案信息的安全性，第一，要提高电子档案管理系统的安全程度，并在计算机上配置高效的安全软件和防火墙，避免因网络攻击等造成信息泄露。第二，要健全安全管理制度，规范电子档案管理系统的使用，避免管理风险。第三，要建立风险应急机制，防范自然灾害和突发事件使档案信息遭到损坏或泄漏。

作者:邓杨 单位:抚松县人力资源和社会保障局小额贷款担保中心

第八篇：医院电子档案管理策略探讨

随着计算机网络的普遍应用，医院的档案管理工作也随之发生着改变，由以前的纸质文件发展成现在的电子文件。电子文件有许多不同于其他文件的特点，因此要在管理上找到适合其发展的方法，并不断地完善对电子档案的管理工作。

一、医院电子档案中存在的问题

（一）电子档案管理制度不完善。在医疗行业中存在着这样一种现象，不少企业中建立了自己的电子档案管理制度，但是实际效果不明显，许多人甚至根本不知道这一制度的存在。由于不少工作人员缺少档案管理工作意识，会将一些本应归档保存的电子档案材料随手放在自己的办公室，可能时间一长就会忘记这些材料，导致不能及时归档而使电子档案信息有所缺失遗漏。另外，由于平时工作人员主要学习的是专业技术知识而忽略了档案管理知识的学习，同样医院在这一方面的宣传力度也不大，更是使工作人员忽视这方面，使医院对电子档案管理的标准不够明确，导致电子档案管理制度相对落后，不能满足档案管理工作的需要。

（二）电子档案管理人员素质不过关。目前许多从事医院电子档案管理工作的人员并不是专业人员，而是从其他岗位转过来的一些年龄较大的人员。由于电子档案工作的琐碎，因此需要工作人员热情认真并且有耐心，只有这样才能做好这项工作。而在实际中，医院重视技术人员素质的提高而忽视管理人员的素质提高，使不少档案管理人员没有耐心、不认真对待档案管理工作而出现许多的失误。因为没有接受专业知识的教导以及专业管理素质的学习，使大部分的档案管理人员并不明白自己工作的重要性而使自己的工作出现各种问题，甚至导致后面一系列的问题。

（三）电子档案管理方法不规范。对目前大多数医院来说医院的电子档案信息的保存主要依靠于计算机，因而缺乏系统性的管理。但是计算机也不是全都是安全的，计算机网络中同样也存在着大量管理方面的问题，如网络安全、病毒防范、权限问题等，这些问题处理不好将会严重影响电子档案信息的保存及管理。不仅如此，由于电子档案管理工作没有一套适合其规范管理的方案，易使工作出现各种不规范的问题而导致电子档案材料出现缺失、损坏。

（四）档案管理硬件不能满足要求。由于医院的电子档案涉及医院的各个部门，各个方面，从而在医院内形成了多部门管理的现状，随着计算机网络的不断覆盖，不少部门之间已经实现了联网。但是全院各个部门之间实现全部联网仍有较大的困难，全院的统一网络管理不够完善，使相应的档案管理需要的硬件投入不足，同样能够满足电子档案管理要求的网络技术也相对不多，从而使档案管理硬件不能满足要求。

二、对存在问题所做的管理策略

（一）完善电子档案管理制度。对于医疗行业而言，只有完善了相应的电子档案管理制度，才能使医院的电子档案管理工作按照规范化的步骤进行，从而保证电子档案信息管理的安全性。由于医院档案数目太多可以采用全程电子化管理，同时可将医院的档案分为医院、档案室、科室三级管理。通过使用这种三级管理，能够使各部门的职责更加明确，这种管理模式有利于医院对医疗档案的统一管理，同时使分工更加明确，便于监督督促各部门工作的进行，避免出现失误严重的档案信息。

（二）提高档案管理人员的素质。由于医院忽视对档案管理人员素质的提高，因而提高档案管理人员的素质更是迫在眉睫。通过学习让工作人员了解档案工作的重要性，并培养他们认真负责有耐心的工作态度。随着社会经济的不断发展，医疗工作更是生活中不可或缺的一项，而电子档案管理工作又是其行业管理的核心部分，因而只有提高档案管理人员的素质才能使电子档案管理工作顺利开展。

（三）加强档案管理人员的培训。档案管理工作要求工作人员具备一定的技术，而随着科技的进步，档案管理人员更是应当学习有关于医疗活动方面的知识，如医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识，尤其是要认真学习有关于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用。由于处在信息高速发展的时代，只有不断地学习，不断地更新自己的技术才能跟得上时代的步伐，也唯有如此才能做好医院电子档案管理方面的工作。

（四）加大对档案管理的投入。医院的全部档案信息现在已经全部都以电子档案的形式保存，因此可知电子档案对于一个医疗企业的重要性，电子档案信息管理的情况直接影响到整个医院医疗安全以及档案信息的完整。因而医院应该加大对电子档案管理工作的投入力度，由于医院的硬件功能无法得到满足，医院应该重视对这一方面的投入，通过加大投入网络技术的力度来使电子档案管理满足对硬件的需求。同样还可以通过配置一些保障网络安全的软件来保证电子档案信息的安全，避免电子档案信息出现泄露或丢失，如防火墙技术、数据加密技术等。总之通过加大对电子档案管理的投入，可以使电子档案管理工作探索出一套合适的方案来进行后面的工作。

三、结束语

随着时代的不断发展，医院电子档案管理工作将会有更加重要的地位。但不论怎样，电子档案管理仍需要不断地发展完善，而决不能出现止步不前的情况。或许在今后电子档案管理工作仍会存在许多问题，但是不要慌张，只要能够找出问题所在并积极改正，今后的电子档案管理工作将会更加顺利。

作者:李蕾 单位:吉林省白城市镇赉县中医院

参考文献:

[1]吕燕.试论医院电子档案数据的安全保护[J].兰台世界,2012(35).

[2]王晶选.对医院电子档案规范化管理的思考[J].现代医院,2014(8).