大学生创新创业档案管理思考

摘要：在“大众创业，万众创新”的时代浪潮下，高校重视大学生创新、创业活动的开展，从而产生大量的学生创新创业档案，虽然许多高校有创新创业系统进行管理，但是档案管理还是不够全面，本文根据工作实际，梳理创新创业档案管理的相关现状，并提出相关意见和建议。

关键词：大学生；创新创业；高校；档案管理

一、大学生创新创业档案管理现状

1、总量大，但分类不清

目前高校虽大力开展学生创新创业活动，创新活动的种类多：比如创新训练、创业训练、创业实践、学科竞赛、创业竞赛等，但是不同的创新活动分管部门不同，部分归为教务处总负责、部分又归为校团委管理。各个学院在开展创新活动时的管理者也相对应为各个部门的对接人。这样，创新活动在管理的过程中，档案产生的过程没有一个专门部门进行跟踪，档案产生后又按照学院管理人员的意志进行归档，虽然会提交给主管部门一些总体性的描述文件，但是档案依然归档不集中，各种创业活动类型的材料未作区分管理，又导致档案分类不清楚，日后查找困难。

2、缺乏相关档案管理制度保障

高校虽然会出台相关的活动管理办法，办法涉及创新创业活动管理的过程管理、经费管理、质量要求、奖励办法、教师计酬等方面的内容，但是未对档案管理提出相关的要求。国家也尚未出台有关创业材料收集归档的相关政策法规，大学生创业档案在档案的实体分类中,属于教学档案,而目前正在使用的作为高校档案工作指导性文件的《高等学校档案实体分类方案》出台于02世纪09年代初,其对教学类档案归档范围的相关规定中找不到关于“创业”的只字片语。这就使得学生创新创业档案管理没有相应的制度保障，各个学院在档案管理过程中无章可循，无规可依，只能机械地等待学校相关主管部门通知，按照各个不同部门的不同要求提交材料，材料没有统一规格。

3、学生创新创业过程管理不清晰

大学生创新创业活动注旨在重培养学生创新能力，希望学生在实施自己项目的过程中锻炼团队协作能力、积累学科知识，将个人和团队的创新精神发挥到极致。一般情况，以创新训练为例，每个项目需要经历申报、中期检查、结题几个过程，在这几个过程中又有许多细的流程和时间节点，不同节点需要学院和指导教师对其进行评价和评估，每个流程学生和学院需要开展的工作都至关重要，影响着学生项目实施的质量，也都会产生大量的档案。但是，高校普遍总体管理学生创新创业活动，要求，具体的操作是由学院来开展，由于学院管理创新活动的人员有限，教师指导压力大，整个流程中对于学生在不同时间节点所表现出来的细微变化和相关评价的信息收集就显得特别困难。虽然有创新创业管理系统辅助，但是由于系统的使用方式不合理，导致过程管理不清晰且部分档案缺失。

4、大学生创业档案收集难度大，归档意识薄弱

相较于创新训练类的创新活动，高校创业实践活动档案的收集更加困难。进行学生创业教育以及创业实践活动是一项全新的工作,没有经验可借鉴,创业材料收集难度很大。首先横向层面上,虽将大学生创业档案列入高校档案收集范围,但对创业档案的具体收集范围以及如何整理缺乏相关经验,加之创业档管理部门不明确，且学院管理人员有限，创业档案建档意识淡薄。其次纵向层面上,有关大学生创业者的典型案例,时间跨度较大,需要若干年的跟踪和积累,创业主体已非在校大学生，且涉及商业秘密和个人隐私，材料提交的热情不高，档案收集难度大。虽然高校近年来致力于收集相关的档案，但是由于以上种种原因，学生创业档案的收集归档未能得到真正全面实施。

二、关于大学生创新创业档案管理的相关建议

提升大学生创新创业能力，遍地开花的创新创业活动是主要载体，但是也需要从档案管理中寻找规律，发现和解决学生在创新创业过程中的相应问题：

1、完善创新创业系统，全面保存相关档案

高校一般都会引进科技公司开发的创新管理系统，但是目前大部分的系统仅仅记录创新活动的进程，归档的材料也仅仅是每个节点的报告，如申请书、中期报告和结题报告。但是学生整个项目报告的佐证材料等都不能上传在系统中，只能装订为厚厚的纸件材料；而且系统操作繁复，学生提交的报告需要指导教师审核通过，到达学院，再到达学校层面，一旦在某个审核节点被驳回，所有的流程都必须重新来过，耗时又耗力。建议开放创新系统权限，给学院更多的管理自由，学院自由设置学生档案归档的类目，可以由学生自己提交，也可以由学院统一管理，统一上传在系统中，这样便能够在系统中完整保存每个项目的所有信息，日后查询也更加方便，不用受制于纸件材料。学生材料的实质审核由指导老师进行，形式审核由学院进行，但是学生出错往往出现在形式审核阶段，教师的指导往往也不会在系统审核中进行，只是单纯地点击审核通过。建议将学院审核前置，指导教师审核放在学院审核之后。这样就省去指导教师不必要的工作量。

2、制定相应规章制度，明确档案标准

就高校而言，要根据校情，本着方便教师、便于工作开展的原则，制定相关档案管理制度。第一，明确建档与管档的责任部门，将创新活动管理归在同一部门，例如完全归在教务处的实践科室，具体操作由学院教学管理完成。这样便于档案材料的存储以及落实责任主体。第二，在信息化的今天，个人不建议档案材料以纸件形式存在，既然有创新创业管理系统，那么，所有档案材料都应该归在系统中进行管理，当然是以系统相对完善为前提。第三、档案收集和管理的标准应该由各个学院在经年累月的具体操作和管理中以利于学生创新创业能力提高为前提进行制定，归档类目也应该统一。

3、强化过程管理，提升创新创业管理质量

创新创业档案的管理，目的是存储学生创新创业档案材料，更重要的是根据学生的档案分析不同节点的相关情况，从中找出规律和问题，对症下药。例如在申报节点创建申报监控表格，统计各个年级的申报数，答辩数，立项数，便于分析各年级的参与状况，答辩表现，从而有针对性地动员和指导；申报答辩的过程中，收集所有答辩评委的意见建议，将每个项目的答辩情况在同一详情报告中详细列明，后续的中期检查和结题的相关情况也都一一记录，这样不仅能够保证过程管理的完整性，而且学院在查找相应过程情况时也会更加清晰，在该批次学生项目结束后，将完整的过程记录上传在系统中，还能为下一年度的项目管理提供参考，学校监督和管理也会一目了然。

4、隐私权及商业秘密保护问题

学生创业项目往往涉及企业、学校、教师、学生等方面的商业秘密，教师、学生的个人隐私，所以在档案提供利用时要充分予以考虑，并通过设置审批查阅流程、签订保密协议等给予相关权益主体充分的保护。

作者:卢周 单位:西南民族大学法学院