新形势下档案管理工作规范化探索

摘要:档案管理工作管理着单位内部所有的重要资料，是单位内部非常重要的工作之一。目前，单位内部基本都开设了专门的档案管理室，并且配备了相应的人员来完成档案管理工作，但是放眼望去，各单位的档案管理工作仍然还存在着一些问题，档案管理工作还不太规范化，本文就是主要探讨新形势下档案管理工作的规范化。

关键词:新形势;档案管理工作;规范化

1前言

当前中国已经进入了新时代，在新形势下，现代信息技术被广泛应用到社会各个工作岗位中，档案管理工作在新形势下也应该进入信息化的管理模式，因此，各单位中的档案管理工作需要尽快得到规范化，这需要单位、相关管理者的相互默契配合，充分利用已有的信息技术，努力做好档案管理工作。

2档案管理工作在新形势下的作用

在新形势下，单位中的档案管理工作能够帮助单位妥善管理内部所有相关的数据资料，并且利用现代信息化的技术将其分门别类，妥善保存。利用互联网将其上传至庞大的云端数据资料库中进行永久保存。档案资料是单位中非常重要的财产之一，关乎着整个单位的生死存亡，尤其是新形势下，单位面临的问题纷繁复杂，所需要的数据资料也越来越多，传统的人工管理已经应接不暇，因此利用现代信息化的管理技术来完成档案管理工作能够有效提高管理效率和管理水平，并且将可能会出现的工作谬误降至最低，大大方便日后档案资料的查找与翻阅，有效保证了单位的资料安全，促进单位的和谐稳定的发展［1］。

3新形势下档案管理工作的不足

3．1档案管理工作信息化程度不够

新形势下要求单位中的档案管理工作完全进入信息化，然而现阶段的档案管理工作信息化程度远远不够，任然有一些单位依靠传统的人工进行档案管理，没有将现代信息化的电子技术融入到档案管理工作中。对于已经逐步开始进入信息化管理模式的单位来说，它们内部的档案管理还仅仅只是停留在利用电子计算机记录与审核档案资料的环节当中，没有建立起专门的档案资料管理库，也没有充分利用专业的档案管理软件将所有的档案资料进行及时的归档整理，在查找和翻阅时仍旧需要耗费大量的人力和精力，没有提高档案管理工作效率，单位的档案管理工作信息化程度还有待提高，管理水平也同样急需得到提升。

3．2档案管理工作者专业性欠缺

新形势下档案管理工作信息化、规范化对行管从业者的要求也越来越高。现有的档案管理工作者的专业化程度还不太高，尤其是对于电子计算机的操作和专业管理软件的使用方面还不太熟练，很多已有的工作人员认为档案管理工作就是将单位内部已经存有的档案资料进行归置和整理即可，没有主动搜集档案资料的意识，单位内部也没有经常组织档案管理者参加相关方面的工作培训和进修，管理者自己也没有主动学习信息化档案管理技术的意识，因此大部分单位内部档案管理工作人员还停留在传统的管理层面上，无法完全适应新形势的要求［2］。

3．3领导阶层对档案管理的投资力度较小

单位领导对于档案管理工作认识不到位，尤其是在信息化程度上的投资力度更是寥寥无几。很多单位为了追求一定的经济效益，最大程度的压缩成本，基本上没有在档案管理工作方面投入大量的人力、物力和财力。尤其是在新形势下，要求档案管理工作进入信息化程度，但是领导基本上没有给档案管理人员配备专业的电子计算机和相关管理软件，很多已有的信息化设备早已经陈旧落后。

3．4尚未形成规范化的档案管理制度

现阶段的档案管理工作中尚未形成规范化的管理制度，对于相关工作人员的管理水平和管理结果也没有专人进行审核与检验，尤其是档案管理工作本身内容非常杂乱，管理过程比较长，在没有完善的管理制度作为约束下，很多工作人员出现消极怠工，工作不认真，缺乏信息化的管理意识等情况发生，严重影响到档案管理工作的规范化，不利于提高档案管理工作的效率和水平。

4新形势下规范化的档案管理工作

4．1领导增加投入

首先，各单位领导需要加大对档案管理工作的关注和投入力度，尤其在现代信息化程度上的投入力度。将档案管理工作中年久失修、落后淘汰的电子计算机进行更换和更新，配置全新的高性能电子计算机，并且安装最新的正版知名品牌的管理软件，同时在单位内部还需要组件一支具有专业电子计算机知识和操作技能的团队，定期为电子计算机进行保养和维修，及时更新软件、查杀病毒，保障档案管理工作信息化的顺利进行［3］。

4．2增加信息化程度

在现有的档案管理工作上增加信息化、现代化的程度，全面淘汰传统的人工管理技术，为每一份资料建立一个电子档案，比如说将过去所有人工记录的档案资料利用扫描仪扫入电子计算机当中变成电子档案，以后的档案资料一律以电子档案的形式进行提交和整理。利用现代化的专业档案管理软件将所有档案资料按照类别和时间进行归档，并且建立一个专门的电子档案资料目录，这样日后如果需要查找和翻阅档案资料时能够在短时间内找到，不必再浪费大量的时间和精力，大大提高了档案管理的工作效率。

4．3提升人员专业性

已有的相关工作人员需要不断提升自己的专业管理能力，单位可以定期组织工作人员进行现代化档案管理技术的培训，员工自己在平时也要多多学习相关方面的专业知识，熟练掌握和使用各种专业的管理软件，在平时的档案管理工作中要时刻保持现代化的管理意识，主动建立电子档案，及时收集和整理档案资料［4］。

5结语

总而言之，在新形势下，各单位的档案管理工作也应该完成向信息化、现代化管理模式的转变，这需要单位领导加大对信息化档案管理工作的投入力度，配备配置高、性能好的电子计算机和专业的管理软件，定期培训档案管理人员使其能够熟练掌握信息化的档案管理技术，及时将档案资料进行归档整理，并且利用互联网将其上传至云数据库中进行永久保存，切实做好档案管理工作，真正实现档案管理工作规范化。

作者:梁晓龙 裴向前 魏励 单位:中国人民解放军62026部队

参考文献:

［1］姜晓燕．浅析新形势下档案管理工作的规范化［J］．科技风，2014(21)．

［2］李莉．新形势下档案管理工作规范化的研究［J］．黑龙江史志，2014(21)．

［3］顾雅丽．浅析新形势下档案管理工作的规范化［J］．经营管理者，2015(07)．

［4］周虹．浅析新形势下档案管理工作的规范化［J］．科协论坛(下半月)，2011(09)．