呆账核销档案管理问题与改进建议

随着我国经济社会快速发展，金融业各项工作不断深入推进。在此过程中，必须认真防范经营风险，及时处置资产损失，有效提高资产质量，充分实现资产保全，特别要做好呆账核销工作。呆账核销档案是指在呆账核销工作中形成的具有保存与查证价值的相关材料，主要包括在核销过程中形成的申报、审核、审批、核销材料，在贷款业务过程中形成的贷款申请、贷款调查、贷款审批、借款合同、贷款催收通知书等书面材料，以及在向人民法院起诉过程中形成的起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等材料。做好呆账核销档案管理，对于全面了解呆账核销工作过程，掌控核销项目信息，规范账销案存管理，提高贷款核销工作效率，切实为金融业健康发展服务，都具有积极意义。

1问题分析

其一，档案管理制度不健全。目前，我国关于呆账核销档案管理的规章制度缺失，政府层面制定的《金融企业呆账核销管理办法》《信贷档案整理规则》等规章制度中，没有明确提及呆账核销档案管理的方式方法，也缺乏具体的档案工作要求。其二，档案资料收集不完整。由于呆账核销档案材料的产生过程复杂、形成周期较长，档案遗失现象时有发生。如，根据《金融企业呆账核销管理办法》规定，借款人或者被投资企业在贷款过程中产生的借款材料、被催收过程中产生的催收材料以及核销过程中形成的核销材料是呆账核销档案的重要组成部分，但实际工作中这些档案材料遗失较为严重；此外，因同一档案材料经手人员调动频繁，借据、借款合同、保证函等重要材料在收集过程中往往要经多人转手，极易造成散失。其三，档案交接手续不规范。以玉环农村合作银行为例，银行要求客户经理在案卷结案后要把呆账核销材料及时归档，并与档案员办理好交接手续。但在实际工作中，客户经理往往将呆账核销材料单独装盒并自行保存，没有按要求履行交接手续；一些客户经理直接将呆账核销材料交给信贷文员整理，再由文员交由综合档案室，而客户经理与档案员之间没有办理交接手续，造成工作责任不明确，如果发生问题易出现相互推诿的现象；个别客户经理素质较低，无视呆账核销档案管理要求，拒交呆账核销材料。

2改进建议

第一，建立专门的呆账核销档案管理制度。政府应当出台呆账核销档案管理制度，从宏观层面对档案工作要求进行规定；各相关单位应结合实际情况，制定有针对性的呆账核销档案工作规范，细化工作责任，明确工作要求。以银行为例，建议银行制定呆账核销档案管理规范，明确以下事项：一是呆账核销档案归档范围；二是各支行指定兼职档案人员负责本支行呆账档案材料的收集与整理，于次年6月底前造好移交清册，将清册与档案一并移交总行综合档案室；三是支行客户经理负责将工作中形成的呆账核销材料及时主动移交兼职档案管理员集中管理，不得把档案材料据为己有；四是总行综合档案管理员负责对各支行的呆账核销档案工作进行监督指导，对接收档案进行统一编目、保管和开发利用。第二，对呆账核销档案内容进行严格审核。以银行为例，需做到以下几点：一是由各支行兼职档案人员编写呆账核销档案的真实性调查报告，经支行认定小组讨论，由经办支行负责人签署意见，上报总行合规风险部；二是由银行合规风险部汇总各支行上报的呆账核销档案，并会同计划信贷部、财会信息部对档案的真实性、合规性进行审核并签署意见，再上报董事会风险管理委员会进行再次审核；三是由审计部门对档案的完整性与真实性进行最后把关。第三，建立呆账核销档案信息共享数据库。可以全面推进数字档案馆（室）工作为契机，建立呆账核销档案信息共享数据库，由综合档案室面向特定用户提供下载或批量复制档案全文或目录数据的服务，并授权用户通过查询服务接口获得或引用所需档案的详细信息，提升档案的利用效率。

作者:李肖玉 单位:浙江玉环农村合作银行