档案管理加强无纸化办公的思考

［摘要］信息技术的快速发展给人事档案管理带来了新的挑战，无纸化办公已经成为趋势。通过分析人事档案无纸化办公的现状和存在的问题，从安全性管理、法规制度、运行机制、从业人员素质等方面提出了针对性的对策措施。

［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化

信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1人事档案管理无纸化办公现状分析

目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2人事档案无纸化办公存在的问题分析

人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。

2．1对电子档案归档的重要性认识不足

随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅助性电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。

2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善

档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。

2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高

人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。

2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化

电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。

3对加强人事档案无纸化办公的思考

3．1加强人事档案管理的安全性管理

人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。

3．2加强档案法律建设

目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。

3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制

纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。

3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养

在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。

作者:徐 瑛 丁伟锋 单位:山东烟台市福山区公共就业（人才）服务中心 海军航空工程学院

参考文献

［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.

［2］燕开良．在无纸化办公中加强档案管理［J］.办公自动化，2006（4）.

［3］曲卫华，王海英．档案管理的现代化趋向［J］.中医药管理杂志，2006（2）.