从现实案例看企业档案管理

时间:2022-04-12 10:46:18

从现实案例看企业档案管理

档案管理是单位业务建设和工作拓展的基本依据,是企业可持续发展的基本保障。因此,中小企业必须严格执行档案管理制度。本文以案例试述中小企业档案管理的基本工作程序。

【案例】某建筑公司初创时,领导不太关心档案工作,仅指派一名年事已高又体弱多病的人管理,公司的档案管理处于无档可查、无据可寻的状态。近年来,由于公司的业务量大增,人力资源、勘察测绘以及建筑施工等档案的基本信息资料也不断增加,档案管理与公司的发展极不协调。于是,单位招聘了13名档案专业人员,分设数据、音像、人事和综合4个类别的档案室,进行集中统一管理。至此,单位的档案管理才有了新起色。

【点评】档案机构的合理设置,是档案工作的组织基础,它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点,根据需要建立适宜的档案工作机构。在此,笔者针对现实中存在的问题,结合工作实际,就中小企业档案管理,从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。

一、中小企业建立档案机构的职责

企业内部的档案机构,是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括:贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策,建立健全本单位档案工作的各项规章制度;统一管理本单位的档案工作;对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规,还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。

二、中小企业档案工作的管理体制

从广义上说,中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看,主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制,包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理,属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制,包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。

三、中小企业选择档案分类的方法

由于企业规模大小不一、性质不同,档案管理分类方法也有区别。

1.年度分类法

一般来说,年度分类方法简单易行,运用也最为广泛,适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。

2.组织机构分类法

此方法能较好地保持档案在来源上的联系,归档较准确,共同内容的文件相对集中,便于查找利用档案,适于内部机构较稳定的中小企业单位

3.问题分类法

采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系,集中同性质的档案,便于档案的查找,但文件的归类有一定难度,较适用于职能分工界限不清,档案数量少的中小企业单位。

四、中小企业档案管理要符合基本程序

为确保档案内容详细、档案保存完整、档案有效保密,从而使档案管理工作发挥其最大最有效的价值,一方面,相关人员要分析单位的基本情况。充分考虑单位的大小、内部组织机构的稳定状况和组织机构界限的清晰程度。如本单位的性质、规模、人员构成、内部机构设置和资金条件等。同时还要考虑本单位的未来发展方向,了解本单位档案的种类、内容、数量、整理和保管等情况。只有在此基础上进行档案管理,工作才更有意义和效果。另一方面,要熟悉不同类型档案工作机构的特点。了解分立档案工作机构和负责管理单位某一门类的档案机构。要在单位内部设置若干不相统属、各司其职的档案工作机构,各自管理不同类别的档案。分立型档案工作机构,是在档案工作内容较单一、涉及的档案类型不多、利用要求不高的情况下形成的。分立型档案工作机构的领导关系各不相同,机构之间缺乏业务上的联系和交流,在档案的归属上容易产生矛盾,难以提供综合性信息,不便查找利用,不便统筹规划。同时,应根据单位的职权范围和工作职能以及文件的实际情况设类。这既利于档案工作职能的发挥,也利于档案工作人、财、物的保障,更利于档案工作的业务开展。

作者:王君秋 单位:山东省威海市人力资源公共服务中心