文秘档案管理工作关系分析

一、档案管理和文秘工作两者之间相辅相成

档案管理是一项比较复杂的系统工作，在开展的过程中要求工作人员具备一定的专业技能，同时还要具备一定的责任心，这样才能够最大限度的保障档案管理工作的开展。档案管理工作是文秘工作中的重要构成部分，对于文秘人员来讲，在工作开展的过程中必须要具备良好的档案管理技能，这样才能够促进自身工作的顺利开展。在实践的过程中，做好档案管理工作可以很好的保障文秘工作的全面性和科学性，是文秘工作准确、科学开展的前提和重要保障。所以在新的历史时期，健全档案管理工作体制是文秘工作开展的重要任务和管理手段，同时也是新时期文秘工作的必然要求。

二、目前档案管理和和文秘工作中存在的主要问题

在实际的工作过程中，一些单位的文秘和档案实行的是分块管理的机制，这种机制下实际上是拉大了档案管理和文秘工作之间的距离，由此也会产生一些比较严重的问题，不利于档案管理工作的顺利开展，也对文秘工作的顺利实施造成一定的影响。

1.一些文秘人员缺乏开展档案管理工作的意识

在实践的过程中，大部分的文秘人员没有认识到开展档案管理的重要性，缺乏开展档案管理工作的意识。在日常的工作中经常会出现归档版面记录不全，附件不规范，原始稿件不全、编号不规范的情况，这不仅仅为档案的归档和查阅留下了后患，同时也使得文件的美观性和档案的完整性受到一定的影响，给企业和单位各项工作的顺利开展造成一定的负面影响。

2.工作人员的素质有待进一步加强

从目前文秘和档案管理人员的专业训练的情况来分析，在文秘岗位上开展管理工作的人员，真正接受过专业培养的比较少，大多数的文秘人员都是半路出家，在业务的广度和深度方面跟不上时展的要求。这种情况影响到了文秘工作和档案工作的质量，不利于档案管理和文秘工作的规范化管理。

三、档案和文秘工作规范化管理的措施探讨

1.强化档案管理意识

档案管理是一门专业性非常强的工作，在开展工作的过程中，要求文秘和档案管理人员必须具备工作的责任心和良好的职业道德，同时还必须要具备扎实的档案管理知识和科技知识。伴随着科学技术的不断发展，档案的信息化和数字化成为了档案管理的新方向，这给档案文秘和档案管理人员提出了新的要求。因此在开展档案管理的过程中，工作人员要不断的提升自身的综合素质，使自己成为具备信息技术和网络技术的综合性专业人才。

2.明确不同部门的具体职责

文秘人员要依据有关的要求，对已经办理完毕的文件材料进行统一的管理，开展档案资料的集中保管，使得文件的立卷工作能够科学化、制度化的管理。另外要在工作中建立起有效的工作程序和管理制度，依据规范程序办理各种公文。同时档案管理人员在工作的过程中要和各个部门的信息员之间保持必要的联系，强化对于信息的收集和整理工作，最大限度的减少文件资料的流失。这样做不仅仅可以很好地拓展档案的收集范围，同时还能够促进档案工作的顺利开展。

3.引进现代化的管理技术

伴随着社会的发展，科技技术得到了长足的发展，落后的档案管理和文秘工作手段已经难以现代化发展的需求，通过应用网络技术和计算机手段开展档案、文件的整理和储存工作可以很好的提升工作的效率，同时也能够扩大档案文件的传播范围。

四、小结

伴随着社会信息建设步伐不断的加快，文档工作也要不断的向前发展。文秘和档案管理工作十分的重要，作为新时期的文秘和档案工作者，要不断的增强自身的专业技能，充分的利用各种现代化手段开展档案的管理工作，努力提升自身的档案管理技能，这样才能够满足社会发展对于档案管理工作的现实需求。

作者：章俊豪工作单位：丽水学院